9 suggerimenti sulla gestione del multitasking che miglioreranno la tua produttività

Il fondatore di Groundswell Digital Marketing, aiuta gli imprenditori a far crescere le loro attività attraverso il content marketing fatto per te. Leggi il profilo completo

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Quando hai fame di crescere, espandersi e bere profondamente della vita, vuoi essere il più produttivo possibile. E con così tante scelte su come bere profondamente la vita, possiamo aggiungere molto al nostro piatto. Entra nella gestione multitasking che migliorerà la tua produttività.

Inizia, abbastanza innocentemente, con un'azione ispirata e la volontà di realizzare, costruire e realizzare ciò che abbiamo nel cuore o nella mente per creare. Ma se non stiamo attenti, si trasforma rapidamente nell'essere sepolti nel lavoro e nei risultati ritardati piuttosto che nella produttività che pensavamo di creare.

Chiariamo cosa intendiamo per multitasking prima di entrare nei suggerimenti su come migliorare la tua produttività. La gestione di più attività contemporaneamente riduce effettivamente la produttività. E la tua ricerca per essere più produttivo dipenderà dalla tua capacità di concentrarti sul compito da svolgere. Per distogliere la tua attenzione dall'attività in questione ci vorrà solo più tempo.

In The One Thing del miliardario Gary Keller, dice

"Il successo straordinario è sequenziale, non simultaneo."

Devi concentrarti sulle poche attività vitali, non sulle tante banali, che ti porteranno al tuo obiettivo.

Quindi siamo d'accordo sul fatto che per "multitasking" intendiamo le molte attività che devi svolgere, non eseguirle contemporaneamente. Questo articolo spiega come gestiamo le numerose attività che dobbiamo svolgere in modo tale da migliorare la nostra produttività sia in termini di quantità che di qualità in modo da poter vivere la vita che abbiamo immaginato di vivere.

1. Modifica le tue aspettative

Ho scoperto che più progetti intraprendo, più attività devo gestire. Sembra ovvio ma è una distinzione fondamentale. La maggior parte delle persone si assume troppo e ha aspettative impossibili di poter portare a termine tutto.

Con ogni progetto vengono forniti più dettagli di quanto possiamo prevedere. Se non stai attento, affronterai troppi progetti che ti seppelliscono in attività che non hai speranza di gestire.

L'ho fatto un sacco quando avevo vent'anni. Era emozionante sognare tutto quello che volevo. Mi dilettavo in una manciata di idee e poi passavo alla successiva quando non vedevo i risultati che volevo. Dall'esterno, poteva sembrare che fossi "multitasking", ma non stavo arrivando dove volevo andare.

Lo svantaggio di dilettarmi con tutte queste idee era che ho iniziato a vedere me stesso come qualcuno che non poteva produrre un risultato. Ti erode la fiducia quando intraprendi un sacco di progetti e poi non puoi spostare nessuno di loro nel posto che avevi in ​​mente per portarli.

Quindi questo primo consiglio è importante perché influirà sulla tua capacità di gestire qualsiasi altra attività tu scelga di mettere nel piatto. Scegli con saggezza.

2. Scegli saggiamente

Non puoi fare tutto. Lo sai. Ma qual è la soglia di ciò che puoi fare? È molto meno di quanto pensi, il che significa che devi scegliere con saggezza i compiti che svolgi per produrre il massimo che puoi nel tempo che dedichi.

Quando ho avviato la mia agenzia di marketing, ho dovuto svolgere la maggior parte delle attività. E man mano che i nostri clienti crescevano, aumentavano anche i compiti che dovevo gestire. Ho aspettato più a lungo di quanto avrei dovuto per trovare aiuto e questo mi è costato una perdita di crescita durante il tempo in cui ho tenuto tutti i compiti. Ha anche causato stress che ha influito sulla mia capacità di concentrarmi e di presentarmi come la migliore versione di me stesso. Dovevo trovare i pochi compiti vitali che avrebbero fatto crescere la mia azienda. Ho dovuto scegliere con saggezza su cosa dedicare il mio tempo.

Dopo aver scelto le poche attività vitali che gestirai, dovrai accontentarti di lasciare che le altre attività vengano svolte o affidarle a qualcun altro.

3. Esternalizzare

Concentrandosi su pochi vitali, la mia azienda ha ricominciato a crescere e mi sono ritrovato sommerso da più attività di quante ne potessi gestire. Questa è la natura del successo.

Man mano che cresce la tua produttività, cresce anche la tua lista di cose da fare. Era chiaro che non potevo fare più cose contemporaneamente per uscire da questo e continuare a crescere. Così ho iniziato a creare il mio team di appaltatori a cui avrei potuto esternalizzare il mio crescente elenco di dettagli.

