12 capacità di gestione del tempo efficaci per i manager

Il CEO di Grey Smoke Media / My SEO Sucks, aiutando gli imprenditori a far crescere le loro attività. Leggi il profilo completo

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Trovare un manager efficace e di successo che non sappia come gestire correttamente il proprio tempo e i propri dipendenti è un po 'come trovare un unicorno. Non lo farai, perché non esistono. A tutti viene assegnato un numero uguale di ore al giorno per svolgere le attività che richiedono la loro attenzione, il modo in cui utilizzi il tuo tempo determinerà in ultima analisi se riesci o meno a completare tali attività.

Che tu sia un manager alle prime armi o che tu abbia semplicemente bisogno di un corso di aggiornamento, l'apprendimento e l'applicazione di adeguate capacità di gestione del tempo contribuiranno notevolmente al successo della tua carriera.

Prima di passare alle capacità di gestione del tempo efficaci per i manager, parliamo del "perché" e del "cosa" riguardo alla gestione del tempo. La gestione del tempo è semplicemente un metodo per organizzare come utilizzare al meglio le 24 ore al giorno per svolgere attività personali e professionali.

La matrice Eisenhower, sviluppata dal presidente degli Stati Uniti Dwight Eisenhower, ha suddiviso la gestione del tempo in quattro gruppi: [1]

Prima di tutto, programma, delegato e non fare.

Tutte le capacità di gestione del tempo rientrano da qualche parte in questa matrice. Imparare a dividere il tuo tempo e le tue attività in modo efficace ti consentirà di raggiungere gli obiettivi e guidare con successo la tua squadra, senza perdere la tua sanità mentale.

1. Sapere come pianificare correttamente gli obiettivi

Benjamin Franklin una volta disse:

"Se non riesci a pianificare, stai pianificando di fallire."

Il padre fondatore ha davvero colpito nel segno e imparare a pianificare correttamente gli obiettivi della tua squadra è fondamentale. Per quanto riguarda gli obiettivi, dovresti impostare obiettivi giornalieri, settimanali, mensili e persino annuali che possono essere suddivisi in compiti gestibili.

Ad esempio, se hai l'obiettivo di aumentare il traffico verso il sito web dell'azienda del 10% nel corso di un anno, dovrai impostare traguardi misurabili settimanalmente, mensilmente e al termine dei sei mesi per mantenere il obiettivo in pista.

Dai un'occhiata a queste guide sulla definizione di obiettivi a breve e lungo termine:

2. Una buona comunicazione farà la differenza

Una buona comunicazione può creare o distruggere qualsiasi relazione, personale o aziendale, e quando un manager è alle prese con la gestione del tempo, la comunicazione spesso ne risente. Tuttavia, se un manager si prende il tempo di ascoltare e comunicare chiaramente con il proprio team e i clienti, può fare la differenza per il successo di un'azienda.

Assicurati di comunicare regolarmente con i membri del tuo team per assicurarti che stiano lavorando verso traguardi che sono stati chiaramente definiti. Un manager che comunica in modo chiaro e regolare con i clienti ha anche maggiori probabilità di far crescere la propria attività. Assicurati di sfruttare al massimo il tuo tempo con una comunicazione ponderata.

3. Una buona organizzazione è fondamentale

Una solida organizzazione che coinvolga sia i compiti delegati che il tuo spazio di lavoro effettivo sono fondamentali per una gestione efficace del tempo per i manager. Se il tuo team è disorganizzato e le persone non sanno bene quali compiti hanno o a chi rivolgersi per chiedere aiuto, gli obiettivi prefissati ne risentiranno.

Una buona comunicazione e una buona organizzazione vanno di pari passo quando si tratta di sfruttare al meglio il proprio tempo.

Per quanto riguarda l'organizzazione del tuo spazio di lavoro, beh, se ti piace mantenere la tua camera da letto disordinata a casa, sono affari tuoi, ma il disordine non ha posto negli affari. Ogni minuto che cerchi un file fuori posto è un minuto sprecato che avrebbe potuto essere speso meglio.

4. Una delega efficace è tutto

Una delega efficace aiuterà a impostare i membri del tuo team per lavorare in modo sicuro ed efficace. In qualità di manager, è tua responsabilità valutare chi nel tuo staff è più adatto per quale compito e assegnare le responsabilità che ne derivano. La mancata assunzione della guida e dei compiti di delega farà solo sprecare tempo a te e ai membri del tuo team.

Delegando con cura diversi compiti e assicurandosi che il tuo personale abbia tutto ciò di cui ha bisogno per completare tali compiti, i membri del team saranno meno bisognosi di te quando si tratta di portare a termine il lavoro.

5. Pianifica le attività appropriate al momento giusto

Se stavi costruendo un'auto, non inizieresti provando a installare il sistema audio prima che il telaio fosse a posto, vero?

Il primo blocco della matrice di Eisenhower è Do First, il che significa che decidi quali sono i compiti chiave che devi eliminare prima di passare alla cosa successiva. Queste potrebbero essere piccole cose come rispondere a una domanda del tuo capo o potrebbero essere più grandi, come finalizzare i piani per una nuova strategia sui social media.

