Come creare un elenco di cose da fare che aumenti notevolmente la tua produttività

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Sono le 6:00 e ti sei appena svegliato. Dopo la doccia, è ora di fare colazione, leggere le notizie leggendo il giornale del mattino e poi iniziare a lavorare. Ti senti rilassato e felice. Hai aspettative molto elevate per la giornata e vuoi essere il più produttivo possibile con la tua lista di cose da fare.

Avanti veloce alle 14:00 dello stesso giorno. Stai lavorando di fretta e hai avuto a malapena la possibilità di fare una pausa pranzo. Inizi a sentirti un po 'stressato e stanco a causa del fitto programma. Inoltre, sembra che tu debba tornare a determinate attività e risolverle perché non hai avuto il tempo di concentrarti su di esse correttamente.

Ti piacerebbe trovare un pulsante di ripristino in modo da poter iniziare la giornata dall'inizio con una strategia diversa.

Quello che probabilmente hai sperimentato è stato questo: hai pianificato la tua giornata la sera prima e sentivi di essere in cima alle tue attività. Tuttavia, le cose hanno iniziato ad andare storte quando continuavi ad aggiungere attività al tuo elenco e alla fine il tuo elenco di attività era lungo molti chilometri. La tua lista di cose da fare conteneva anche attività che erano praticamente impossibili da svolgere in un giorno.

L'altro punto che ha contribuito a rendere la tua giornata frenetica e stressante è stato il non capire quanto tempo ci sarebbe voluto per completare una determinata attività e quando eseguirla. Se avessi avuto queste informazioni, sarebbe stato più facile capire il momento giusto per eseguire l'attività.

Infine, non c'era davvero alcuna flessibilità nei tuoi piani. Hai dimenticato di aggiungere un buffer tra le attività e hai capito che alcune attività sono molto più grandi di ciò che sembrano all'esterno.

Ma sai una cosa: queste ragioni da sole non erano la ragione principale del tuo stress e della tua frenesia. Continua a leggere per scoprire di cosa si trattava.

Sommario

  1. Cosa sbagliano le persone in un elenco di cose da fare
  2. Componenti di un ottimo elenco di cose da fare
  3. Come creare una lista di cose da fare che aumenti la tua produttività
  4. Il risultato finale
  5. Altri suggerimenti per la produttività

Cosa sbagliano le persone in un elenco di cose da fare

Sai davvero cosa dovresti fare?

Quanto tempo hai effettivamente dedicato alla pianificazione della giornata? Sono stati solo 5 minuti mentre il televisore ti distraeva?

In tal caso, probabilmente questo è stato il motivo principale per cui la tua giornata è diventata così stressante.

Quando pianifichi le tue giornate, dovresti veramente capire le attività che stai per svolgere e cosa serve per portarle a termine. Ciò è necessario, soprattutto con compiti importanti, perché sei in grado di fare progressi con i compiti che contano di più.

La mancanza di tempo speso per la pianificazione verrà anche mostrata come troppe grandi attività inserite nella tua lista quotidiana. Se non hai suddiviso le attività in parti più piccole, è probabile che non le svolgi durante il giorno. Questo, a sua volta, ti fa incazzare per non aver completato il tuo elenco di attività.

Infine, non considerare la creazione di un elenco di attività come una cosa secondaria che cerchi di fare il più rapidamente possibile. In effetti, quando presti maggiore attenzione all'elenco delle attività del giorno successivo, più è probabile che l'elenco sia realistico e meno stressante per te.

Componenti di un ottimo elenco di cose da fare

Quando parlo di un buon elenco di attività, considero queste caratteristiche come parte di esso:

Bilanciato

L'elenco delle attività contiene attività importanti e meno importanti. Ammettiamolo: sebbene tutti vorremmo lavorare solo su compiti importanti (ad esempio quelli relativi agli obiettivi), dobbiamo occuparci anche dei compiti meno importanti (come fare commissioni, prendersi cura della propria casa o altre cose quotidiane ).

Abbastanza flessibilità

Cosa succede quando hai pianificato un'attività, ma non sei in grado di occupartene? Hai un piano B in atto? In caso contrario, cerca di capire l'azione alternativa che puoi intraprendere in questi scenari.

Tempo per le transizioni

Tieni presente che i tempi di transizione consumano anche il tuo tempo. Assicurati che quando pianifichi il tuo elenco di attività, questa volta sia inclusa anche nei tuoi piani. L'aggiunta di un buffer extra tra le attività renderà il tuo elenco più flessibile e realistico.

Non troppe attività per un giorno

Darti una cifra esatta di quante attività dovresti avere nel tuo elenco giornaliero è difficile. Dipende dalla tua situazione, ma sono disposto a dire che qualsiasi cosa tra 5-10 attività dovrebbe essere sufficiente per un giorno.

Tieni presente che alcune attività sono molto veloci, quindi è più facile includerne di più e organizzare le tue attività in determinati giorni. Assicurati solo che nell'elenco ci siano anche compiti importanti in modo da poter andare avanti con i tuoi progetti più grandi.

