12 segreti per una riunione super produttiva che dovresti conoscere

Autore di Ziger the Tiger Stories, un appassionato di salute specializzato in relazioni, miglioramento della vita e salute mentale. Leggi il profilo completo

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Nei miei quarant'anni di lavoro, mi sono sempre lamentato di riunioni lunghe, noiose e improduttive, quindi unisciti al club! Sì, le riunioni vecchio stile hanno effetti negativi sul morale, sulla produttività e sulla motivazione. [1]

"Lui (Warren Buffett) non lascia che il suo calendario si riempia di riunioni inutili." - Bill Gates

Allora, perché le riunioni non possono essere più brevi, più produttive e anche, oserei dire, divertenti?

La buona notizia è che molte aziende sono ora all'avanguardia nella gestione delle loro riunioni.

Ecco 12 segreti per una riunione produttiva. Se sei un manager o un team leader, potresti voler implementarli. Se fai parte di un team, puoi sempre dare suggerimenti in modo che le riunioni possano diventare davvero super produttive.

1. Il tempo non è il vero problema

La maggior parte delle persone si lamenta di non avere abbastanza tempo e le riunioni possono privarle di questo prezioso bene. Un altro modo di vederlo è concentrarsi semplicemente sui livelli di energia che hai.

Pianifica le pause in modo da mantenere i livelli di produttività al massimo.

"Gestisci la tua energia, non il tuo tempo." - Tony Schwartz

2. Rendi le riunioni più brevi

Impostare un limite di tempo di 10 o 15 minuti può davvero aiutare. Alcuni manager ottengono effettivamente un timer in modo che si spenga al termine della riunione. Non è un caso che i colloqui TED abbiano un limite massimo di 18 minuti.

Il motivo è che tutte le ricerche dimostrano che la nostra capacità di attenzione va in un progressivo declino, se le riunioni o le discussioni durano più a lungo. Gli studi condotti presso la Texas Christian University mostrano che gli studenti ricordano più informazioni dopo lezioni più brevi. [2]

3. Pianifica le riunioni solo quando necessario

La maggior parte delle aziende ha un orario e un giorno fissi per le riunioni. Ciò significa che la produttività è rallentata, solo a causa di una pianificazione prestabilita.

È molto meglio incontrarsi quando le cose devono essere fatte, le decisioni prese e i punti d'azione finalizzati.

4. Incontra Standing up o Somewhere Else

Una ricerca molto interessante mostra che sedersi aumenta le questioni territoriali. [3]

Le persone si sentono a proprio agio e vogliono anche affermare la propria posizione o autorità. Non è così facile quando ci si alza in piedi.

I partecipanti si sentono meno a loro agio e desiderano fare le cose più rapidamente. Esistono altri modi innovativi per organizzare riunioni.

"Ma ovunque tu sia, sii innovativo con il tuo spazio. Prova una riunione in piedi o lascia i banchi e vai al parco. Esci dal tuo ambiente quotidiano. "- Richard Branson

5. Pianifica l'agenda in anticipo

Una riunione breve necessita ancora di un ordine del giorno e questo dovrebbe essere fatto circolare prima della riunione, se possibile. Aiuta le persone a prepararsi e concentrarsi sulle questioni che devono essere discusse.