Come avviare la delega di attività in modo efficace (guida dettagliata)

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Tutti i manager e i leader devono padroneggiare l'arte del processo di delega. Capire come e quando allocare la responsabilità agli altri è essenziale per mantenere un alto livello di produttività, sia a livello personale che organizzativo. Anche la delega di compiti è essenziale per una leadership efficace.

Imparare a delegare significa costruire un team coeso ed efficace in grado di rispettare le scadenze. Inoltre, sapere quando e come delegare il lavoro ridurrà il carico di lavoro, migliorando così il tuo benessere sul lavoro e aumentando la tua soddisfazione sul lavoro. Sfortunatamente, molti leader non sono sicuri di come delegare correttamente o esitano a farlo.

In questa guida scoprirai cosa comporta realmente la delega, in che modo la delega delle attività avvantaggia il tuo team e come assegnare le attività in modo efficace.

Sommario

  1. L'importanza della delega
  2. Perché le persone temono di delegare compiti?
  3. La differenza tra delega e assegnazione
  4. Come delegare le attività in modo efficace
  5. Conclusione
  6. Altri suggerimenti per una leadership produttiva

L'importanza della delega

Un buon leader sa come delegare. Quando deleghi parte del tuo lavoro, liberi il tuo tempo e ottieni di più su base giornaliera.

Una delega efficace promuove anche la produttività e una buona gestione del tempo all'interno di un team, attingendo alle abilità esistenti dei suoi membri e consentendo loro di sviluppare nuove conoscenze e competenze lungo il percorso. Il risultato è un team più flessibile che può condividere i ruoli in caso di necessità [1].

Quando sei disposto a delegare, stai promuovendo un'atmosfera di fiducia e fiducia. Le tue azioni inviano un segnale chiaro: come leader, ti fidi dei tuoi subordinati per ottenere i risultati desiderati. Di conseguenza, verranno a pensare a te come a un leader simpatico ed efficace che rispetta le sue capacità e le sue esigenze.

La delega non si tratta di abbaiare ordini e sperare che il tuo staff rimanga in linea. Il lavoro di un manager è ottenere il meglio da chi è sotto la sua supervisione e, così facendo, massimizzare la produttività e il profitto [2].

Ecco un esempio di cattiva delega:

Un'attenta delega aiuta a identificare e capitalizzare i punti di forza e di debolezza unici dei membri del team. La delega aumenta anche il coinvolgimento dei dipendenti in quanto dimostra che i manager sono interessati ad attingere ai loro talenti. [3]

Perché le persone temono di delegare compiti?

La delega aumenta la produttività, ma non tutti i manager sono disposti o in grado di delegare. [4] Perché? Ecco alcuni motivi comuni:

  • Si risentono dell'idea che qualcun altro possa ottenere il merito per un progetto.
  • Sono disposti a delegare in linea di principio, ma temono che il loro team non sarà in grado di gestire maggiori responsabilità.
  • Sospettano che il loro personale sia già oberato di lavoro e si sentono riluttanti ad aumentare il loro carico.
  • Sospettano che sia più semplice e veloce eseguire un compito da soli.
  • Non gradiscono l'idea di lasciare andare le attività che amano svolgere.
  • Temono che se delegano la responsabilità, il loro stesso manager concluderà che non possono gestire il loro carico di lavoro.

La differenza tra delega e assegnazione

La maggior parte delle persone pensa che delega e allocazione siano sinonimi, ma c'è un'importante distinzione da fare tra i due. [5]

Quando assegni un'attività, stai semplicemente istruendo un subordinato a eseguire un'azione specifica. Dici loro cosa fare e loro lo fanno: è così semplice.

D'altra parte, la delega implica il trasferimento di parte del proprio lavoro a un'altra persona. Non ricevono solo una serie di istruzioni. La parte importante è che sono posti in un ruolo che richiede che prendano decisioni e che siano ritenuti responsabili del completamento dell'attività. [6]

Come delegare le attività in modo efficace

Qual è il modo migliore per delegare il lavoro in modo da poter combattere la paura della delega, creare un team efficiente e lavorare più velocemente? Ecco una guida passo passo:

1. Sapere quando delegare

Comprendendo quanto controllo è necessario mantenere su una situazione, è possibile determinare la strategia migliore per responsabilizzare i lavoratori. Esistono 7 livelli di delega che offrono ai lavoratori diversi gradi di responsabilità.

Questo breve video spiega questi livelli e offre esempi di quando è appropriato utilizzarli:

La delega avviene lungo uno spettro. Il livello più basso di delega si verifica quando dici ad altre persone cosa fare. Offre poche opportunità ai dipendenti di provare nuovi approcci. La forma di delega più potente si verifica quando sei in grado di cedere la maggior parte del tuo controllo sul progetto al dipendente.

