9 modi semplici per tenere traccia del tempo dei dipendenti

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Ask The Entrepreneurs è una serie regolare in cui ai membri di coloro che sono coinvolti nel Young Entrepreneur Council viene posta un'unica domanda che mira ad aiutare i lettori di Lifehack a migliorare la propria vita, sia in un'area di gestione, comunicazione, affari o vita in generale.

Ecco la domanda posta in questa edizione:

Qual è il tuo strumento preferito per monitorare il tempo di dipendenti / appaltatori e perché? (Se è il tuo strumento, ti preghiamo di chiarirlo nella risposta.)

Usiamo eBillity (www.ebillity.com) come un'app (può anche essere utilizzata come software "autonomo"). Lo adoriamo per le sue ottime caratteristiche e la facilità d'uso. Si sincronizza perfettamente con QuickBooks (www.quickbooks.intuit.com), sia QB Premier che QB Enterprise. Puoi limitare le tariffe / i clienti che i fornitori invitati possono vedere. I loro ottimi rapporti possono essere esportati in Excel o come PDF e lo strumento di immissione dell'orario settimanale mostra l'intera settimana inserita.

2. FreshBooks

FreshBooks (www.freshbooks.com) semplifica il monitoraggio delle ore di lavoro degli appaltatori. L'azienda ha circa 10 anni e ha risolto tutti i problemi per creare una semplice interfaccia utente. Due caratteristiche lo rendono un must. Innanzitutto, gli appaltatori possono fatturare direttamente da FreshBooks, il che mi dà conforto che non si è verificato un errore durante l'inserimento manuale. In secondo luogo, il prodotto è disponibile sulla maggior parte delle piattaforme, il che facilita il monitoraggio.

3. iDoneThis

iDoneThis (idonethis.com) aiuta il nostro team a pianificare i progetti, vedere esattamente chi sta facendo cosa e registrare i nostri progressi come team. In questo modo, possiamo tutti monitorare cosa sta succedendo, invece di sapere solo "il capo", il che aiuta l'efficienza e il lavoro di squadra.

Abbiamo un programma totalmente flessibile e nessuna politica sulle ferie in Greatist perché ci fidiamo completamente l'uno dell'altro per portare a termine il nostro lavoro. Lavoriamo straordinariamente duramente, ma riconosciamo anche l'equilibrio dell'andare in palestra e fare delle pause. Sappiamo che dormire a sufficienza ci rende migliori nel nostro lavoro!

Siamo una società di software per computer e lo consiglio solo ad altre società di software di piccole e medie dimensioni. Gestiamo tutte le nostre attività software in JIRA (www.atlassian.com/software/jira/overview) e il plug-in "Tempo" consente il reporting del tempo per tutte le nostre attività di sviluppo software. Ho un pacchetto da 10 utenti, quindi tutti i miei appaltatori utilizzano il sistema sia per i loro elenchi di attività che per il monitoraggio del tempo. È ospitato, poco costoso e personalizzabile.

6. Produttività

Mi piace misurare la produttività, non il tempo. Non voglio costringere i miei appaltatori a fornirmi acquisizioni dello schermo, tuttavia, mi aspetto aggiornamenti regolari. Se non stanno lavorando al ritmo che mi aspetto, lo comunicherò in anticipo, invece di arrabbiarmi.

7. ClientSpot

ClientSpot (www.myclientspot.com) è stato un ottimo strumento per risolvere questo problema. Fa tutto ciò di cui abbiamo bisogno per un prezzo molto ragionevole. La chiave per noi era tenere traccia del tempo sui progetti e farlo in modo conveniente, e questo ha funzionato!

oDesk è un vecchio, ma un tesoro (www.odesk.com). Lo usiamo per tutto il nostro team o quando dobbiamo assumere per progetti speciali. È noto per un motivo e vale la pena investire.

Il mio strumento preferito per monitorare il tempo dei dipendenti / appaltatori è TimeFox (www.functionfox.com/products.aspx): un software di gestione dei progetti di alta qualità che utilizza azioni e scadenze come modo per visualizzare e tenere traccia degli incarichi dei tuoi dipendenti e date di scadenza.

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Ultimo aggiornamento il 17 dicembre 2020

Rendi felici tutti in ufficio installando questo

Fondatore e CEO di Lifehack Leggi il profilo completo

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Ammettiamolo, per quanto positivo e ottimista sia il tuo ambiente d'ufficio, i tuoi dipendenti continueranno a soffrire di stress di tanto in tanto. Questi stress possono derivare da una miriade di fonti, tra cui: superlavoro, pressione sulle scadenze e mancanza di pause adeguate.

