8 strategie di gestione del tempo per persone impegnate

Mark Pettit è un Business Coach per imprenditori ambiziosi e imprenditori che vogliono ottenere di più lavorando di meno. Leggi il profilo completo

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Nel corso dei 25 anni in cui ho lavorato in ambienti aziendali e ho istruito imprenditori, le persone hanno sempre cercato di migliorare le proprie capacità di gestione del tempo.

In qualità di coach, le persone spesso vengono da me perché sentono di non avere abbastanza tempo per ottenere tutto ciò che vogliono ogni giorno. Sono impegnati, ma non lavorano alle cose che danno loro grande gioia o che hanno un impatto reale nella loro attività e nella loro vita.

Essere in costante azione tutto il giorno è la norma. Sono bloccati in un ciclo infinito di impegni e riempiono il tempo con le attività.

Una delle cose che ho notato del lavoro impegnato è che non rende le persone più produttive o creative. In effetti, crea più complicazioni e complessità.

Gestire le e-mail, partecipare a numerose riunioni, svolgere più compiti e lavorare su attività di scarso valore spesso non è il miglior uso del tuo tempo.

E se ci fosse un modo diverso di pensare a come gestisci il tuo tempo? Desideri poter gestire il tuo tempo in modo più efficace e finire ogni giornata soddisfatto di ciò che hai ottenuto?

Esistono alcune semplici strategie di gestione del tempo che le persone impegnate possono utilizzare per diventare più efficaci, produttive e ottenere più cose importanti.

Di seguito sono riportate 8 strategie di gestione del tempo che le persone impegnate possono implementare in questo momento per semplificare la propria vita e cambiare il modo in cui pensano di gestire il proprio tempo.

1. Prenditi un controllo del tempo

Se vuoi prendere il controllo del tuo tempo, il primo passo è capire come stai trascorrendo il tuo tempo in questo momento.

Non puoi apportare modifiche fino a quando non hai chiarito dove ti trovi e cosa funziona e cosa non funziona?

Questo audit ti offre una visione d'insieme del valore che stai creando e dei risultati che stai offrendo rispetto al tempo che investi in ogni progetto o attività. Ti aiuterà a semplificare tutto in modo da poter capire molto rapidamente se stai utilizzando il tuo tempo in modo produttivo o meno.

Quando i miei clienti di coaching conducono una verifica del tempo, di solito lo fanno per sette giorni di fila e io consiglierei lo stesso a te.

Come condurre un controllo del tempo

  1. Procurati un foglio di carta bianco
  2. Inserisci una data in alto
  3. Traccia tre linee lungo la pagina
  4. Assegna alla prima colonna il titolo "Lavoro di alto valore"
  5. Titolo della seconda colonna "Buon lavoro"
  6. Assegna un titolo alla terza colonna "Lavoro di scarso valore"

Il lavoro di alto valore è il lavoro che ami fare, in cui sei bravissimo. È il lavoro che offre i risultati migliori.

Un buon lavoro è il lavoro che ti piace. Fornisce buoni risultati ma è un lavoro che è spesso ripetitivo e qualcun altro potrebbe fare altrettanto bene o meglio

Il lavoro di basso valore non ti entusiasma e probabilmente ti frustra. Non fornisce ottimi risultati, abbassa i livelli di energia e potrebbe essere interrotto o somministrato a qualcun altro.

Per ogni progetto o attività che intraprendi assegnalo a una delle tre colonne con il nome del lavoro e la quantità di tempo speso.

Alla fine dei 7 giorni, somma il tempo trascorso in ciascuna colonna e su ogni progetto.

Preferisco la carta, ma puoi anche usare uno strumento come l'attrezzo o la raccolta.

Questo può essere un esercizio per aprire gli occhi. Alla fine dell'audit, cerca dei modi per migliorare il modo in cui trascorri il tuo tempo. Chiediti come puoi dedicare più tempo a un lavoro di alto valore che crea il maggiore impatto, porta più gioia e offre i risultati desiderati.

2. Imposta obiettivi di gestione del tempo

Senza una visione o obiettivi chiari, può diventare facile andare alla deriva, perdere la concentrazione e distrarsi.

Facendo chiarezza su dove ti trovi ora e dove vuoi arrivare, diventa molto più facile concentrare il tuo tempo su attività di alto valore che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi.

Impostando obiettivi specifici e misurabili, puoi identificare chiaramente come si presenta il tuo futuro ideale e creare un piano e un percorso per arrivarci.

