5 passaggi (e 4 tecniche) per una risoluzione efficace dei problemi

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La risoluzione dei problemi è il processo di revisione di ogni elemento di un problema in modo da poter arrivare a una soluzione o risolverlo.

La risoluzione dei problemi è una serie di passaggi attraverso i quali si lavora, che copre molteplici aspetti di un problema finché non si riesce a trovare una soluzione. Che sia in un gruppo in modo collaborativo o indipendente, il processo rimane lo stesso, ma l'approccio e i passaggi possono essere diversi.

Per trovare un approccio alla risoluzione dei problemi che funzioni per te, il tuo team o la tua azienda, devi prendere in considerazione l'ambiente in cui ti trovi e le personalità intorno a te.

Conoscere i personaggi nella stanza ti aiuterà a decidere l'approccio migliore da provare e alla fine ad arrivare alla soluzione migliore.

Sommario

  1. 5 passaggi per la risoluzione dei problemi
  2. 4 tecniche per incoraggiare la risoluzione dei problemi
  3. Il risultato finale
  4. Altri suggerimenti sulla risoluzione dei problemi

5 passaggi per la risoluzione dei problemi

Non importa quale sia il problema, per risolverlo devi quasi sempre seguire questi passaggi. La mancanza di uno di questi passaggi può causare la ricomparsa del problema o la mancata implementazione della soluzione.

Una volta che conosci questi passaggi, puoi diventare creativo con l'approccio che adotti per trovare le soluzioni di cui hai bisogno.

1. Definisci il problema

Devi definire il problema prima di iniziare, sia che tu lo stia risolvendo in modo indipendente o in gruppo. Se non hai una visione unica di quale sia il problema, potresti risolvere qualcosa che non ha bisogno di essere risolto oppure risolverai il problema sbagliato.

Dedica tempo all'elaborazione del problema, scrivilo e discuti in modo da essere chiaro sul motivo per cui si verifica il problema e su chi ha un impatto.

2. Ideate

Una volta che hai chiarito il problema, devi iniziare a pensare a ogni possibile soluzione. È qui che si va in grande e in largo se si desidera trovare il maggior numero possibile di soluzioni potenziali.

Non prendere solo la prima idea; creane più che puoi, più ne crei, più è probabile che troverai una soluzione con il minor impatto sul team.

3. Decidi una soluzione

Qualunque soluzione tu scelga individualmente o come team, assicurati di pensare all'impatto sugli altri se implementi questa soluzione. Poni domande come:

  • Come reagiranno a questo cambiamento?
  • Dovranno cambiare qualcosa?
  • Chi dobbiamo informare di questo cambiamento?

4. Implementa la soluzione

Quando si implementa la soluzione, prepararsi al feedback e pianificare questo. Quando distribuisci la soluzione, richiedi un feedback sul successo della modifica apportata.

5. Rivedi, itera e migliora

Apportare una modifica non dovrebbe essere un'azione una tantum. Dedica del tempo a esaminare i risultati della modifica per assicurarti che abbia avuto l'impatto richiesto e abbia raggiunto i risultati desiderati.

Apporta le modifiche dove necessario in modo da poter migliorare ulteriormente la soluzione implementata.

4 tecniche per incoraggiare la risoluzione dei problemi

Ogni individuo o team avrà esigenze diverse e potrebbe aver bisogno di una tecnica diversa per incoraggiare la risoluzione dei problemi. Prova uno di questi per stimolare il processo.

1-2-4 All Approach + Voting

L'1-2-4-All è un approccio alla risoluzione dei problemi che può funzionare indipendentemente dalla dimensione del gruppo. Tutti sono coinvolti e puoi generare rapidamente una grande quantità di idee.

Le idee e le soluzioni vengono discusse e organizzate rapidamente e la cosa fantastica di questo approccio è che i partecipanti possiedono le proprie idee, quindi quando si tratta di implementare le soluzioni, non hai più lavoro per ottenere il consenso.

In qualità di facilitatore, devi prima presentare al gruppo una domanda che spieghi il problema o la situazione. Ad esempio, "Quali azioni o idee consiglieresti per risolvere la mancanza di aree di lavoro silenziose da parte dell'azienda?"

Con la domanda chiara a tutti, il gruppo trascorre quindi 5 minuti per riflettere individualmente sulla domanda. Possono annotare i loro pensieri e idee su Post-It.

Ora chiedi ai partecipanti di trovare un'altra persona con cui discutere le loro idee e pensieri. Possono essere tre se i numeri non sono pari.

Chiedi al gruppo di spostarsi per trovare un partner in modo che possano incontrarsi con nuove persone.

Chiedi alle coppie di dedicare 5 minuti a discutere le loro idee e pensieri condivisi.

Quindi, metti il ​​gruppo in gruppi di due o tre coppie per creare gruppi di 4-6. Ogni gruppo non dovrebbe essere più numeroso di sei poiché le possibilità che tutti possano parlare si riducono.

