Come fare in modo che le persone leggano le tue email (e lettere) e rispondano ogni volta

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Scrivere lettere commerciali è qualcosa che tutti dobbiamo fare di tanto in tanto, ma di solito non riceviamo alcuna formazione a scuola su come farlo effettivamente. Sbagliare il formato della tua lettera può farti sembrare sciatto e poco professionale, ma una volta apprese le basi e hai alcuni esempi su cui lavorare, rende molto più facile scrivere lettere commerciali.

Qual è il più grande "no-no" quando si scrive una lettera?

Probabilmente il problema più comune che le persone hanno quando scrivono lettere commerciali è l'utilizzo di un formato lettera non corretto. [1] All'interno di questo formato ci sono alcune opzioni, ma per la maggior parte è così che viene fatto.

Nella parte superiore della lettera dovrebbero esserci le informazioni di contatto: nome, azienda (se applicabile), indirizzo e numero di telefono. Alcune persone inseriscono qui anche il loro indirizzo email.

Segue la data e le informazioni di contatto della persona a cui scrivi: nome, azienda e indirizzo.

Poi ci sarà un saluto, di solito qualcosa sulla falsariga di "Caro signor / signora. Jones. " Segue il corpo della lettera, quindi una chiusura (Cordiali saluti, Best, qualunque cosa ti piaccia) e alcune righe vuote seguite dalla tua firma digitata. Quando stampi la lettera puoi firmarla con l'inchiostro.

Dopo aver disattivato il formato, è il contenuto che può essere ancora un po 'complicato. Che tu stia scrivendo una lettera di dimissioni o una lettera di raccomandazione, ci sono alcune regole di base che puoi seguire. Ecco uno sguardo a 10 diversi tipi di lettere commerciali che potresti dover scrivere, [2] il formato delle lettere per ognuna e un esempio che puoi utilizzare come modello.

Lettera di reclamo: delusione espressa

Un modo per esprimere formalmente la tua delusione per un'esperienza, segnalare un cattivo servizio clienti o far sapere a un'azienda che i suoi prodotti non soddisfano le aspettative.

Alcuni suggerimenti:

  • Non emozionarti o arrabbiarti; precisare i fatti.
  • Sii cordiale, professionale e breve. Fai sapere loro cosa è successo e cosa vorresti che facessero per rimediare.
  • Concludere dando loro un termine per rispondere prima di coinvolgere un mediatore o un avvocato di terze parti.

Lettera di rettifica: spiegare e scusarsi

Se ti trovi dal punto di vista commerciale di una lettera di reclamo, dovrai rispondere con una tua lettera. Una buona lettera di adeguamento può aiutarti a mantenere un cliente fedele; uno cattivo potrebbe diffondersi a macchia d'olio su Internet.

Alcuni suggerimenti:

  • Nella maggior parte dei casi, vorrai davvero scusarti per il fatto che la tua azienda non ha soddisfatto le aspettative.
  • Fai sapere loro cosa stai facendo per sistemare le cose o spiega perché non stai facendo ciò che il cliente ha chiesto, se necessario.
  • Sii professionale, conciso, amichevole e apologetico.

Lettere di vendita: aumentare la consapevolezza e promuovere i prodotti

Le lettere scritte per sollecitare affari sono ancora importanti per aumentare la consapevolezza della tua azienda o dei tuoi prodotti / servizi tra i potenziali clienti.

Alcuni suggerimenti:

  • Sii breve.
  • Pensa a loro, ma non a te o alla tua azienda.
  • Invito all'azione, dì loro cosa fare e come farlo.
  • Se lo desideri, puoi anche includere i passaggi successivi o le azioni di follow-up.

Lettera di inchiesta: ricerca di informazioni

Scrivi questo tipo di lettera quando cerchi informazioni, come una richiesta di intervista, una richiesta di catalogo o una richiesta di un documento pubblico.

Alcuni suggerimenti:

  • Sii specifico e breve; rendi più facile per la persona che può rintracciare tutto ciò di cui hai bisogno per te.
  • Fornire un contesto e un background può essere utile, ma non l'intera storia del motivo per cui hai bisogno di un documento.
  • Sii cortese e mostra la tua gratitudine.
  • Se stai chiedendo informazioni sulla possibilità di lavorare, utilizza il formato della lettera di presentazione.

Lettera di riconoscimento: indica messaggio ricevuto

Le lettere di conferma indicano che hai ricevuto qualcosa (come una domanda di lavoro, una borsa di studio o materiale di vendita) ma non hai ancora necessariamente intrapreso un'azione.

Alcuni suggerimenti:

  • Sii breve.
  • Se ci sono informazioni che ogni persona che ha inviato le informazioni deve sapere, ad esempio quando verrà presa una decisione sull'assunzione per una posizione, includi anche quelle.
  • Potrebbe essere usato per ringraziare qualcuno per aver donato per la causa, quindi includilo nella lettera con eventuali allegati.

Lettere di ringraziamento per ogni occasione | Template.net

Lettera di follow-up: sollecita e ricorda

Una lettera di follow-up è una sorta di sollecitazione per le persone ad assicurarsi di aver ricevuto una lettera iniziale e per ricordare loro cosa vuoi che facciano. Spesso vengono inviati dopo una lettera di vendita, una lettera di presentazione o una lettera di richiesta di informazioni.

Alcuni suggerimenti:

  • Sii breve per ricordare al destinatario chi sei, cosa e quando hai richiesto.
  • Includere la scadenza se la nota iniziale non lo era.
  • Includi un invito all'azione come promemoria.

Modelli di follow-up di tutti i tipi | Scrivi Express

Lettera d'ordine: effettua un ordine

Un modo formale per effettuare un ordine.

Alcuni suggerimenti:

  • Sii conciso e preciso.
  • Assicurati di includere tutte le informazioni di cui una persona avrebbe bisogno per effettuare un ordine per te.
  • Includi tutte le informazioni di spedizione e il metodo di pagamento.
  • Mostra la tua gratitudine.
  • Fornisci le informazioni di contatto per il follow-up.

Lettera di presentazione: presentati per un lavoro

Una lettera di presentazione è un modo per presentarti, soprattutto quando fai domanda per un lavoro.

Alcuni suggerimenti:

  • Menziona subito il lavoro per cui ti candidi. Non devi essere elegante.
  • Copri solo alcuni punti rilevanti del tuo curriculum, in particolare eventuali esperienze correlate.
  • Ricorda di menzionare anche le tue competenze trasversali (ad es. capacità di comunicazione, capacità di leadership).
  • Includi le informazioni di contatto e renditi disponibile per rispondere a qualsiasi domanda potrebbe avere il responsabile delle assunzioni.