Sapere come delegare il lavoro ti aiuta a capire come mettere in contatto le persone con compiti che fanno il miglior uso dei loro talenti. Se fatto correttamente, ti assicura di ottenere il miglior risultato finale. [7]

Quando decidi come delegare il lavoro, poni le seguenti domande:

  • Devi essere responsabile di questo compito o qualcun altro può portarlo a termine?
  • Questo richiede la tua attenzione per avere successo?
  • Questo lavoro aiuterà un dipendente a sviluppare le proprie capacità?
  • Hai tempo per insegnare a qualcuno come fare questo lavoro?
  • Ti aspetti che compiti di questa natura si ripetano in futuro?

2. Identifica la persona migliore per il lavoro

Devi passare la torcia al membro giusto del team affinché la delega funzioni. Il tuo obiettivo è creare una situazione in cui tu, la tua azienda e il dipendente viviate un'esperienza positiva.

Pensa alle capacità dei membri del team, alla volontà di apprendere e ai loro stili di lavoro e interessi. La persona che hai delegato sarà in grado di svolgere il lavoro in modo più efficace se è capace, disponibile e interessata. Quando possibile, dai a un dipendente la possibilità di sfruttare i suoi punti di forza.

I lavoratori inesperti potrebbero aver bisogno di più assistenza rispetto ai veterani esperti. Se non hai tempo per preparare il nuovo dipendente al successo, non è giusto delegare a loro.

Devi anche considerare quanto sono occupati i tuoi dipendenti. L'ultima cosa che vuoi fare è sopraffare qualcuno dandogli troppe responsabilità.

3. Racconta e vendi per ottenere il buy-in dei membri

Dopo aver trovato la persona perfetta per il lavoro, devi ancora convincerla ad assumersi la nuova responsabilità. Fai sapere loro perché li hai scelti per il lavoro. [8] Quando mostri agli altri che sostieni la loro crescita, si costruisce una cultura della fiducia. I dipendenti che vedono le attività delegate come opportunità hanno maggiori probabilità di essere investiti nel risultato.

Quando lavori con nuovi dipendenti, esprimi la tua disponibilità a fornire supporto e feedback continui. Per i dipendenti esperti, prendi in considerazione i loro pensieri ed esperienze.

4. Sii chiaro e specifico riguardo al lavoro

È fondamentale spiegare ai dipendenti perché il progetto è necessario, cosa ti aspetti da loro e quando è dovuto. [9] Se sanno cosa ti aspetti, avranno maggiori probabilità di ottenere risultati.

Stabilendo aspettative chiare, li aiuti a pianificare come svolgere il compito. Imposta le pietre miliari del progetto in modo da poter controllare i progressi senza microgestione. Se il tuo dipendente ha difficoltà a raggiungere una pietra miliare, ha ancora tempo per correggere il corso prima della scadenza del prodotto finale.

Questo tipo di responsabilità è comunemente utilizzato nelle università. Se gli studenti conoscono solo la data di scadenza e i requisiti di base per completare i principali documenti di ricerca, potrebbero rimandare il lavoro all'undicesima ora. Molti programmi richiedono agli studenti di incontrarsi settimanalmente con i consulenti per ottenere assistenza, indirizzo struttura e risolvere i nodi nei loro metodi prima delle scadenze. Queste misure consentono agli studenti di avere successo, dando loro lo spazio per produrre ottimi lavori.

5. Sostieni i tuoi dipendenti

Per vedere i migliori risultati possibili della delega, i tuoi subordinati hanno bisogno di risorse e supporto da parte tua. Collegali con formazione e materiali per sviluppare competenze che non hanno già. [10]

Potrebbe essere necessario più tempo in anticipo per rendere disponibili le risorse, ma risparmierai tempo se il lavoro viene svolto correttamente. Per le attività ricorrenti, questa formazione ripaga ripetutamente.

A volte i dipendenti hanno bisogno di aiuto per vedere cosa stanno facendo bene e come possono migliorare. Dare e ricevere feedback è una parte essenziale della delega dei compiti. Questo è anche un buon modo per monitorare i compiti delegati come leader. Sebbene tu possa tenere traccia dell'avanzamento delle attività, non stai gestendo in modo micro i dipendenti.

Durante tutto il progetto, chiedi periodicamente ai tuoi dipendenti se hanno bisogno di supporto o chiarimenti. Metti in chiaro che ti fidi di loro per fare il lavoro e desideri creare uno spazio in cui possano porre domande e offrire feedback. Questo feedback ti aiuterà a perfezionare il modo in cui deleghi il lavoro.

6. Mostra il tuo apprezzamento

Durante i controlli periodici, riconosci tutte le vincite che hai visto finora nel progetto. Riconosci che i tuoi dipendenti stanno facendo progressi verso l'obiettivo. Il principio del progresso indica quanto sia importante celebrare piccole vittorie per mantenere i dipendenti motivati. [11] I lavoratori saranno più efficaci e dedicati se sanno che noti i loro sforzi.