Chiedi al gruppo di discutere un'idea interessante che ha sentito nei round precedenti e ogni membro del gruppo ne condivide una.

Il gruppo deve quindi scegliere la soluzione preferita al problema. Questo non deve essere votato, solo uno che ha risuonato maggiormente nel gruppo.

Quindi chiedi tre azioni che potrebbero essere intraprese per implementare questa modifica.

Riunisci tutti come gruppo e poni domande aperte come "Qual è l'unica cosa di cui hai discusso che ti ha colpito?" o "C'è qualcosa che ora vedi in modo diverso dopo queste discussioni?"

Entro la fine della sessione, avrai più approcci per risolvere il problema e l'intero gruppo avrà contribuito alle soluzioni e ai miglioramenti futuri.

The Lightning Decision Jam

Il Lightning Decision Jam è un ottimo modo per risolvere i problemi in modo collaborativo e concordare una soluzione o un esperimento che si desidera provare immediatamente. Incoraggia il processo decisionale del team, ma allo stesso tempo l'individuo può trasmettere le proprie idee e feedback. [1]

Se, come team, hai un'area particolare in cui desideri migliorare, come l'ambiente dell'ufficio, ad esempio, questo approccio è perfetto.

L'approccio segue un semplice ciclo.

Prendi nota - Attaccalo al muro - Vota - Dai priorità

Utilizzando note adesive, la tecnica identifica i problemi principali, incoraggia le soluzioni e apre il gruppo alla discussione. Consente a ciascun membro del team di svolgere un ruolo attivo nell'identificare sia i problemi che i modi per risolverli.

Mappe mentali

La mappatura mentale è un fantastico strumento di pensiero visivo che ti consente di dare vita ai problemi costruendo le connessioni e visualizzando le relazioni che costituiscono il problema.

Puoi utilizzare una mappa mentale per espandere rapidamente il problema e darti un quadro completo delle cause del problema, nonché delle soluzioni.

L'obiettivo di una mappa mentale è semplificare il problema e collegare le cause e le soluzioni al problema.

Per creare una mappa mentale, devi prima creare l'argomento centrale (livello 1). In questo caso, questo è il problema.

Successivamente, crea gli argomenti collegati (livello 2) che inserisci e collegati all'argomento centrale principale con una semplice riga.

Se l'argomento centrale è "Il cliente cambia sempre idea all'ultimo minuto", potresti avere argomenti collegati come:

  • Con che frequenza accade?
  • Perché lo fanno?
  • Cosa chiedono?
  • Come lo chiedono?
  • Che impatto ha questo?

L'aggiunta di questi argomenti di collegamento ti consente di iniziare a individuare le cause principali del problema in quanto puoi iniziare a vedere il quadro completo di ciò che devi risolvere.

Una volta che sei felice di aver coperto l'ampiezza del problema e i suoi problemi, puoi iniziare a pensare a come risolverlo.

Ora inizia ad aggiungere argomenti secondari (livello 3) che collegano a ciascuno degli argomenti di livello 2.

Qui è dove puoi iniziare ad andare alla grande con soluzioni e idee per aiutare a risolvere il problema.

Per ciascuno degli argomenti collegati (livello 2), inizia a pensare a come prevenirli, mitigarli o migliorarli. Poiché si tratta solo di idee sulla carta, annota tutto ciò che ti viene in mente, anche se pensi che il cliente non sarà mai d'accordo!

Più scrivi, più idee avrai finché non ne troverai una o due che potrebbero risolvere il problema principale.

Quando hai finito le idee, fai un passo indietro ed evidenzia le tue soluzioni preferite da portare avanti e implementare.

I 5 perché

I cinque perché possono sembrare un po 'controversi e non dovresti provarlo senza aver prima preparato il team.

Chiedere perché è un ottimo modo per approfondire la radice del problema per indurre l'individuo o il team a pensare davvero alla causa. Quando si verifica un problema, spesso abbiamo idee preconcette sul motivo per cui si è verificato questo problema, che di solito è basato sulle nostre esperienze o convinzioni.

Inizia descrivendo il problema, quindi il facilitatore può chiedere "Perché?" cinque o più volte prima di arrivare alla radice del problema.

All'inizio è difficile continuare a chiedersi perché, ma è anche soddisfacente quando arrivi alla radice del problema.

In qualità di facilitatore, sebbene l'approccio di base sia chiedere perché, è necessario fare attenzione a non guidare il partecipante lungo un unico percorso.

Per risolvere questo problema, puoi utilizzare una mappa mentale con il problema al centro. Quindi fai una domanda sul perché che si tradurrà in più argomenti secondari attorno al problema centrale. Avere questa rappresentazione visiva del problema ti aiuta a costruire domande più utili sul perché.