Come collaborare meglio con i colleghi in remoto

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Con sempre più aziende che assumono liberi professionisti o esternalizzano interamente, è stato scritto molto sul mantenimento della produttività e dell'efficienza in una forza lavoro fisicamente disparata. Ma non sono solo quelli etichettati come "lavoratori remoti" che lavorano in remoto, né sono i soli nel bisogno di strumenti remoti. In effetti, quando non sono in viaggio tra i clienti, gli impiegati locali di oggi spesso scelgono di trascorrere parte del loro tempo negli uffici domestici e incontrano molti degli stessi vantaggi e difficoltà delle loro controparti ufficialmente remote. Se sei uno di quei lavoratori, ci sono una serie di lezioni che possono essere applicate dal mondo del lavoro a distanza per aiutarti a coordinarti tra l'ufficio e la casa.

Qui a Distilled, è normale arrivare a lavorare nell'ufficio di Seattle con una finestra di pochi minuti per comunicare in modo efficace con coloro che sono nel nostro ufficio di Londra. Quando ho iniziato, poco più di un anno fa, questo era qualcosa a cui ci voleva un po 'per abituarsi e, sebbene inizialmente potesse essere stato un inconveniente, ci sono così tanti ottimi strumenti e tecniche a disposizione di chi ha un po' di creatività. Eccone alcuni che abbiamo trovato particolarmente utili:

Abbraccia la nuvola

Per un ambiente di lavoro senza interruzioni tra località e fusi orari, abbracciare il cloud è un must assoluto, poiché le app cloud favoriscono la condivisione e la collaborazione facili. Traiamo enormi vantaggi dalla condivisione di app come Dropbox o Google Drive, che ci consentono di archiviare documenti, dati e progetti essenziali su server remoti anziché su dischi rigidi locali o server aziendali. Questo non solo promuove una migliore sicurezza e consente backup automatici, ma significa anche che quando sono fuori ufficio devo solo accedere all'app per raggiungere il mio lavoro, piuttosto che dovermi coordinare tra pen drive o aspettare un collega per inviare un file tramite posta elettronica. Qualunque sia il dispositivo su cui preferisci lavorare e ovunque tu preferisca lavorare, qualsiasi lavoro necessario è a portata di clic.

Inoltre, il processo è estremamente semplificato, poiché io e i miei colleghi operiamo tutti all'interno di un'unica dashboard centralizzata e la condivisione è facile come inviare un collegamento o concedere l'accesso. Con app come Google Documenti, non è necessario reinserire i dati in più posizioni o incanalare più modifiche tra i colleghi in un unico documento; piuttosto, è sufficiente condividere un documento, PowerPoint, un progetto o altro, ei colleghi sia in ufficio che lontano possono modificare il file contemporaneamente agli altri membri del team. In effetti, con le app cloud, lavorare in un cubicolo inizia quasi a sembrare obsoleto. Potresti anche prendere in considerazione strumenti di monitoraggio del tempo basati sul cloud come Toggl e strumenti di gestione dei progetti come Basecamp, poiché aiuteranno sia te che i membri del tuo team a vedere chi sta facendo cosa senza bisogno di un calendario fisico. Per ulteriori ottimi suggerimenti su come lavorare nel cloud, consigliamo questa guida al cloud computing, che fornisce una base eccellente per le prime iniziative nel metodo più semplificato del cloud working.

Trova il tempo faccia a faccia con gli strumenti di chat

Tutti li hanno già sperimentati: email di gruppo in cui il punto originale viene sepolto in una sfilza di non sequiturs; un punto delicato che non viene rilevato in modo così delicato in un commento su una recensione di Microsoft Word; piccoli compiti che diventano grandi compiti mentre aspetti che qualcuno risponda. Sebbene molti di questi problemi esistano in qualche modo quando tutti lavorano insieme nello stesso ufficio, diventano ancora più evidenti nell'ambiente remoto. Per risolvere questo problema, crea il maggior numero possibile di esperienze di finta persona con la tecnologia di chat video. Certo, potresti provare quel vecchio standard, la teleconferenza, ma è difficile per qualcuno che sta solo ascoltando avere un controllo sulle dinamiche sociali e spesso troverai le tue opinioni sepolte nello scambio o che ti sei dimenticato di loro interamente. Invece, riproduci in streaming le riunioni con strumenti gratuiti come Skype o Google Hangouts, l'ultimo dei quali alternerà gli altoparlanti in modo da essere al centro della scena quando parli. Questa tecnologia è perfetta per le riunioni di piccoli gruppi e ha senso anche per le riunioni settimanali a livello aziendale, tra team, che potresti suggerire alla tua azienda come mezzo per mantenere non solo te ma anche i dipendenti di tutto il mondo la stessa pagina. È stato accolto molto positivamente dai nostri team in tutti i fusi orari, consentendo a chiunque disponga di una connessione Internet di connettersi, indipendentemente dall'ora o dal luogo. Anche strumenti di chat molto semplici come GChat possono essere efficaci per una comunicazione rapida e casuale mentre ti coordini con i membri del team su un progetto. Per ulteriori suggerimenti sulla comunicazione e il coordinamento tra i lavoratori, suggeriamo di dare un'occhiata a questa guida alla collaborazione.

Sii sociale e produttivo con i social media

Sia che tu scelga di restare a casa una volta al mese o più volte alla settimana, è importante prevenire sentimenti di isolamento. Prova ad avviare un forum di discussione sulla pagina Facebook dell'azienda privata o in un gruppo LinkedIn per discutere di notizie aziendali o anche di argomenti più rinfrescanti, come i programmi per il fine settimana. Google+ è anche un'ottima opzione per questo, poiché gli utenti possono facilmente curare il proprio pubblico basato sul lavoro aggiungendo o eliminando contatti dalle cerchie mentre condividono suggerimenti ed esperienze, si avvisano l'un l'altro di notizie rilevanti del settore, condividono grandi successi di clienti o semplicemente diffondono dentro le battute. Non è fuori compito se promuove un senso di benessere e crea una chiara cultura aziendale.

Condividiamo una cerchia di Google+ con il team che è rapidamente diventato una grande comunità interna in cui possiamo pubblicare lo stato dei progetti, le domande che abbiamo e, a volte, solo cose divertenti che abbiamo trovato su Internet.

Trova il tempo per le riunioni di persona

Ovviamente, a volte non c'è niente come le interazioni di persona per creare cameratismo e portare a termine le cose. Più tempo dedichi al lavoro a casa, più è importante partecipare alle riunioni in loco per far conoscere la tua presenza. Se ti senti davvero isolato, suggerisci un ritiro a livello aziendale o chiedi se potresti avere un punto di contatto in ufficio o un mentore che possa agire come tuo difensore e tenerti al passo con eventuali sviluppi recenti che potrebbero non averlo fatto nelle newsletter aziendali.