Il punto è, assicurati di imparare a dare la priorità alle attività più importanti di ogni giorno, quanto tempo ti servirà per completarle e quando dovrebbero essere affrontate.

6. Impara a riconoscere le trappole multitasking

Ognuno ha più cose da fare, ma quando proviamo a destreggiarci tra tutte queste cose contemporaneamente, alcune sono destinate a cadere a terra. È fin troppo facile iniziare a lavorare su un compito e poi passare alla posta elettronica perché hai ricevuto un ping sul telefono. Questo è terribile per rompere la tua concentrazione e costringe il tuo cervello a giocare a recuperare.

Invece, metti da parte periodi di tempo specifici durante la giornata per controllare e rispondere alle e-mail. Concentrandoti su un'attività alla volta, finirai il lavoro prima e dedicherai la massima attenzione al tuo cervello.

7. Impara a dare la priorità non solo al tuo tempo, ma aiuta i dipendenti a dare la priorità al loro

Potremmo pensare di dedicare ben otto ore al giorno ai compiti fondamentali del nostro lavoro, ma la ricerca mostra che di solito non è così. [2] Puoi aiutare il tuo team a sfruttare al massimo il loro tempo (e il tuo) eseguendo occasionalmente un controllo del tempo. Metti da parte un giorno in cui il tuo staff tenga traccia di ciò che fa e di quanto tempo impiega a farlo.

Assicurati di essere chiaro che questo esercizio ha lo scopo di aiutare i dipendenti a lungo termine e non è un modo per eliminare i lavoratori poveri. Si spera che, con dati sufficienti, tu e il tuo team sarete in grado di determinare meglio cosa funziona e come evitare ritardi o interruzioni del lavoro.

9. Mantenere le apparenze può fare molto

Proprio come i marinai guardano al loro capitano come guida in una tempesta, i tuoi dipendenti devono sentire che stai gestendo bene il tuo tempo. Se ogni volta che i tuoi dipendenti si avvicinano a te, sei esausto e di fretta, è più probabile che non si rivolgano a te per questioni importanti.

Potrebbero esserci delle giornate in cui hai difficoltà a tenere tutto insieme, ma mantenere l'aspetto di un manager che è in cima al suo gioco di gestione del tempo può davvero aiutare a influenzare gli altri anche a gestire il loro tempo in modo efficace.

10. Sapere cosa fare quando il tuo piatto è troppo pieno

Un po 'di pressione e una scadenza possono essere un potente motivatore quando si tratta di accovacciarsi e portare a termine le cose. Se trovi che il tuo elenco di lavori "da fare" sta diventando un po 'troppo lungo, potrebbe essere un indicatore di due cose:

Una possibilità è che tu non stia gestendo il tuo tempo nel modo più efficace possibile. In tal caso, torna all'inizio e rivedi.

Anche il miglior allenatore ha i suoi limiti e ci sono solo così tanti minuti in un giorno. Un buon manager non cerca di svolgere da solo ogni compito che gli capita. Sanno come utilizzare al meglio il loro personale per garantire il raggiungimento degli obiettivi e sanno quando il loro carico di lavoro è a pieno regime.

11. Comprendere la regola 80/20

Secondo il principio di Pareto o meglio conosciuto come la regola 80/20, l'80% dei risultati proviene solo dal 20% delle azioni. L'altro 20 percento dei risultati proviene da ... hai indovinato, l'80 percento delle azioni.

Per quanto riguarda il modo in cui tutto questo influisce nella gestione del tempo di un manager efficace, beh, la priorità deve essere fatta, nessuna scusa potrebbe essere solo il 20% del tuo lavoro, ma produrrà i risultati maggiori. Il restante 80 percento dei compiti può probabilmente essere delegato allo staff del tuo team.

12. Non aver paura di fare una pausa quando necessario

Se lavori come un treno merci ogni secondo della giornata senza impiegare alcuni minuti per fare un passo indietro e respirare, sperimenterai il burnout. Il burnout è quel subdolo killer della gestione del tempo che si insinua quando cerchi di assicurarti che non un solo minuto non sia dedicato al lavoro. Il risultato è che presto avrai meno energia e concentrazione e alla fine il tuo lavoro potrebbe mettere a dura prova la tua salute mentale.

Pianificare i tempi di inattività per te stesso è importante. Quindi incoraggia i tuoi dipendenti a fare delle pause e non dimenticare di prenderle tu stesso. Alcune pause durante la giornata lavorativa possono fare molto per metterti nella giusta mentalità per sfruttare al massimo il tuo tempo.

Considerazioni finali

È facile lasciarsi prendere dalla "quotidianità" dell'attività e ritrovarsi a sviluppare abitudini malsane come manager. Concentrati sulla creazione dei consigli in questo articolo e dedica del tempo a potenziare il tuo team. Non solo la produttività complessiva migliorerà, ma ti ritroverai rapidamente a diventare un leader stellare e rispettabile.