Come completare qualsiasi attività nel modo più efficiente in termini di tempo

John Hall è il co-fondatore e presidente di Calendar, un'app di pianificazione e produttività leader che cambierà il modo in cui gestiamo e investiamo il nostro tempo. Leggi il profilo completo

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Non sei solo tu: siamo tutti più occupati di prima. Svolgere qualsiasi attività in modo efficiente in termini di tempo sembra impossibile di questi tempi.

Che tu sia una mamma che lavora, uno studente universitario o un piccolo imprenditore, gestire il tuo tempo può essere difficile. Tra lezioni, riunioni, appuntamenti dal dottore ed eventi doposcuola per i bambini, come fa qualcuno a trovare il tempo per fare esercizio o, il cielo non voglia, divertirsi?

Tutti abbiamo 24 ore al giorno. Quindi come fanno alcune persone a svolgere i loro compiti mentre il resto di noi si dimena? Hanno imparato come essere efficienti in termini di tempo ed efficaci.

Sommario

  1. Cosa significa essere efficienti in termini di tempo?
  2. Efficace contro efficiente
  3. 6 modi per risparmiare tempo
  4. Conclusione
  5. Ulteriori informazioni sulla gestione del tempo

Cosa significa essere efficienti in termini di tempo?

Merriam-Webster definisce "efficiente" come "in grado di produrre i risultati desiderati con scarti minimi o nulli (a partire da tempo o materiale)". [1] Ma cosa significa essere effettivamente efficienti nel modo in cui trascorri le tue giornate?

Essere efficiente in termini di tempo significa negoziare le circostanze di ogni giorno assicurandosi di avere abbastanza tempo per cose non negoziabili come il sonno e la cura di sé. Efficienza non significa sempre sedersi a una scrivania al mattino, ridurre un elenco di cose da fare e lasciare l'ufficio entro le 17:00. Efficienza significa dare il meglio, nonostante i fattori interni ed esterni, lasciando tutto il tempo per prenderti cura di te stesso.

Inizio le mie giornate lavorative scrivendo i miei risultati finali. Inevitabilmente, però, vengo coinvolto in una riunione inaspettata o in una chiamata di investitori. Sì, potrei stare sveglio tutta la notte a fare il lavoro per rispettare le mie scadenze, ma se lo facessi, il giorno dopo sarei troppo stanco per portare a termine qualcosa. È efficace, non efficiente.

Per essere efficiente, potrei dividere il lavoro con un collega o completare metà del compito e richiedere un'estensione.

Quando ti destreggi tra lavoro, genitorialità e vita sociale, devi ottimizzare continuamente le tue giornate e ritenerti responsabile. Ma, ovviamente, devi anche essere efficace.

Efficace contro efficiente

In parole povere, essere efficaci significa ottenere un risultato specifico; essere efficienti significa ottenere quel risultato senza sprecare tempo o fatica. In teoria, devi essere efficiente in termini di tempo per essere efficace, ma non è sempre così.

Guardala in questo modo: hai un compito da completare che dovrebbe richiedere un'ora. Ma tra distrazioni come Internet e chiacchiere in ufficio, questo compito finisce per impiegare quattro ore. Hai raggiunto il tuo obiettivo finale, quindi sei stato efficace, ma non sei stato efficiente perché ci è voluto molto più tempo di quanto avrebbe dovuto.

Se hai un lavoro che ti tiene un tetto sopra la testa e il cibo in tavola, significa che sei abbastanza efficiente al lavoro da ottenere uno stipendio mensile. Tuttavia, il tuo stipendio probabilmente non riflette quanto tempo trascorri sui social media in ogni periodo di pagamento.

L'eccezione sono gli imprenditori e i liberi professionisti. Per guadagnare di più, le persone che possiedono un'azienda devono essere sia efficaci che efficienti.

6 modi per risparmiare tempo

L'efficacia è un sottoprodotto dell'efficienza. Sebbene sia sicuro affermare che la maggior parte degli imprenditori è efficiente, è un'abilità che richiede pratica.

Anche se non stai cercando di gestire un'attività redditizia, puoi comunque trarre vantaggio operando come fanno i leader aziendali di successo.

1. Imposta obiettivi misurabili

Sebbene ogni imprenditore abbia il proprio metodo, gli esperti di produttività suggeriscono di stabilire obiettivi SMART. Obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e dipendenti dal tempo promuovono sia l'efficienza che l'efficacia: non solo possono essere raggiunti realisticamente, ma i progressi verso di essi possono essere controllati quantitativamente [2].

Puoi saperne di più sugli obiettivi SMART con il seguente video:

Supponi di voler raccogliere $ 100.000 a trimestre. Potresti fissare traguardi settimanali di $ 8.000, rendendo l'obiettivo più gestibile e dandoti un cuscino nel caso in cui manchi una settimana.

Stabilire degli obiettivi ti aiuta a risparmiare tempo perché concentra le tue energie su ciò che desideri. Questo, a sua volta, migliora la tua capacità di raggiungere questi obiettivi.

2. Comunica in base ai tuoi termini

Che si tratti di pianificazione dei pasti o di sviluppo del prodotto, la maggior parte dei progetti richiede un team. Tuttavia, ciò non significa che devi aggiornare la tua email ogni cinque minuti per gli aggiornamenti. I professionisti che lavorano sprecano in media 21 minuti al giorno semplicemente controllando eccessivamente le loro caselle di posta [3]. In quattro settimane lavorative, sono quasi 7 ore al mese che potresti recuperare.

Gli imprenditori, in particolare, devono stare attenti con la posta elettronica. Ad esempio, i messaggi degli investitori potrebbero meritare una risposta rapida. È davvero importante la velocità con cui hai letto l'email di benvenuto dei dipendenti su cui sei stato copiato?

Se un dipendente ha bisogno di qualcosa immediatamente, chiedigli di chiamarti o di passare dal tuo ufficio. Stabilisci un tempo e dedica una o due ore alla settimana a spulciare tutta la tua casella di posta per assicurarti di non perdere qualcosa di cruciale.

3. Predefinito su Trust

Anche se non lavori con un team, dipendi comunque dagli altri. Quando io e mia moglie abbiamo aggiunto una lavanderia al piano di sopra nella nostra casa, ho dovuto fidarmi degli appaltatori per fare il loro lavoro. Dovevo fidarmi di mia moglie per rispondere a tutte quelle "Dove lo vuoi?" domande che inevitabilmente sono emerse.

Se non avessi accettato per impostazione predefinita di fidarmi, avrei rallentato il progetto e forse lo avrei persino scartato completamente.

Impara a fidarti degli altri nello stesso modo in cui faresti con il tuo partner romantico. Sii chiaro sulle tue intenzioni. Assicurati che le tue azioni corrispondano alle tue parole e presumi che lo facciano anche gli altri.

Sii sincero nel modo in cui comunichi. Soprattutto, accetta che gli altri siano individui unici. Non tutti lavorano o comunicano allo stesso modo, e va bene.