10 capacità di gestione della posta elettronica che tutti dovrebbero imparare a essere più produttivi

Blogger, autore pubblicato e fondatore di un sito dedicato alla fornitura di consulenza aziendale online. Leggi il profilo completo

  • Condividi
  • Blocca
  • Tweet
  • Condividi
  • Email

Per molte persone oggigiorno, email = lavoro.

È solo la triste (o non così triste) verità del mondo moderno di professionisti, imprenditori, creativi e chiunque altro.

Francamente, se non sei efficace con la tua posta elettronica, potresti anche non preoccuparti di venire al lavoro.

Diamo quindi un'occhiata più da vicino a questo argomento oggi e proviamo a renderci un po 'più produttivi con le nostre email. La chiave di tutto questo è padroneggiare alcune capacità di gestione della posta elettronica, dieci delle quali, per essere più precisi.

1. Scegli le tue e-mail redditizie e dai loro la priorità

La gestione della posta elettronica è un gioco per sapere dove prestare la massima attenzione e cosa potenzialmente ignorare completamente.

Indipendentemente dalla tua professione o dal tipo di attività in cui ti trovi, dovresti cercare una categoria specifica di email che sia più preziosa di qualsiasi altra cosa.

Se lavori in qualsiasi tipo di attività di agenzia (design, scrittura, freelance, ecc.), queste email sono generalmente le tue email di vendita o altre email che portano un cliente a firmare un accordo con te. Padroneggiarli è come fare soldi. È così che trasformi le tue ore in risultati produttivi.

Questo è qualcosa che Ruben Gamez, fondatore del software per proposte Bidsketch, sottolinea quando gli viene chiesto: "Qual è l'abilità di gestione della posta elettronica n. 1 che imprenditori e professionisti dovrebbero padroneggiare?"

Imparare a segmentare l'email per il tempo di risposta. Ad esempio, in Bidsketch abbiamo appreso che i clienti con i tempi di risposta più rapidi alle proposte chiudono più vendite .

Allora come puoi essere reattivo senza distruggere la tua produttività? Dovresti trattare le email relative alle vendite in modo diverso e inviarle a una cartella o a un indirizzo email diverso. Questo lascia un numero molto più gestibile di messaggi, a cui è possibile rispondere subito dopo essere arrivati. Altri tipi di messaggi possono (e dovrebbero) attendere.

2. Tocca ogni email una sola volta

Ecco cosa intendo. È molto comune per noi contrassegnare naturalmente un'email importante con una stella e dirci che ci torneremo più tardi. Poi, dopo arriva e ripetiamo di nuovo il processo, pensando: "Me ne occuperò domani".

Questa è una grande perdita di tempo.

Una soluzione più semplice?

Prova una variazione del principio "Touch It Once" che mi ha insegnato Ann Gomez.

In poche parole, elabora ogni email la prima volta che la "tocchi". Ciò significa rispondere immediatamente a quell'e-mail o creare un'attività separata per essa da qualche altra parte. In questo modo, la tua casella di posta rimane libera.

3. Non considerare la tua posta in arrivo come un elenco di cose da fare

La tua casella di posta semplicemente non è organizzata in modo da giustificare di considerarla un elenco di cose da fare. Se lo fai, ti ritroverai presto perso nel mare di email contrassegnate da speciali, bozze fatte a metà e probabilmente più di una manciata di persone arrabbiate con te.

Invece, trasforma le email in attività, quindi spostale su altri strumenti.

La mia raccomandazione è di usare Todoist per questo scopo. In poche parole, è un elenco di cose da fare basato su cloud e un task manager. Inoltre, ha un'ottima integrazione con Gmail, che dovrebbe renderti le cose ancora più facili.

In breve, ogni volta che ti imbatti in un'e-mail che richiede un'azione, trasformala in un'attività di Todoist e cancellala subito dalla tua casella di posta.

4. Usa una sola app / strumento su tutti i tuoi dispositivi

Può sembrare semplice, ma in realtà è sorprendente quante persone cadano nella trappola di utilizzare più app per gestire la propria posta. Ora, l'unica moltitudine di strumenti non è il problema. I veri problemi iniziano quando questi strumenti non sono sincronizzati tra loro.

Ciò che si ottiene è una posta in arrivo incoerente, una casella di posta che ha un aspetto diverso in base allo strumento tramite cui si accede.

Soluzione semplice: utilizza un solo strumento su tutti i tuoi dispositivi. Ad esempio, se sei su Gmail, utilizza lo strumento Gmail nativo ovunque. Se ti piace Outlook, usa solo quello. Basta non combinare diversi strumenti di posta elettronica.

5. Gestisci la posta elettronica solo due volte al giorno

Anche se avrei potuto dire che "l'email è lavoro" all'inizio di questo post, in realtà è raro che sia così.

Per la maggior parte delle persone, l'email non è ciò che fa i soldi, e quindi non dovrebbe occupare la maggior parte del tuo orario di lavoro.

