8 strumenti che ti rendono più produttivo con Microsoft Office

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Word, Excel, PowerPoint e Outlook: questi sono ciò che rende Microsoft Office la suite di strumenti più utilizzata sul mercato. Ma anche Office ha i suoi limiti. Ci sono problemi in cui ti imbatti quotidianamente che richiedono tempo, tempo che potrebbe essere speso meglio per altre cose. Sebbene tu possa avere app fantastiche che aumentano la tua produttività in altre aree della tua vita, potresti non essere consapevole del fatto che ci sono anche alcuni ottimi strumenti aggiuntivi per Office. Alcuni di loro sono addirittura gratuiti. Eccone otto tra i migliori, pronti per il download rapido e l'uso immediato.

1. ShapeChef

ShapeChef è un ottimo strumento recentemente pubblicato da Wulfsoft. Fornisce modelli, diagrammi, grafici e un vasto set di icone per PowerPoint e la raccolta continua a crescere. Il sito ShapeChef ti dà un'idea di tutto ciò che ha da offrire. Esistono pacchetti da singole a grandi organizzazioni e le licenze non scadono mai.

ShapeChef aggiunge un riquadro della libreria alla finestra di PowerPoint per un rapido accesso. Gli elementi sono organizzati in categorie oppure puoi utilizzare la funzione di ricerca per trovare ciò che desideri. Dopo aver trovato un'immagine o un'icona adatta, trascinala dal riquadro della libreria nella diapositiva di PowerPoint. È così facile.

Ci sono anche altri vantaggi. Puoi aggiungere le tue immagini alla libreria e, naturalmente, condividerle con gli altri in modo che tutti traggano vantaggio dalle tue creazioni. Questa funzione rende facile mantenere la coerenza in tutto il team o l'organizzazione.

La parte migliore? Non dovrai più cercare in tutto il Web un'immagine appropriata e preoccuparti delle attribuzioni.

2. FlowBreeze

Se sei stufo di provare a sviluppare diagrammi di flusso con strumenti di disegno e frecce che non finiscono mai nel posto giusto, puoi rinunciare a tutte queste seccature usando FlowBreeze. Questo incredibile strumento è un componente aggiuntivo per Excel che semplifica la creazione di diagrammi di flusso dall'aspetto completamente professionale.

Tutto quello che devi fare è inserire il testo e lo strumento genera automaticamente le forme per ogni passaggio. Ogni forma e parte di testo è formattata ei simboli sono perfettamente allineati con le frecce di collegamento messe in posizione automaticamente. Ancora meglio, è disponibile una procedura guidata "text-to-flowchart" che convertirà un file Word esistente in un grafico. Con FlowBreeze puoi:

  • Inizia a creare rapidamente utilizzando la guida di avvio facile da seguire;
  • Utilizza 84 formati incorporati per definire lo stile dei tuoi simboli;
  • Scegli tra 21 formati per i connettori: dritto, a gomito o curvo;
  • Inserisci le immagini direttamente sui simboli;
  • Esporta i diagrammi di flusso finiti nella tua scelta di cinque formati di immagine; e
  • Salva i grafici come file Excel in modo che altri possano visualizzarli e modificarli.

Dopo un periodo di prova gratuito di 30 giorni, puoi acquistare una licenza per utente singolo o per sito. È un pagamento una tantum.

3. ASAP Utilities

Sicuramente non è un nuovo ragazzo sul blocco, ASAP Utilities è un componente aggiuntivo di Excel che colma le lacune e aiuta con quelle cose che non puoi fare con il semplice Excel. È in circolazione da 17 anni ed è stato appena aggiornato all'ultima versione (5.6) nel dicembre 2015. Devi davvero visitare il sito ASAP Utilities e vedere alcuni dei video che dimostrano tutte le sue funzionalità. Quindi passa alla pagina delle recensioni dei clienti e guarda cosa dicono i professionisti che lo utilizzano attualmente.

Ci sono oltre 300 funzioni - troppe per nominarle qui - ma è sufficiente dire che risparmierai un sacco di tempo utilizzandole. Ad esempio, hai mai desiderato trasporre una colonna in più righe in modo da poter creare una tabella? ASAP Utilities lo rende così facile.

Sebbene il numero di funzioni possa sembrare enorme, puoi semplicemente scegliere quelle di cui hai bisogno quando ne hai bisogno. Segui le semplici istruzioni e ASAP Utilities ti farà risparmiare tempo e stress.

4. Componente aggiuntivo di Wikipedia

Quindi, stai scrivendo, magari componendo un saggio o un contenuto per il tuo blog e hai bisogno di alcune informazioni di base su un artista, una città o un libro. Potresti interrompere quello che stai facendo, andare online e accedere a Wikipedia per ottenere quelle informazioni, quindi copiare ciò di cui hai bisogno, tornare al tuo documento di Word, incollarlo e quindi riformulare per metterlo con parole tue. Parla di molte interruzioni nel tuo flusso di lavoro. E così inutile.

