Cinque cose importanti da considerare prima di inviare l'email di lavoro

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Le email sono una parte importante della nostra giornata. Lavorare come professionista IT molto probabilmente significa che stai lavorando con un computer per la maggior parte della giornata. Le e-mail possono essere utili, ma possono anche essere oggetto di abuso ed essere una distrazione per essere produttivi. Prima di inviare un'e-mail, ci sono alcune cose che dovresti considerare.

È necessario inviare l'e-mail?

La prima cosa che penso dovremmo considerare è se l'email deve essere inviata in primo luogo. Trascorri molto tempo al lavoro leggendo e scrivendo email che non sono poi così utili. Il fatto è che la posta elettronica è solo uno dei metodi di comunicazione che possiamo utilizzare quando abbiamo a che fare con gli altri. Ha i suoi vantaggi, ma ci sono anche alcuni aspetti negativi.

L'email è utile se hai bisogno di qualcosa scritto o se è necessario intraprendere un'azione. La maggior parte delle volte, tuttavia, è abusata. Le email sono troppo lunghe, non hanno senso e vengono inviate a troppe persone. Prima di inviare l'email, valuta se esiste un modo migliore per trasmettere le informazioni.

Potresti chiamare la persona a cui stai inviando un'email per discuterne? Spesso una discussione di 15 minuti è più vantaggiosa (e più efficiente) di parecchie email avanti e indietro. Sono nello stesso ufficio come te? Puoi avvicinarti e vederli? Sia la chiamata che una conversazione di persona possono essere più adatte delle e-mail in molte situazioni.

L'email è troppo lunga?

I professionisti IT tendono ad essere molto attenti ai dettagli. Vogliamo elencare tutti i dettagli, la spiegazione, il ragionamento e la ricerca. Pensiamo che questo aiuterà. In realtà, probabilmente peggiora le cose.

Le email sono spesso molto più lunghe del necessario. Ricorda che altre persone hanno bisogno di leggere questo. L'email dovrebbe avere un punto e dovrebbe essere breve. Poche frasi sono tutto ciò di cui hai bisogno per far capire il tuo punto. Più a lungo e dovrebbe essere utilizzato un altro metodo di comunicazione. Se deve contenere informazioni dettagliate, creare un file separato e inserire una descrizione nell'e-mail (e fornire loro il file separatamente). Non allungare troppo l'email. Riceverai meno risposte e a nessuno piace leggere email lunghe.

Esiste un modo migliore per inviare allegati?

Se invii allegati tramite posta elettronica, ci sono alcune cose da considerare. La dimensione è una preoccupazione. Le e-mail con allegati possono sommarsi rapidamente e possono davvero aumentare le dimensioni della tua casella di posta. Certo, oggigiorno l'archiviazione è piuttosto economica, ma alcune aziende impongono limiti di dimensione alle loro cassette postali. Ciò significa che dovresti prestare maggiore attenzione alle email di grandi dimensioni o alle email con allegati.

Il controllo delle versioni è un'altra preoccupazione. L'invio di file tramite posta elettronica può comportare la disponibilità di molte copie del file in molti luoghi. Se è qualcosa su cui stanno lavorando più persone, questo può sfuggire al controllo abbastanza rapidamente. Un posto migliore per archiviarlo sarebbe su un sistema di gestione dei documenti (come SharePoint). Molti altri sistemi sono stati creati esclusivamente per questo scopo. In questo modo, esiste una versione del documento, che conserva anche la cronologia delle revisioni e delle modifiche. Mantiene anche la tua casella di posta più piccola!

Qual è lo scopo dell'email?

Prima di inviare l'email, dovresti fare un passo indietro e rispondere a questa domanda: qual è lo scopo di questa email? Qual è lo scopo? Stai riassumendo una discussione, riferendo i progressi o chiedendo un'azione? Essere in grado di rispondere a questo ti consentirà di creare un'email più efficace quando la scrivi.

Troppe email si perdono su questo punto e in realtà non hanno uno scopo. Se non ha uno scopo, non è un'e-mail efficace e il tuo pubblico non riceverà ciò di cui ha bisogno da esso. Se stai chiedendo un'azione ma in realtà non lo chiarisci, non otterrai nemmeno la risposta di cui hai bisogno.

Ha una firma e i dettagli di contatto?

