Come creare un elenco di cose da fare e portare a termine le cose

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Uno dei modi più potenti per ridurre lo stress e sopraffare quando ti senti in ansia per il tuo lavoro è sederti con una penna e un pezzo di carta e scrivere tutte le cose che devi fare. Quello che l'autore di Getting Things Done, David Allen chiama "a mind sweep". Allevia il tuo cervello dal sovraccarico cognitivo e quando puoi vedere elencate tutte le cose che devi fare ti senti a tuo agio sapendo che non è così male come ti diceva il tuo cervello.

Tuttavia, il solo fatto di toglierti dalla testa tutte quelle cose che devi fare non porta a termine il lavoro. È solo il primo passaggio.

Per ottenere davvero il vantaggio di creare una lista di cose da fare, ci sono poche cose che puoi fare che renderanno la tua lista di cose da fare molto più efficace.

1. Sii chiaro su ciò che devi fare

Vedo spesso elenchi di cose da fare con attività scritte come "Parla con Tim" o "Prepara presentazione". Il problema con la scrittura di compiti come questo è che non sono chiari. Ci sono una serie di domande che rimangono senza risposta. Parlare con Tim di cosa? Quale presentazione? Cosa deve essere preparato?

Quando scrivi un'attività, saprai cosa vuoi fare; ma dopo un fine settimana o pochi giorni, quello che vuoi ottenere è diventato confuso e poco chiaro. È molto meglio scrivere "Parla a Tim del viaggio della prossima settimana a Berlino" o "preparare uno schema per la presentazione della prossima settimana al Consiglio di amministrazione". Certo, potrebbero essere necessari alcuni secondi in più per scrivere le parole extra, ma ti ringrazierai più tardi quando verrai a svolgere il compito.

Scrivere attività come questa rende molto chiaro ciò che vuoi fare. E quando ti siedi per iniziare il tuo lavoro, saprai esattamente cosa è coinvolto nello svolgimento di tali attività in modo da poter prendere decisioni migliori su cosa lavorare.

Risparmia anche molto tempo perché la chiarezza significa che sarai in grado di ottenere i file giusti e iniziare subito, invece di dover spendere qualche minuto cercando di ricordare cosa devi fare.

2. Non datare le attività in modo casuale

È molto allettante aggiungere una data a ogni attività che scrivi - non vuoi dimenticarti di farlo, vero? - Il problema con uscire casualmente ogni attività che inserisci nella tua lista di cose da fare è che finisci con un elenco quotidiano travolgente di attività che non è necessario svolgere nel giorno che hai scelto e o riprogrammerai le attività o le ignorerai.

Invece, diventa più strategico. Metti una data in un'attività solo se intendi farlo in quel giorno. Ho visto ogni giorno fare elenchi con venti o trenta attività quando la persona ha un giorno di riunioni back to back. In queste circostanze, non è possibile che le attività vengano svolte.

Va ​​bene inserire un'attività di promemoria nella tua lista di cose da fare quotidiana, qualcosa come "PROMEMORIA: Rivedi il progetto X - C'è qualcosa da fare?" Oppure crea un elenco di chiamate da effettuare e svolgi un'attività quotidiana che ti dice di rivedere l'elenco delle chiamate. Impegnati a mantenere la tua lista di cose da fare quotidiana gestibile e realistica.

Trascorrere un po 'di tempo ogni settimana per pianificare la tua settimana in base a ciò che è sul tuo calendario ti aiuterà a mantenere la tua lista di cose da fare più efficace. Quindi puoi aggiungere date alle tue attività. Quando trascorri una giornata tranquilla in ufficio senza riunioni, prepara un elenco più lungo di cose da fare. Se sei in viaggio d'affari, riduci il numero di attività nell'elenco.

3. Conserva la tua lista giornaliera a non più di dieci attività

Quando suggerisco questo alle persone, spesso ridono di me. Credono di essere molto più impegnati di così e devono avere almeno venti attività nella loro lista.

Il problema qui è con tutte le distrazioni, le emergenze e le interruzioni che riceverai ogni giorno; non riuscirai a portare a termine quei venti compiti. Arriverai alla fine della giornata frustrato perché stai riprogrammando dal venticinque al cinquanta per cento delle attività che avevi nel tuo elenco.

Invece, alla fine della giornata, dedica dai dieci ai quindici minuti a dare la priorità al giorno successivo. Scegli le dieci attività più importanti dalla tua lista ed evidenziale in qualche modo. Molti gestori di elenchi di cose da fare hanno un modo per contrassegnare le attività e quindi puoi aggiungere un contrassegno alle 10 attività che desideri completare il giorno successivo.

Questo non solo ti tiene concentrato su ciò che è importante, ma ti costringe anche a scegliere le attività che avranno il maggiore impatto positivo sulla tua giornata.

Quando inizi a dare la priorità alla tua lista di cose da fare in questo modo, diventerai naturalmente più concentrato e spenderai più del tuo tempo prezioso in attività che ti portano avanti verso i tuoi progetti e i tuoi obiettivi.

