Cinque semplici ma efficaci suggerimenti per la gestione della posta

  • Condividi
  • Blocca
  • Tweet
  • Condividi
  • Email

Oggigiorno tutti ricevono troppe e-mail e passano troppo tempo a gestirle. Se ritieni di perdere troppo tempo con la posta elettronica, devi rivalutare il modo in cui gestisci. Ecco cinque semplici suggerimenti per aiutarti a riprendere il controllo della tua casella di posta in modo da poter fare cose più importanti (e divertenti).

1. Mantenerlo inferiore a sei frasi

A nessuno piace leggere email lunghe. Poiché sempre più persone controllano la posta elettronica su telefoni e tablet, devi essere sintetico con ciò che scrivi.

Cerca di essere breve utilizzando non più di sei frasi. Questo ti costringerà ad arrivare al punto. Se hai bisogno di più frasi, considera di chiamare la persona o di organizzare un incontro faccia a faccia per comunicare i tuoi pensieri.

2. Rendi la seconda priorità

Non essere schiavo della tua posta in arrivo. Se lo sei, qualcun altro ha il potere di quanto siano efficaci le tue giornate e questa è una ricetta per il disastro. Il problema con le persone che trattano la loro casella di posta come la loro lista di cose da fare è che le persone esterne hanno il controllo diretto su come passi la tua giornata e quale sarà il tuo carico di lavoro. Invece, dovresti essere tu ad avere il controllo.

Ecco un modo semplice per iniziare: non controllare la posta per prima cosa al mattino. Rendilo la seconda cosa, dopo aver svolto il tuo compito più importante.

Questo primo semplice passaggio ti consente di riprendere il controllo della tua giornata. Anche se l'email è molto importante per te, provalo. Se questo significa dopo aver posato controllare la tua posta entro mezz'ora, fallo. È tutto il tempo per svolgere un compito importante.

3. Non rispondere sempre immediatamente

L'email non è il mezzo migliore per questioni urgenti: è qui che le telefonate eccellono. Tuttavia, l'email è ottima per la corrispondenza in cui non è necessaria una risposta immediata.

È per questo che vuoi prendere l'abitudine di non rispondere sempre immediatamente alle email. L'idea è che tu non voglia condizionare gli altri che la posta elettronica sia un mezzo efficace per questioni urgenti. Se l'altra persona nota che rispondi sempre alle email entro dieci minuti, quella persona inizierà a presumere di poterti inviare un'email per questioni urgenti.

Vuoi evitarlo il più possibile. Sii sincero con le persone quando comunichi molto via e-mail. Dico sempre agli altri che riceveranno una risposta da me entro due giorni lavorativi. Se hanno bisogno di contattarmi per qualcosa di urgente, possono chiamarmi o scrivermi. Altrimenti, preferisco ricevere email.

4. Hotspot email

Se controlli costantemente la tua posta elettronica e la elabori non appena arrivano, stai perdendo molto tempo. Invece, dovresti controllare la tua posta elettronica in batch. Il raggruppamento delle attività è un modo efficace per elaborare e svolgere attività di natura simile. Ecco perché dovresti farlo così come parte del modo in cui gestisci le tue email. Ecco un semplice suggerimento per farlo:

Controlla le email a orari prestabiliti e trascorri non più di mezz'ora ogni volta.

Mi piace chiamare questo concetto "hotspot di posta elettronica": i momenti della giornata in cui elaborate le vostre email in batch. Ciò richiede di disattivare il programma di posta elettronica e di apprendere che è consentito elaborare le email a orari prestabiliti ogni giorno.

Queste linee guida sono flessibili a seconda del numero di email che ricevi. Se ricevi meno di trenta messaggi di posta elettronica al giorno, controllare la posta due volte al giorno dovrebbe essere sufficiente. In un tipico giorno dalle 9 alle 5, le 10:00 (hai un'ora per svolgere un'attività prima di controllare la posta) e le 15:00 sono ottimi momenti per farlo.

5. Toccalo una volta

Il principio "touch it once" dice che ogni elemento deve essere maneggiato una sola volta. Questo è particolarmente vero per le e-mail. Hai mai letto un'e-mail, pensato di rispondere, posticipata e hai dovuto rileggere l'email per capire di cosa si trattava? Succede al meglio di noi.

Farlo per un'e-mail va bene. E se dovessi farlo con venti email? Perderai molto tempo. È più efficace gestire le email mentre le leggi per la prima volta. Non lasciare che le email rimangano in giro "per dopo". Toccalo una volta. Leggi e decidi subito cosa farne. Se sono necessari meno di due minuti per rispondere, fallo subito.

Se devi rispondere ma per qualche motivo non puoi, metti l'email nella cartella delle bozze. Questa cartella conterrà tutte le email a cui hai iniziato a rispondere, ma che non hai ancora inviato. Quando ci torni, sai dove trovare la tua email e puoi rispondere prontamente.

