9 semplici modi per delegare attività e ottenere di più

John Hall è il co-fondatore e presidente di Calendar, un'app leader per la pianificazione e la produttività che cambierà il modo in cui gestiamo e investiamo il nostro tempo. Leggi il profilo completo

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Raramente un vero risultato è il lavoro di una sola persona. Se non puoi delegare le attività in modo efficace, farai fatica a portare a termine le cose che ti interessano.

La delega è disponibile in molti colori. Mettere insieme una tabella dei compiti per i tuoi figli è una forma di delega. Quindi sta chiedendo al tuo collega di aiutarti a mettere insieme una presentazione.

Ciò che è importante rendersi conto è che, nelle parole dell'ex senatore degli Stati Uniti Byron Dorgan, "Puoi delegare l'autorità, ma non puoi delegare la responsabilità" [1]. In altre parole, puoi chiedere a qualcun altro di completare un'attività per te, ma non puoi rivendicare l'innocenza se non viene eseguita.

Delegare le attività è facile. Farlo in un modo che assicuri che vengano effettivamente svolti richiede pratica. Ecco come delegare le attività in modo efficace:

1. Chiedi prima

Sai cosa c'è nella tua lista di cose da fare. A meno che tu non lo chieda, non puoi sapere cosa c'è su qualcun altro.

Chiedere a qualcuno se può assumersi un compito non garantisce solo che ne abbia il tempo. Anche leggere le capacità di qualcuno prima di fare la tua richiesta mostra rispetto. Se i tuoi delegati non si sentono rispettati, non faranno del loro meglio, ammesso che facciano proprio il lavoro.

Come per la maggior parte delle cose nella vita, il diavolo della delega sta nei dettagli. Non chiedere semplicemente a qualcuno se può assumersi il compito. Dato abbastanza tempo e risorse, chiunque è in grado di realizzare quasi tutto.

Nella tua richiesta, includi:

  • Una scadenza per il completamento del progetto, nonché eventuali date di scadenza annidate.
  • Una descrizione del progetto: qualsiasi ambiguità potrebbe essere interpretata in modo sbagliato.
  • Un elenco di aspettative, ad esempio quanto tempo vorresti che la persona dedicasse al progetto.
  • Risorse e punti di contatto pertinenti. Ricorda, la maggior parte dei progetti coinvolgerà più persone.

2. Rendi la fiducia un must

Quanta fiducia hai nel fatto che questa persona porti a termine il compito? A meno che tu non abbia assolutamente fiducia in loro che verranno per te, allora non delegare loro il lavoro.

Trova qualcuno di cui ti fidi che si incarichi o dividi una parte del progetto che sai che saranno in grado di affrontare. Se nessuna di queste è una buona opzione, potresti dover completare l'attività da solo.

3. Fornisci loro le risorse di cui hanno bisogno

Di quali strumenti ha bisogno il tuo delegato per portare a termine il compito che gli hai assegnato? Se non fornisci loro le cose di cui hanno bisogno, non puoi biasimarli per non essere venuti per te.

Le risorse possono essere variate. Pensa a:

Risorse finanziarie

L'attività che stai delegando richiede l'acquisto di qualcosa? In tal caso, assicurati di dare al tuo compagno di squadra i soldi di cui ha bisogno per acquistarlo.

Risorse umane

Persone diverse sono brave in cose diverse. Se la persona a cui stai delegando il compito non possiede tutte le competenze necessarie, ha altre persone su cui fare affidamento?

Renditi conto che anche tu, la persona che assegna loro il compito, rientri in questa categoria. Sarai disponibile per le domande non appena sorgono?

Risorse informative

Hai fornito al tuo delegato tutti i dettagli di cui ha bisogno per portare a termine l'attività? Per iscritto, metti insieme un elenco di istruzioni, aspettative e altre note di cui potrebbero aver bisogno.

Risorse pratiche e fisiche

A meno che non ti aspetti che la persona con cui lavori acquisti ogni singola cosa che il progetto comporterà, dovrai fornire alcune scorte.

Se chiedi a qualcuno di smistare una pila di scartoffie, gli hai consegnato tutti i documenti? Se vuoi che rappresentino la tua azienda, hanno un'uniforme? Hanno una scrivania e uno spazio ufficio da cui lavorare?

4. Fornisci un incentivo

Quale motivazione ha il tuo delegato per fare un buon lavoro, figuriamoci per portare a termine il lavoro? In alcuni casi, il tuo rispetto e apprezzamento potrebbero essere sufficienti. In altri casi, dovrai dare loro una sorta di remunerazione.

È importante allineare l'attività in questione alla ricompensa. Non compreresti a qualcuno una BMW nuova di zecca perché hanno lavato i piatti per te. Allo stesso modo, non puoi aspettarti che uno sviluppatore dedichi dozzine di ore a creare la tua app per un misero $ 50.

In caso di dubbio, chiedi. Che tipo di compenso si aspetta la persona a cui stai delegando il compito?

Se non sei d'accordo con la loro risposta, va bene. Ma dovrai raggiungere una sorta di via di mezzo se vuoi mantenere un buon rapporto di lavoro con questa persona.

5. Lascia i dettagli a loro

Niente uccide la motivazione e la fiducia come la microgestione. In un sondaggio condotto dalla società di assunzione di personale Accountemps, più di due terzi degli intervistati ha affermato che ha danneggiato il loro morale [2].

Se ti aspetti che qualcosa venga fatto in un certo modo, descrivilo nel brief del progetto. Se non riesci a spiegare esattamente cosa hai in mente, potresti fare meglio a farlo da solo.

Se puoi spiegare per iscritto quello che stai cercando e il tuo compagno di squadra dice di aver capito, affidati a lui per farlo. Non essere un guidatore sul sedile posteriore una volta iniziato il lavoro.

6. Suddividi i compiti grandi in quelli più piccoli

Delegare non significa chiedere a qualcun altro di fare tutto per te; si tratta di esternalizzare le aree al di fuori della tua esperienza o dei limiti di tempo.

Per suddividere i progetti principali, pensa prima al quadro generale: qual è il tuo obiettivo? Come dovrebbe essere il prodotto finale?

Quindi, prendi un pezzo di carta. Traccia i passaggi chiave necessari per arrivarci. Obiettivo per 3-15 passaggi.

Considera l'ordine in cui questi passaggi dovrebbero essere completati. A volte, questo sarà ovvio: un post sul blog non può essere modificato prima di essere scritto, ad esempio. Altre volte, non è così: dovresti iniziare prima un antipasto veloce o dare la priorità a mettere quella casseruola nel forno, sapendo che dovrà cuocere per almeno un'ora?