Questo è un suggerimento importante perché molti di noi non chiedono mai aiuto. Se lavoriamo per qualcun altro, è facile pensare di essere un giocatore di squadra migliore se possiamo dimostrare che possiamo fare tutto.

Se sei il proprietario della tua attività, è facile pensare di non poterti permettere l'aiuto di cui hai bisogno. E così, veniamo seppelliti nei dettagli e leggiamo articoli sul multitasking, sperando che forniscano alcune risposte o sollievo su come possiamo fare di più nel nostro programma già sovraccarico.

Delegare ed esternalizzare a buoni appaltatori è diventato molto più facile poiché sempre più persone di talento entrano nella gig economy. Nella mia azienda, utilizziamo Upwork.com quotidianamente. Abbiamo anche utilizzato Fiverr.com e le numerose risorse disponibili nel marketplace di Envato. Al giorno d'oggi, non devi fare tutto da solo. C'è un intero ecosistema a cui puoi esternalizzare e costa molto meno di quanto pensi.

Inoltre, ti costa molto di più in perdita di produttività assumerti tutto e non affidarti all'esterno. Con l'outsourcing, puoi concentrarti nuovamente sulla gestione dell'elenco delle attività vitali che spostano l'ago verso il risultato desiderato.

4. Gestione elenchi

Ho sempre portato i miei oggetti d'azione nella mia testa, fino a quando non erano così pieni che ho dovuto scriverli sulle pagine del mio diario o nei foglietti adesivi nelle vicinanze. Ma quelle idee e cose da fare si sono perse nel tempo costringendomi a reagire a qualunque cosa si presentasse ai miei tempi. Reagire non è un ottimo posto da cui produrre.

Avevo bisogno di un modo migliore per gestire il mio elenco crescente di attività in modo che fossero tutte in un unico posto. La mia agenzia utilizzava Trello per gestire i progetti dei nostri clienti, quindi ho deciso di provarlo per ospitare il mio elenco di cose da fare.

Trello funziona bene perché è flessibile. Puoi creare ciò che chiamano "Board". Abbiamo una bacheca Trello per i nostri clienti di livello 1 e una bacheca separata per i nostri clienti di livello 2. Abbiamo una bacheca Trello per tutti i nostri Lead e una bacheca Trello per le operazioni. Ho anche creato una bacheca per il mio elenco di cose da fare.

All'interno di una bacheca, crei "Liste". Alcuni membri del mio team creano elenchi per attività intorno al livello di priorità come "Priorità alta", "Priorità media" e "Priorità bassa".

Ho scoperto che ciò che funzionava meglio per me era creare elenchi in base al tempo. I miei elenchi sono etichettati "Oggi", "Questa settimana", "Questo mese", "Questo trimestre", "Quest'anno" e "Il futuro". Sposto prodotti e attività all'interno e all'esterno di questi elenchi diversi in base a quando devo concentrarmi su di essi.

Ho anche creato un elenco nella mia bacheca che dice "Brain Dump" dove posso aprire rapidamente la mia app Trello, aprire quella bacheca e scaricare rapidamente idee o cose da fare e quindi trascinarle nell'elenco appropriato in seguito.

All'interno degli elenchi, puoi creare "Carte". Le carte ti consentono di creare elenchi di controllo, date di scadenza, descrizioni e commenti. Puoi taggare i membri del team e aggiungere etichette con codice colore. Anche se non utilizzo tutte queste funzionalità nelle schede, trovo che mi consenta di organizzare i miei pensieri su un'attività particolare e continuare ad aggiungere man mano che vengono fuori altre idee o elementi per tale attività.

Avere un unico luogo in cui raccogliere, organizzare e gestire tutte le tue idee e cose da fare è fondamentale se desideri gestire più attività.

Mentre gestisci il tuo elenco di cose da fare, vedrai attività simili che puoi raggruppare e mettere fine in un "batch".

5. Batching

Nei primi mesi del mio avvio, facevo sempre tutto. Stavo solo cercando di capire tutti i pezzi in movimento e rispondere a ciò che era urgente. Ma man mano che il lavoro si accumulava, ho scoperto che certi tipi di lavoro richiedevano certi tipi di concentrazione ed energia. Rispondere alle e-mail era diverso dalla creazione di post social significativi e l'aggiornamento delle schede Trello era diverso dal prendere tempo per la visione e la pianificazione.

Immettere il batch. Il raggruppamento raggruppava attività simili in un lasso di tempo ridotto che mi ha permesso di fare di più su quei particolari tipi di attività utilizzando l'energia richiesta da tali attività.

