7 metodi completi su come rispettare le scadenze

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Le scadenze sono importanti quando si tratta di raggiungere i tuoi obiettivi, grandi e piccoli. Tuttavia, non otterrai il successo stabilendo scadenze non realistiche per ogni attività nella tua lista di cose da fare. Devi essere strategico con la definizione di scadenze che possono consentirti di avere successo.

Cosa intendo per essere strategico? Significa che ogni scadenza che imposti dovrebbe spingerti in avanti nella direzione del tuo obiettivo in ogni intervallo di tempo. In questo modo, puoi rimanere motivato e registrare piccole vittorie. Un obiettivo enorme a un mese di distanza può diventare gravoso o farti sperimentare il burnout. Sebbene l'arte di rispettare le scadenze sia ancora difficile da decifrare per la maggior parte delle persone, puoi migliorare il tuo gioco imparando alcuni modi pratici per rispettare le scadenze e i vantaggi.

Perché è essenziale rispettare le scadenze?

Stabiliamo scadenze per i seguenti motivi:

Completamento dell'attività

Le scadenze ti consentono di evitare di dimenticare alcune attività che non hanno un endpoint specifico. Ti aiuta anche a sapere quando stai perdendo troppo tempo in un'attività.

Flusso di lavoro regolare

Le scadenze facilitano una collaborazione efficace quando si tratta di realizzare un obiettivo condiviso. Aiuta anche a portare a termine progetti complessi suddividendoli in pietre miliari.

Stabilisci chiare aspettative

Le scadenze stabiliscono cosa devi fare e quando. Ti aiuta ad avere la responsabilità del tuo tempo e del tuo lavoro.

Nonostante tutti questi vantaggi, il mancato rispetto delle scadenze può comportare gravi conseguenze. Molte persone competenti sono state sfrattate da una squadra perché non hanno rispettato la scadenza. Il mancato rispetto delle scadenze può distruggere la tua reputazione e limitare i tuoi progressi di carriera, soprattutto quando accade di frequente.

A livello aziendale, può influire sulla reputazione dell'organizzazione. Qualsiasi ritardo può far scattare una clausola penale in un accordo contrattuale, che può influire sui profitti dell'azienda.

7 metodi completi per rispettare le scadenze

Non tutti sono naturali quando si tratta di lavorare quando necessario. Alcuni si distraggono, altri procrastinano e alcuni semplicemente hanno scarse capacità di gestione del tempo. Utilizza i seguenti metodi per rispettare le scadenze e ottenere di più.

1. Valuta i requisiti di lavoro

La prima cosa da fare è comprendere le esigenze dell'attività. Chiediti cosa comporta il lavoro. Nella maggior parte dei casi, la persona che ti ha assegnato il lavoro avrebbe tenuto conto della complessità del compito.

2. Proteggi le risorse giuste

Il passaggio successivo consiste nell'assicurarti di avere tutto ciò di cui hai bisogno per completare il lavoro entro la scadenza specificata. Il lavoro richiede formazione, ricerca, supporto tecnico, persone o materiali? Se non disponi di tutte le risorse necessarie, puoi richiedere una proroga della scadenza.

3. Crea spazio per le eventualità

A volte, le cose non funzionano secondo i piani. È ragionevole prevenire potenziali problemi. Ad esempio, potrebbe esserci un blocco, un guasto alle apparecchiature, una malattia o la necessità di svolgere rapidamente un'attività urgente e importante, il che potrebbe influire sulla tua pianificazione.

Queste eventualità avranno scarso impatto sulla tua pianificazione quando avrai dedicato del tempo a considerarle all'inizio del progetto. Puoi chiedere a un collega di coprirti in caso di emergenza, ma assicurati di delegare il compito alla mano migliore.

4. Stabilire un piano dettagliato

Dovresti creare un programma completo. Un modo per farlo è suddividere le attività in pietre miliari e impostare una scadenza per ciascuna di esse.

Di conseguenza, ti renderai conto che hai bisogno di più tempo di quanto l'intero progetto consente. Sforzati di comunicarlo come un problema al tuo manager invece di sperare che le cose funzionino.

5. Posizionati per rispettare le scadenze

Sei un fattore essenziale quando si tratta di rispettare le scadenze. Devi imparare a gestirti per rispettare le scadenze. Rispettare le scadenze richiede autodisciplina, buone abitudini, organizzazione e la giusta mentalità.

Ecco alcuni suggerimenti che possono aiutarti a gestire da solo le scadenze:

  • Impara a dire "No": se possibile, dedica del tempo a valutare una scadenza prima di accettarla. Non sentirti obbligato a dire di sì se non puoi gestirlo.
  • Cambia la tua mentalità: evita di risentirti delle scadenze. In primo luogo, puoi fare tutto ciò che ti viene in mente. Le scadenze possono consentirti di raggiungere un obiettivo che normalmente scarteresti.
  • Separare la "pianificazione" dalla "azione reale": un piano non è efficace finché non lo si mette in atto. Una volta che hai escogitato un piano, vai all in per eseguirlo!
  • Massimizza il tuo tempo: il multitasking non è efficiente. Gestisci il tuo tempo correttamente in modo da poter lavorare in modo efficace.
  • Elimina le cattive abitudini: se sei un maestro nel procrastinare, scopri come affrontarlo. Prova questi trucchi per metterti sulla buona strada per superare la tua tendenza a procrastinare.
  • Trova i tuoi fattori scatenanti: uno studio recente ha rivelato che le scadenze non sono sufficienti per alcune persone [1]. Se sei uno di loro, scopri cosa ti spinge all'azione. È una ricompensa, fare un lavoro di qualità, un riconoscimento o risparmiare tempo per godere di ciò che ti interessa?
  • Rendi le tue ipotesi più accurate: potresti sbagliarti tentando di indovinare quanto tempo ci vorrà per completare un progetto. Indovinare potrebbe essere più gravoso quando stai assumendo un nuovo compito. La pratica con le scadenze ti aiuterà a identificare quanto tempo richiederà un determinato compito, quindi sii paziente.

Prendi l'abitudine di rispettare le scadenze. Puoi iniziare con scadenze più brevi: lavarsi i denti entro le 6 del mattino, fare esercizio entro le 6:30, leggere entro le 12; applica la stessa strategia per svolgere attività più significative.

6. Aiutare gli altri a rispettare le scadenze

Questo vale principalmente per i manager. Sai chi è in grado di rispettare le scadenze e chi ha bisogno del tuo supporto.