Con l'app Add-in di Wikipedia, puoi accedere alle informazioni di Wikipedia direttamente dal tuo file Word, risparmiando tempo e fatica. Quando digiti il ​​termine di ricerca, l'app cerca automaticamente nel database di Wikipedia e fornisce i risultati in un riquadro attività. È quindi possibile scegliere di visualizzare testo, immagini o entrambi. Ancora meglio, puoi selezionare un preventivo e verrà automaticamente inserito nel tuo documento Word.

Ci sono alcuni requisiti di sistema per questa app gratuita: Internet Explorer, oltre a Word o Excel 2013, Word o Excel online o Word o Excel per iPad. Ecco fatto.

  • Il componente aggiuntivo di Wikipedia è disponibile in oltre 20 lingue.
  • Se stai cercando il modo più rapido per accedere al materiale di riferimento, non c'è strumento migliore di questo.
  • Per iniziare, accedi al sito e fai clic su "Aggiungi". Fatto e fatto.

5. Schede di Office

Lavorare con più documenti contemporaneamente è un po 'una seccatura in Microsoft Office. Devi andare avanti e indietro tra le diverse finestre per raccogliere e inserire informazioni in Word, Excel o PowerPoint.

Office Tabs ti consente di aprire tutti i documenti di cui hai bisogno contemporaneamente in un'unica finestra e visualizzare ogni documento come un file a schede. E funziona con tutte le edizioni di Microsoft Office dal 2003 in poi. Ci sono tre componenti nello strumento: Tabs for Word, Tabs for Excel e Tabs for PowerPoint, quindi puoi estrarre documenti da una qualsiasi di queste tre fonti per visualizzarli insieme.

Lo strumento ti consente di lavorare con tutti i file e poi chiuderli tutti con un clic (è comunque possibile chiuderli singolarmente, se necessario). Puoi anche salvare le modifiche in sospeso per tutti i documenti con un solo clic su "Salva tutto".

Solo alcune delle altre funzionalità includono:

  • La possibilità di personalizzare le tue schede utilizzando uno degli undici stili forniti;
  • Nomi di file interi (attualmente, se il nome del file è troppo lungo, verrà troncato; le schede di Office visualizzeranno il nome completo);
  • File di piccole dimensioni, quindi le prestazioni di Office non vengono rallentate in alcun modo; e
  • Molte scorciatoie.

Accedi al sito, dai un'occhiata in giro e scarica l'edizione base gratuita o l'edizione enterprise, che ovviamente offre funzionalità aggiuntive. Con una licenza utente permanente, ricevi anche aggiornamenti gratuiti e supporto per due anni. Troverai anche un tutorial sul sito.

6. Kutools per Outlook

Questo offre un numero enorme di funzionalità da utilizzare con Outlook progettate per semplificare la gestione della posta elettronica e farti risparmiare così tanto tempo. Fondamentalmente, Kutools per Microsoft Outlook fornisce funzionalità per semplificare tutte le attività banali che devi eseguire ogni giorno, come ad esempio:

  • Creazione di risposte automatiche "fuori sede";
  • Creazione di personalizzazioni CC e BCC automatiche per gli inoltri;
  • Inoltro di più email contemporaneamente; e
  • Ordinamento della posta indesiderata con filtri migliori.

Con un solo clic puoi anche:

  • Cerca tutte le email da un mittente, un indirizzo email o un dominio;
  • Rispondi o inoltra più email contemporaneamente;
  • Elimina tutte le email da un mittente o con una riga dell'oggetto specifica;
  • Elimina email, nomi di contatti o indirizzi email duplicati; e
  • Blocca mittenti, oggetti o parole chiave del corpo.

Una licenza a vita ti darà anche aggiornamenti gratuiti e supporto per due anni. Più licenze sono disponibili con prezzi scontati.

Se la posta elettronica occupa gran parte della giornata lavorativa, è necessario questo strumento.

7. Follow-up tramite posta elettronica

Questo è un altro strumento aggiuntivo molto semplice per Outlook. Se l'email è una parte importante del tuo lavoro professionale, allora comprendi la frustrazione di inviare un'e-mail, aspettarti una risposta e poi non riceverne una, o addirittura dimenticare che hai inviato quell'e-mail e avevi bisogno di una risposta. È una cosa facile da dimenticare quando sei impegnato. E il mancato follow-up può influire sulla produttività lungo la strada, quando ti rendi conto che non puoi andare avanti senza quella risposta.

Il follow-up tramite posta elettronica farà in modo che tu non dimentichi mai quella risposta necessaria. Quando invii la tua email, puoi programmare un promemoria per inviare un'e-mail di follow-up. Se ricevi la risposta, o anche una telefonata, prima della data del calendario impostata, elimina semplicemente il promemoria di follow-up dal calendario. È semplice, semplificato e ti farà risparmiare tempo nel controllare e ricontrollare le email inviate per vedere quando hai inviato messaggi e a chi sono stati inviati.