Le firme e-mail sono, a mio parere, una delle considerazioni più importanti per un'e-mail. C'è un po 'di testo in fondo con il tuo nome, titolo e dettagli di contatto. Prima di inviare un'e-mail, controlla di averne una in fondo. Contiene tutti i dettagli importanti? Le persone sono in grado di contattarti facilmente utilizzando queste informazioni se hanno domande o commenti?

L'utilizzo di una firma di posta elettronica è un ottimo modo per entrare in contatto con qualcuno. Certo, alcune aziende potrebbero avere rubriche, ma per utilizzarle, spesso devi cercare il nome di qualcuno e fare clic alcune volte. Se i tuoi dati sono nell'e-mail, le persone possono semplicemente comporre il numero. Questo è importante anche in futuro, se l'email è più vecchia e qualcuno ha delle domande, i tuoi dati sono ancora lì e può ancora contattarti utilizzando quelli.

Penso che se prendi in considerazione questi cinque punti prima di inviare un'e-mail, scoprirai che le e-mail che invii sono più efficaci e ottengono una risposta migliore dagli altri. Quali altre considerazioni hai?

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Ultimo aggiornamento il 17 dicembre 2020

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Ammettiamolo, per quanto positivo e ottimista sia il tuo ambiente d'ufficio, i tuoi dipendenti continueranno a soffrire di stress di tanto in tanto. Questi stress possono derivare da una miriade di fonti, tra cui: superlavoro, pressione sulle scadenze e mancanza di pause adeguate.

Ad esempio, il tuo team di vendita potrebbe essere vicino alla fine del trimestre e si impegna a fornire i migliori risultati possibili. Sebbene questo sia un obiettivo degno, i membri del team corrono il rischio di spingersi troppo oltre e di lasciarsi privi di energia e pieni di tensione.

È in momenti come questi che tutti i tuoi dipendenti possono essere influenzati negativamente.

Non è una novità che lo stress possa ridurre la produttività o addirittura la qualità del lavoro

Uno dei sintomi dello stress è che può portare a una minore produttività. Ciò significa che se molti (o tutti) i tuoi dipendenti iniziano a mostrare segni di stress, puoi essere certo che la produttività complessiva della tua azienda ne risentirà.

Se ti rendi conto che i tuoi dipendenti soffrono di stress, allora è il momento di intraprendere un'azione per ridurre o eliminare questo peso. Un ottimo modo per farlo è presentare ai tuoi dipendenti i benefici positivi della meditazione. La ricerca mostra che le persone che meditano regolarmente potrebbero sperimentare i seguenti benefici:

  • Una maggiore capacità di concentrazione.
  • Un miglioramento della memoria.
  • Meno fatica.
  • Un aumento della percezione.
  • Una riduzione dello stress. [1]

Queste sono solo una piccola selezione dei benefici che la meditazione può offrire, ed è perfettamente logico che la meditazione sia un ottimo strumento per migliorare le prestazioni dei dipendenti. (E a sua volta, un aumento delle prestazioni complessive della tua azienda.)

Immagina per un momento che i tuoi dipendenti si prendano una pausa giornaliera di 5-10 minuti dal loro lavoro per praticare la meditazione. Non solo loro e la tua azienda vedrebbero un aumento della produttività, ma i tuoi dipendenti migliorerebbero anche la loro autodisciplina. Inoltre troverebbero più facile mantenere una mentalità positiva. [2]

Che cos'è esattamente l'app "Stop, Breathe & Think"?

Si spera di averti dato ragioni sufficienti per accendere il tuo interesse nel rendere la meditazione regolare parte del tuo ambiente d'ufficio. Ora potresti pensare: "Qual è il prossimo? Come posso presentare la meditazione ai miei dipendenti? "

Bene, qui a Lifehack, ci siamo imbattuti in una fantastica app chiamata Stop, Breathe & Think. Riteniamo che l'app sia il modo ideale per avviare sessioni di meditazione regolari in un ambiente d'ufficio.

Sebbene l'app sia disponibile come download per Android o iOS, questi sono principalmente per utenti personali. Quando si tratta di meditazione in ufficio, Stop, Breathe & Think è disponibile come pratico plug-in Slack.

Una volta attivato sul tuo account Slack, Stop, Breathe & Think consentirà a individui o gruppi di programmare attività di consapevolezza. Queste attività includono:

  • Brevi pause per facilitare il recupero della mente e del corpo.
  • Esercizi di respirazione per condizionare pensieri, emozioni e reazioni.
  • Meditazioni personalizzate per contribuire a portare pace e armonia generali.

In che modo l'app aiuterà i tuoi dipendenti a diventare più produttivi