La mia azienda svolge attività di content marketing su misura per te in cui intervistiamo i nostri clienti per i loro podcast. Ogni intervista che facciamo ha un'intera lista di controllo delle attività da completare.

All'inizio registravo un'intervista con un cliente per il suo podcast. Non appena l'intervista era finita, mi alzavo dal computer e me ne andavo solo per ottenere energia diversa, lasciando il titolo dell'episodio, la descrizione che abbiamo usato per il loro canale YouTube e aggiornando la nostra lista di Trello per dopo.

Ci è voluto molto più tempo per tornare a quei compiti, dover ricordare ciò di cui avevamo parlato e tornare nello stato d'animo per completare quell'episodio. Quindi, ho iniziato a raggruppare tutte quelle attività alla fine dell'intervista. Non solo il lavoro veniva svolto più velocemente, ma mi sentivo più leggero non portando in giro tutte le attività annullate nella mia testa.

Il batch è una pratica potente. Puoi iniziare semplicemente raggruppando un tipo di attività con un'altra. Prendila con calma. Guarda come ci si sente. Giocaci. L'obiettivo è aumentare la produzione e ridurre al minimo le interruzioni

6. Gestione delle interruzioni

Le interruzioni sono uno dei maggiori killer della produttività. Il multitasking non può competere con interruzioni costanti e le comunicazioni possono essere uno dei principali responsabili di questa perdita di produttività. Questo vale sia che tu lavori in un ufficio con altri, a casa da solo o se hai un team virtuale.

Man mano che il nostro team virtuale cresceva, dovevamo trovare modi per comunicare quotidianamente su progetti, realizzazione e idee. Parla di essere stato allontanato dalla produttività. Passerei da un'ora a due ore al giorno solo a rispondere alle comunicazioni tramite e-mail, testo, WhatsApp, Facebook Messenger, Trello, Voxer e Slack.

Abbiamo aggiunto strumenti come Slack e Trello per semplificare la comunicazione, ma mi sono ritrovato coinvolto in thread di chat ogni ora con notifiche che illuminano il mio telefono. Rendendomi conto che non potevo concentrarmi sui pochi vitali se fossi costantemente trascinato nelle erbacce della mia attività, ho dovuto creare alcuni limiti per me stesso e con il mio team su come e quando avrei utilizzato questi strumenti di comunicazione.

Stabilisci dei limiti con le persone nella tua vita facendo loro sapere quando sei disponibile e quando risponderai alle loro comunicazioni. Disattiva le notifiche push sul tuo telefono o imposta il telefono in modalità aereo durante i periodi produttivi. Non è necessario che tu sia irraggiungibile tutto il giorno. Hai solo bisogno di proteggere la tua attenzione durante le attività che lo richiedono.

7. Prepara

Uno degli hack che mi ha permesso di raggruppare tutto il lavoro alla fine di un colloquio con un cliente è stato avere tutti gli strumenti e le schede aperte sul mio computer di cui avevo bisogno per completare rapidamente le attività. Con il senno di poi sembra ovvio, ma a volte, quando siamo sepolti in tutti i compiti che stiamo cercando di gestire, ci spostiamo da un compito all'altro a un ritmo frenetico e non lasciamo il tempo di preparare gli strumenti, il nostro spazio o il nostro menti per il lavoro che stiamo per intraprendere.

La preparazione di un paio di minuti in più mi ha permesso di risparmiare facilmente venti minuti di pulizia come facevo prima.

Se hai intenzione di gestire più attività, prepararti per tali attività in anticipo semplificherà l'efficienza e di conseguenza aumenterà la produttività.

8. Nutrizione

In un precedente articolo che ho scritto su Lifehack, ho parlato dell'importanza della nutrizione per il miglioramento della memoria. Allo stesso modo, l'alimentazione può influire sulle prestazioni e sulla produttività.

Man mano che la mia startup cresceva e il mio tempo si stringeva, mi sono ritrovato a bere più caffè, a mangiare spuntini malsani e cibi meno nutrienti. Mi sono anche ritrovato a iniziare l'happy hour prima solo per nascondermi da tutti i dettagli nella mia testa.

Nel corso del tempo, il mio corpo è stato annodato. Il mio programma di sonno era spento e la mia concentrazione era incostante. Il semplice fatto di abbandonare il caffè, l'happy hour e preparare i pasti in modo più proattivo mi ha riportato nel mio corpo e nella mia mente, il che mi ha aiutato a essere più presente alle attività che dovevo gestire ogni giorno.