Con questa chiarezza puoi semplificare tutto. Hai ben chiaro la tua destinazione e conosci il modo migliore per gestire il tuo tempo, le risorse e le persone per arrivarci,

Comprendendo cosa sai fare meglio e cosa può creare il maggiore impatto, ottieni maggiore chiarezza su come utilizzare al meglio il tuo tempo e su chi altro può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.

Padroneggiare il tuo tempo dipende in parte dai cambiamenti che puoi apportare. Si tratta anche di chi può aiutarti a diventare ancora più efficace.

Stabilire degli obiettivi può darti la forza di volontà e la motivazione per andare avanti nella giusta direzione, facendoti risparmiare tempo e riducendo il lavoro e la procrastinazione.

Stabilisci obiettivi per ogni periodo di 90 giorni e poi rivedi il tuo rendimento alla fine di quel ciclo. Rivedi cosa ha funzionato e quali scoperte hai raggiunto. Quindi imposta i tuoi prossimi obiettivi di 90 giorni.

Scopri di più sulla definizione degli obiettivi per ottenere risultati in questo articolo: 17 suggerimenti intelligenti su come impostare obiettivi per ottenere di più

3. Delegare ed esternalizzare

Quando completi un controllo del tempo, capisci esattamente dove stai attualmente trascorrendo il tuo tempo e su quali attività.

La chiave per una delega efficace è comprendere i tuoi punti di forza unici e il valore più grande che crei e capire come puoi dedicare sempre più tempo a questo lavoro.

A volte pensiamo di essere le uniche persone in grado di portare a termine il lavoro, quindi ci aggrappiamo alle attività che non ci piacciono e ci allontaniamo dalle cose che sappiamo fare meglio.

Possiamo tutti recuperare ore facendo un lavoro migliore e più produttivo. Un lavoro che amiamo davvero fare.

Piuttosto che pensare a come adattare tutto al tuo programma, considera chi sono le persone che possono assumere progetti e attività.

Pensa a dove la tua energia creativa e le tue abilità uniche potrebbero essere utilizzate al meglio.

Un CEO di un'agenzia di viaggi con cui ho lavorato è tornato 15 ore a settimana semplicemente assumendo un assistente che lavorasse con lei. Era in grado di trascorrere più tempo facendo le cose che sapeva fare meglio e amava fare. Ciò includeva l'acquisizione di nuovi affari, il trascorrere del tempo con i suoi clienti e il numero di referral.

Ogni 90 giorni pensa a come eliminare 3 cose dal tuo elenco di elenchi di lavori di scarso valore che attualmente ti frustrano, ti infastidiscono o che ritieni che non forniscano alcun valore reale.

Pensa a 3 cose dalla tua lista di buon lavoro che puoi delegare o esternalizzare.

Pensa a 3 cose dalla tua lista di alto valore a cui vuoi dedicare più tempo.

Continua a seguire questo processo ogni 90 giorni per liberarti ancora di più e dedicare più tempo alle cose che sai fare meglio e ottenere risultati di altissimo livello.

Questa guida su come delegare ti sarà utile: sei caduto nella trappola "occupata"? Ecco la tua via d'uscita

4. Inizia ad assegnare priorità

Quando sei chiaro e intenzionale su come vuoi trascorrere il tuo tempo e sui tuoi obiettivi futuri, la chiave è iniziare a dare la priorità al tuo tempo per trasformare questi obiettivi in ​​realtà.

Se non imposti le priorità, puoi perdere la concentrazione, distrarti e iniziare a procrastinare. Il tuo tempo si riempirà di attività di scarso valore e il perfezionismo può insinuarsi.

Se hai 20 cose nel tuo elenco di cose da fare ogni giorno, non stai dando la priorità. Quando hai un elenco infinito di cose da fare e una Posta in arrivo rigonfia, il tuo carico di lavoro si allungherà continuamente, causando un sovraccarico e una perdita di chiarezza e concentrazione.

Se sei molto impegnato, la chiave per la gestione del tempo è concentrarti e dare la priorità alle attività che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi.

Una semplice strategia di gestione del tempo consiste nell'impostare un massimo di cinque cose che vuoi ottenere ogni giorno. Queste sono le tue priorità.

Se riesci a completarli, puoi lavorare su altre cose, ma quei cinque che hai identificato hanno la priorità.