Una soluzione semplice è gestire la posta elettronica due volte al giorno: una al mattino e una al pomeriggio.

E, cosa più importante, disabilita tutte le notifiche email. Le notifiche causano interruzioni. Queste interruzioni sono più costose di quanto ti aspetteresti. Ad esempio, come spiegato in questa risorsa da Harvard Business Review:

Secondo uno studio dell'Università della California-Irvine, recuperare il nostro slancio iniziale dopo un'interruzione può richiedere, in media, più di 20 minuti.

6. Utilizza le risposte del modello

La chiave per la produttività di molte persone è la loro capacità di non reinventare la ruota con le loro risposte email, per così dire.

L'intero trucco sta nell'identificare il momento esatto in cui è possibile utilizzare un modello di risposta, invece di riscrivere la stessa email più e più volte.

Ci sono solo due passaggi per padroneggiare questa abilità:

  1. Identifica gli scenari comuni e i tipi di email che invii più spesso.
  2. Crea risposte modello per loro.

Un modo per farlo è con uno strumento come Yesware. Tra le altre funzionalità, ti consente di creare tali modelli di email personalizzati e di inviarli quando necessario.

7. Domina le tue iscrizioni alla newsletter

Se sei come la maggior parte delle persone, probabilmente sei iscritto a molte cose online (newsletter). Che si tratti di newsletter delle tue squadre sportive preferite, notizie del settore, siti di hobby, probabilmente ce ne sono un sacco.

Dai un'occhiata a Unroll.Me. È uno strumento all-in-one per la gestione delle tue iscrizioni email. Puoi configurarlo per inviarti un messaggio di posta elettronica digest piuttosto che ricevere decine di email di newsletter individuali.

8. Sii consapevole di cosa sta succedendo nella tua posta in arrivo

"Mille cose che richiedono la tua attenzione": lo fa quasi per una buona descrizione della tua casella di posta, non è vero?

Ho chiesto a Catalin Zorzini, fondatore di Matcha-Tea.com, di far luce su questo problema e di rispondere a una semplice domanda: "Qual è la tua abitudine di posta elettronica più preziosa?"

E se invece di addestrarci a lavorare di più, a diventare più veloci o più efficienti, potessimo effettivamente fabbricare più tempo in modo da poter gestire la nostra casella di posta in una mentalità più rilassata, senza un senso di urgenza?

Da quello che ho imparato, questo è del tutto possibile e può essere ottenuto abbastanza facilmente.

Due cose: pratica la consapevolezza e applica la frase "HELL YEAH!" o nessun approccio alla tua casella di posta.

Coltiva un modo più rilassato di "vivere mentre lavori". Ciò che intendo dire è superare la modalità "pilota automatico" e imparare a diventare più consapevoli di ogni singola attività che stiamo svolgendo sul computer (in particolare trattare con la posta elettronica), fare scelte da una posizione più radicata e mescola "lavoro" con "divertimento" in modo da avere la sensazione di avere più tempo.

In questo modo, diventiamo in grado non solo di raggiungere lo zero della casella di posta, ma di goderci il miracolo di essere vivi, che diamo così tanto per scontato quando abbiamo il pilota automatico. "

In breve, renditi conto che ciò che fai nella tua posta in arrivo ha un impatto diretto su ciò che farai per il resto della giornata (o della settimana). Quindi sii consapevole di questo e dedica tempo solo alle cose che possono avvantaggiarti. Il trucco numero uno per la gestione della posta elettronica è ignorarne la maggior parte.

9. Invia brevi email. Solo.

Se sei stato nell'esercito, probabilmente sai cosa significa BLUF - "bottom line up front".

In breve, è un principio di comunicazione che ci incoraggia a iniziare ogni messaggio con la richiesta all'inizio, piuttosto che seppellirla o costruirla.

Tendiamo a presumere erroneamente che la nostra "domanda" abbia bisogno di una costruzione sufficiente, altrimenti la persona che stiamo contattando dirà di no. Ma a quanto pare, le persone naturalmente omettono comunque la parte di costruzione e vanno direttamente alla "carne" del messaggio.

10. Trova strumenti sostitutivi per cose che faresti altrimenti tramite email

Sebbene potremmo essere abituati alla posta elettronica e abbiamo familiarità con gli strumenti e il processo per utilizzarli, molto spesso faremo molto meglio ad abbandonare la posta elettronica a favore di altre soluzioni.

  • Stai facendo proposte ai clienti tramite email? No. Utilizza invece il suddetto Bidsketch. Non solo terrà traccia di ogni tua proposta, ma ti farà anche sapere quando i tuoi clienti le vedranno.
  • Utilizzi la posta in arrivo come CRM? Di nuovo, non farlo. Dai un'occhiata a Nutshell CRM o qualcosa di simile. Molto più efficace e più facile da capire.

Gli esempi sono molti. La regola generale sarebbe quella di individuare sempre le attività di posta elettronica che ti costano molto tempo e quindi provare a trovare soluzioni sostitutive più efficaci. C'è sempre qualcosa.