  • Condividi
  • Blocca
  • Tweet
  • Condividi
  • Email

Leggi avanti

Altro di questo autore

Thanh Pham

Tendenze nella comunicazione

Altro di questo autore

Thanh Pham

Tendenze nella comunicazione

Leggi avanti

7 passaggi per prendere una decisione per il nuovo anno e mantenerla
Come sviluppare muscoli velocemente: 5 trucchi per fitness e nutrizione
30 migliori citazioni per ispirarti a non smettere mai di imparare
9 esempi stimolanti di mentalità di crescita da applicare nella tua vita

Ultimo aggiornamento il 18 dicembre 2020

In che modo viaggiare può migliorare drasticamente le tue capacità interpersonali

Vagabondo itinerante, scrittore e appassionato di cibo vegetale. Leggi il profilo completo

  • Condividi
  • Blocca
  • Tweet
  • Condividi
  • Email

Intrinsecamente, il viaggiatore esperto funge anche da farfalla sociale. Possono avviare una conversazione per capriccio e in qualche modo riescono a trovare un terreno comune con persone di ogni estrazione sociale.

Viaggiare da solo può aprirci e arricchire incredibilmente gli occhi, ma ci fornirà anche le abilità necessarie per avere successo. La comunicazione e le abilità interpersonali sono attributi che possono essere appresi e affinati. Queste abilità sono applicabili nella vita di tutti i giorni e possono essere tradotte in ambienti professionali.

Siamo intrinsecamente chiusi

Per la mia prima esperienza di viaggio solitario, ero appena arrivato a San Francisco per uno stage. Si è verificato un problema con il nostro treno e abbiamo dovuto passare a un nuovo treno al binario successivo. Un signore che aveva tenuto una conversazione educata ha deciso che ora era la sua missione aiutarmi a spostare le mie cose sul treno successivo.

Nonostante le buone intenzioni, ero sgomento. Non ero abituato alla gentilezza degli estranei, anzi pensavo che stesse cercando di derubarmi o peggio. La gentilezza è in qualche modo regionale. E crescendo nella zona di Tristate, ero stato condizionato ad essere estremamente scettico. L'interazione con estranei sembrava incredibilmente tabù.

È vergognoso ammetterlo, ma le abilità sociali sono cadute nel dimenticatoio. Ci siamo dimenticati di come parlarci. L'idea di avviare una conversazione con uno sconosciuto è al limite del terrificante. Ma ancora più terrificante, la mancanza di una comunicazione efficace porterà alla fine a una vita solitaria.

Mantenere viva la passione

Una volta un uomo molto saggio ha detto che prima di impegnarsi completamente con qualcuno, portalo in viaggio. Quest'uomo saggio è Bill Murray e dice la verità. Viaggiare può essere un periodo molto vulnerabile per molte volte, spesso può tirare fuori il peggio dalle persone.

Ma se sei in grado di superare gli inevitabili ostacoli che sorgeranno durante il tuo viaggio, è stato dimostrato che viaggiare rafforza le relazioni. [1] Offre a te stesso e al tuo partner l'opportunità di condividere un obiettivo comune.

Il semplice fatto di trovarsi in un ambiente diverso [2], libero da tutti i tuoi obblighi quotidiani che tendono a intralciarti, aiuterà a riaccendere il romanticismo e l'intimità. Darà a entrambi la possibilità di rivisitare alcune questioni che normalmente darebbero inizio a una discussione, in un ambiente romantico e sicuro.

Le coppie che viaggiano regolarmente insieme hanno riferito di avere una comunicazione più efficace tra loro rispetto a quelle che non lo fanno. [3]

Non vedrai mai il mondo allo stesso modo

La più grande epifania che si possa vivere mentre si immergono nello stile di vita dei viaggi è la consapevolezza che non tutti pensano come te. Non tutti vivono nello stesso modo in cui lo fai tu. Culture diverse ospitano filosofie e priorità diverse.

Respira, rilassati e divertiti

Crescendo in un luogo in cui i risultati sono attesi istantaneamente, non mi piaceva l'idea di aspettare. Voglio dire, qual è il problema? Ho effettuato l'ordine e lo voglio adesso. Chiaramente l'impazienza era spalmata su tutto il viso. Il server che ha preso il mio ordine mi ha chiesto in modo così innocente: "Perché sembri arrabbiato? Hai qualche momento in più per goderti la vita prima di ricevere il cibo. " Aveva così ragione. Perché mi stavo arrabbiando? Non avevo nessun posto dove essere. Così ho seguito il suo consiglio. Inspirai profondamente, assorbendo tutta la bellezza che mi circondava.

La pazienza è una virtù. E quando sei in viaggio, non hai altra scelta che essere paziente.

Impara a rotolare con i pugni