Ad esempio, il tuo team di vendita potrebbe essere vicino alla fine del trimestre e si impegna a fornire i migliori risultati possibili. Sebbene questo sia un obiettivo degno, i membri del team corrono il rischio di spingersi troppo oltre e di lasciarsi privi di energia e pieni di tensione.

È in momenti come questi che tutti i tuoi dipendenti possono essere influenzati negativamente.

Non è una novità che lo stress possa ridurre la produttività o addirittura la qualità del lavoro

Uno dei sintomi dello stress è che può portare a una minore produttività. Ciò significa che se molti (o tutti) i tuoi dipendenti iniziano a mostrare segni di stress, puoi essere certo che la produttività complessiva della tua azienda ne risentirà.

Se ti rendi conto che i tuoi dipendenti soffrono di stress, allora è il momento di intraprendere un'azione per ridurre o eliminare questo peso. Un ottimo modo per farlo è presentare ai tuoi dipendenti i benefici positivi della meditazione. La ricerca mostra che le persone che meditano regolarmente potrebbero sperimentare i seguenti benefici:

  • Una maggiore capacità di concentrazione.
  • Un miglioramento della memoria.
  • Meno fatica.
  • Un aumento della percezione.
  • Una riduzione dello stress. [1]

Queste sono solo una piccola selezione dei benefici che la meditazione può offrire, ed è perfettamente logico che la meditazione sia un ottimo strumento per migliorare le prestazioni dei dipendenti. (E a sua volta, un aumento delle prestazioni complessive della tua azienda.)

Immagina per un momento che i tuoi dipendenti si prendano una pausa giornaliera di 5-10 minuti dal loro lavoro per praticare la meditazione. Non solo loro e la tua azienda vedrebbero un aumento della produttività, ma i tuoi dipendenti migliorerebbero anche la loro autodisciplina. Inoltre troverebbero più facile mantenere una mentalità positiva. [2]

Che cos'è esattamente l'app "Stop, Breathe & Think"?

Si spera di averti dato ragioni sufficienti per accendere il tuo interesse nel rendere la meditazione regolare parte del tuo ambiente d'ufficio. Ora potresti pensare: "Qual è il prossimo? Come posso presentare la meditazione ai miei dipendenti? "

Bene, qui a Lifehack, ci siamo imbattuti in una fantastica app chiamata Stop, Breathe & Think. Riteniamo che l'app sia il modo ideale per avviare sessioni di meditazione regolari in un ambiente d'ufficio.

Sebbene l'app sia disponibile come download per Android o iOS, questi sono principalmente per utenti personali. Quando si tratta di meditazione in ufficio, Stop, Breathe & Think è disponibile come pratico plug-in Slack.

Una volta attivato sul tuo account Slack, Stop, Breathe & Think consentirà a individui o gruppi di programmare attività di consapevolezza. Queste attività includono:

  • Brevi pause per facilitare il recupero della mente e del corpo.
  • Esercizi di respirazione per condizionare pensieri, emozioni e reazioni.
  • Meditazioni personalizzate per contribuire a portare pace e armonia generali.

In che modo l'app aiuterà i tuoi dipendenti a diventare più produttivi

Con l'enorme peso della ricerca che mostra i benefici della meditazione, il plug-in Slack è il modo perfetto per aiutare i tuoi dipendenti a iniziare con questa abitudine positiva.

Diamo ora un'occhiata ad alcune delle fantastiche funzioni offerte dall'app.

Gli utenti dell'app possono apprendere le basi della meditazione e provare diversi tipi.

Scegliendo come si sentono in quel momento, l'app guida gli utenti alla meditazione più adatta.

Le meditazioni sono programmate in modo che gli utenti possano rilassarsi completamente, sapendo che l'app li avviserà al termine del tempo di meditazione programmato.

L'app consente inoltre agli utenti di vedere come è andato il loro stato emotivo nel corso di una settimana, mese o oltre.

Passaggi illustrati divertenti e facili da seguire incoraggiano gli utenti a completare meditazioni regolari.

Un ambiente di ufficio sano può portare a prestazioni aziendali sane

Lo stress quotidiano del lavoro può spesso portare a un accumulo di ansia e tensione nei dipendenti. Questo può quindi avere un effetto a catena sul rendimento della tua azienda.

Fortunatamente, l'opposto: un ambiente di lavoro sano e ottimista può aumentare lo slancio e la produttività dei dipendenti. E questo naturalmente porta a un miglioramento delle prestazioni complessive per la tua azienda.

Con l'aiuto di Stop, Breathe & Think, la tua azienda non avrà bisogno di stanziare un budget elevato (e trovare tempo extra) per organizzare eventi ricreativi e altre attività per alleviare lo stress. Invece, l'app aiuterà senza sforzo i tuoi dipendenti a essere più calmi, più felici e più motivati.