Questa intenzionalità ti garantirà di non distrarti e di passare a elementi e attività che non sono nel tuo elenco di priorità.

Dai un'occhiata a questo articolo su come stabilire una priorità migliore: come dare la giusta priorità in 10 minuti e lavorare 10 volte più velocemente

5. Fai prima la cosa più importante

Questa strategia è una delle chiavi per una gestione efficace del tempo.

Inizia la giornata chiedendoti:

"Qual è la cosa numero uno che devo assolutamente raggiungere oggi?"

Una volta che sei chiaro su questo e ti impegni a raggiungere tale obiettivo, è probabile che TU farai davvero il lavoro.

Questa tecnica impedirà al disordine, alle distrazioni e al caos di influire sulla tua giornata.

Il motivo? Hai preso una decisione consapevole all'inizio della giornata, quando la tua forza di volontà è forte.

Hai notato che con il passare della giornata hai sempre meno forza di volontà ed energia per concentrarti?

Quindi, fai prima la cosa o le cose più importanti.

Se hai impostato chiamate con potenziali clienti, fallo al mattino.

Se hai una presentazione importante da scrivere, fallo di nuovo al mattino.

Non multitasking. Concentrati su un progetto alla volta e lavoraci fino al termine.

Qualunque sia la tua cosa più importante, se fai quella cosa per prima, non avrai mai un giorno in cui non avrai fatto qualcosa di importante.

Seguendo questa semplice strategia di gestione del tempo, di solito finirai per avere una giornata molto produttiva.

A volte potresti dover iniziare a dire di non più spesso se le cose non sono una priorità o non si adattano ai tuoi obiettivi. Come? Impara a dire di no da questo articolo: La gentile arte di dire di no

6. Crea la routine mattutina e serale perfetta

Se operi al massimo fisicamente e mentalmente, sarai molto più concentrato e produttivo.

Creare la tua routine mattutina perfetta può darti la chiarezza, la concentrazione e l'energia per completare le tue priorità fondamentali per la giornata.

Se puoi, dedica 60-90 minuti alla creazione di una giornata "ad alte prestazioni" ogni giorno concentrandoti su ciò che TU vuoi ottenere.

Fai una colazione sana, leggi, medita, fai una passeggiata: qualunque cosa funzioni meglio per te. Quindi esponi e sii chiaro sulle tue priorità per la giornata.

Qual è l'unica cosa su cui vuoi concentrarti: fallo prima fino al completamento. Ciò richiede impegno e coerenza.

Può essere difficile iniziare ma, proprio come andare in palestra, può diventare più facile nel tempo, se inizi a ottenere i risultati desiderati.

Se vuoi raddoppiare la tua produttività e massimizzare il tuo tempo, crea una routine serale per supportare la tua routine mattutina.

Alla fine di ogni giornata, concediti 15 minuti per riflettere sulla giornata. Annota 3 cose che sono state grandiose di quel giorno. Potrebbe trattarsi di ottenere un nuovo cliente, un grande incontro che hai avuto, commenti positivi sul tuo lavoro. Tutto ciò che ti fa sentire positivo e fiducioso. Questa strategia ti fa anche sentire grato per ciò che hai ottenuto.

Quindi annota le 3-5 cose che desideri ottenere il giorno successivo, elencate in ordine di priorità. Ciò garantirà che tutto sia fresco nella tua mente la mattina successiva e creerà una mentalità sicura.

Per aggiungere un ulteriore livello a questa strategia, dedica 30 minuti la domenica a definire le priorità chiave per la settimana successiva.

7. Lavora in blocchi di tempo

Se vuoi seriamente ottenere un maggiore controllo sul tuo tempo, provare più libertà e vincere qualsiasi sensazione di stress e sopraffazione, non devi svolgere più attività.

Invece, lavora in blocchi di tempo concentrato sui tuoi progetti prioritari. Non passare da un'attività o da un progetto all'altro.

Lavoro sul principio 60/60/30, lavorando in blocchi di 50 minuti, quindi facendo una pausa di 10 minuti per i primi due blocchi di tempo prima di dedicare 30 minuti a leggere, camminare o meditare.

Questa strategia può aiutarti a mantenere alta la tua energia per tutto il giorno e darti un vero senso di realizzazione man mano che i progetti saranno completati.

Molte persone usano la tecnica del Pomodoro per tenere traccia del proprio tempo, ma puoi semplicemente utilizzare la funzione timer sul tuo telefono.