Scudo di protezione

Crea uno scudo di protezione attorno al tuo elenco di attività in modo che il minor numero di attività possibile possa arrivare al tuo elenco e che il numero di elementi nell'elenco non aumenti durante il giorno.

Nel primo caso, prova a eliminare le fonti per le tue attività. Questo viene fatto riducendo i tuoi impegni e limitando i progetti che hai. Il fatto è che più impegni (o progetti) hai, più è probabile che finiscano come attività per la tua lista quotidiana.

Nel secondo caso, rendi la tua lista chiusa. Ho imparato questo concetto leggendo Do It Tomorrow e Altri segreti della gestione del tempo di Mark Forster. Per creare un elenco di attività chiuso, tutto ciò che devi fare è tracciare una linea sotto l'ultima attività dell'elenco.

Dopo aver eseguito questa operazione, non è consentito aggiungere nuove attività all'elenco durante il giorno. Ciò garantisce che il numero di attività diminuisca effettivamente nel corso della giornata.

Come creare un elenco di cose da fare che aumenti la produttività

Per creare un elenco che puoi effettivamente completare il giorno successivo, procedi come segue:

1. Elimina le attività inutili

Esamina i tuoi impegni e decidi se ne hai davvero bisogno.

Ad esempio, ero un membro attivo del nostro club di computer locale nella mia città natale, ma poi ho capito che non avevo più tempo a sufficienza per quell'attività. Anche se sono ancora un membro del club, non partecipo più alle sue attività. Ciò ha eliminato le attività relative a tale impegno.

2. Prenditi il ​​tuo tempo per pianificare l'elenco

Non affrettarti a creare il tuo elenco di attività: dedica del tempo alla fase di pianificazione. Se necessario, isolati per la parte di pianificazione andando in una stanza separata della tua casa (o anche uscendo). In questo modo, puoi effettivamente pensare alle attività prima di inserirle nell'elenco delle cose da fare.

Cerca di dedicare almeno 15 minuti al tuo elenco quando lo pianifichi.

3. Sposta le attività importanti all'inizio

Quando pianifichi la tua giornata, assicurati che le attività importanti siano all'inizio dell'elenco. Questo ti assicura di portare a termine queste attività il più rapidamente possibile.

Ad esempio, come blogger, mi assicuro di avere le attività di creazione dei contenuti all'inizio del mio elenco. Non appena mi sveglio, attacco immediatamente tali attività e vengono completate prima di andare al lavoro.

4. Tieni traccia delle attività ricorrenti

Potresti avere attività ricorrenti nel tuo elenco, ma sai quanto tempo impiegano per portarle a termine?

Se non lo fai, assicurati di tenere traccia del tempo per capirlo. Questo ti aiuta a pianificare meglio la tua giornata, poiché sai quanto tempo richiede un'attività e se c'è una certa fascia oraria nella tua pianificazione in cui l'attività potrebbe essere eseguita.

5. Attività simili in batch

Guarda il tuo elenco e scopri se ci sono attività simili che puoi elaborare in batch. In questo modo, puoi rimuovere determinate attività dall'elenco in modo più semplice e veloce.

6. Definisci le attività in modo più dettagliato

Non includere solo un'attività come "creare un sito web" nel tuo elenco; assicurati di aver suddiviso l'attività in pezzi più piccoli. Più piccole sono le attività, più facile è portarle a termine prima della data di scadenza.

7. Fai un po 'di lavoro di preparazione in anticipo

Assicurati di prepararti in anticipo per determinate attività.

Ad esempio, la domenica scrivo gli schemi per i miei post degli ospiti in modo che sia più facile (e più veloce) per me iniziare a scrivere i post effettivi quando mi sveglio. Con un po 'di lavoro di preparazione, accelero le cose e mi assicuro che le attività vengano svolte quando arriva il giorno giusto.

8. Automatizza la manutenzione

Naturalmente, potresti utilizzare un approccio carta e penna alla tua lista personale di cose da fare, ma cerca anche di sfruttare la tecnologia. In effetti, prova a trovare uno strumento che si occupi della manutenzione del tuo elenco di attività per te. Il mio strumento preferito è Nozbe, ma ci sono anche altre app per la gestione delle attività che puoi provare.

9. Conosci i tuoi tipi di attività e la tua pianificazione

Infine, quando pianifichi la tua giornata, poniti queste domande:

Cos'altro ho in programma?

Questa domanda si riferisce al tuo programma personale. Ad esempio, se stai viaggiando, assicurati che il tuo elenco rifletta questo fatto. Non cercare di "riempire eccessivamente" il tuo elenco con troppe attività, poiché è più probabile che ne completerai solo una parte.

L'attività è un gatekeeper?

Questa domanda chiede se l'attività sta bloccando altre attività che devono essere eseguite.

Ogni tanto potremmo avere un compito di cui occuparci prima. Dopo averlo fatto, solo allora potrai occuparti delle seguenti attività.