4. Raggruppa attività simili insieme

Quando guardi la tua lista di cose da fare, noterai che molte attività sono di natura simile.

Chiamare i tuoi clienti, ad esempio. Se hai due o tre attività nel tuo elenco giornaliero che implicano la chiamata dei tuoi clienti, raggruppale e svolgi le attività contemporaneamente. Programma una trentina di minuti o giù di lì per fare le chiamate e farle una dopo l'altra. Allo stesso modo, se hai attività che coinvolgono la posta elettronica, raggruppa anche quelle. Scoprirai che otterrai molto di più e la tua mente sarà molto più concentrata sul lavoro che stai facendo.

Può diventare caotico quando passi da un tipo di lavoro all'altro tutto il giorno. È molto meglio per la tua efficacia e produttività svolgere attività simili insieme. Hai gli strumenti giusti (app, telefono e-mail ecc.) Aperti e ti farà risparmiare un sacco di tempo.

5. Rendi motivante la tua lista di cose da fare

Quando scrivi attività come "rispondi a un'e-mail" o "esegui chiamate di follow-up del cliente", non c'è una vera motivazione. Sembra proprio che tu stia attraversando la routine del lavoro. Ove possibile, scrivi attività come "azzera la posta in arrivo" e "chiama i miei clienti per assicurarti che siano soddisfatti". Questo potrebbe sembrare semplicistico, ma la maggior parte delle volte una lista di cose da fare non ha valore emotivo. È solo un elenco del lavoro da fare.

Per contribuire a rendere l'elenco più stimolante, scrivi le attività in modo che suscitino una risposta emotiva. Rendere felici i tuoi clienti sarà più motivante che chiamarli semplicemente, perché questo è il tuo lavoro o competere con te stesso per azzerare la tua casella di posta elettronica ogni giorno aggiunge un po 'più di scintilla all'attività.

Un altro modo per rendere la tua lista di cose da fare più motivante è mantenerla breve. Come ho scritto sopra, quando la tua lista di cose da fare quotidiane non contiene più di dieci attività, ti sembrerà realizzabile. Se ha tra venti e trenta compiti, sembrerà semplicemente opprimente. È molto meglio dare un'occhiata alla tua lista quotidiana e sentirti ispirato che guardare la tua lista e sentirti demotivato.

6. Fai una revisione settimanale

Chiunque abbia letto il libro Getting Things Done di David Allen, saprà tutto sulla revisione settimanale. Tuttavia, mi sorprende quante persone saltano a farlo. Se desideri che la tua lista di cose da fare rimanga efficace e aggiornata, è fondamentale una revisione settimanale.

Durante la settimana in cui corri in giro e fai cose, ti mancheranno le cose. Siamo esseri umani e dimenticheremo di spuntare le attività che abbiamo svolto, aggiungeremo attività sensibili al tempo e non aggiungeremo una data e ci dimenticheremo di aggiungere attività. La revisione settimanale è dove ti fermi per un'ora e scatti una visione d'insieme di ciò che devi fare.

Idealmente, la tua revisione settimanale dovrebbe essere svolta in un luogo privo di distrazioni in modo che tu possa concentrarti solo sul lavoro che devi fare e pianificare la settimana successiva. Riunisci tutte le tue attività (potresti averle scritte su un taccuino e non averle aggiunte all'elenco delle cose da fare) e cancella le attività che non sono più necessarie o che sono state svolte.

Fare una revisione settimanale ti dà il controllo completo. Ti consente di rimanere aggiornato sul tuo lavoro, decidere cosa è necessario fare dopo e cosa può essere rimandato a un secondo momento. È il modo migliore che conosco per iniziare la settimana con un piano e una direzione ed è un modo per assicurarti di fare le cose giuste e di non farti prendere da compiti minori che non ti portano avanti nei tuoi progetti o nei tuoi obiettivi .

La linea di fondo

Se usato correttamente, una lista di cose da fare può essere la motivazione e il motore che ti spinge a fare il tuo lavoro migliore e ottenere cose sorprendenti. Ti mantiene concentrato sulle cose importanti e ti impedisce di perdere attività che altrimenti potrebbero andare perse.

Le liste di cose da fare ti aiutano anche a ridurre lo stress e il sopraffare perché invece di cercare di ricordare tutto nella tua testa, hai esternato tutto il lavoro che devi fare liberando spazio nella tua mente per sforzi più creativi.

Ricapitoliamo i punti chiave:

  • Scrivi le attività in modo che sia molto chiaro cosa devi fare. Se devi chiamare qualcuno, inserisci il suo numero di telefono nell'attività per risparmiare tempo nella ricerca del numero.
  • Aggiungi date significative e non casuali. Quando la tua lista di cose da fare quotidiane contiene solo attività che devono essere svolte quel giorno, sarai molto più concentrato sul lavoro giusto.
  • Consenti solo un massimo di dieci-dodici attività contrassegnate al giorno nel tuo elenco di cose da fare. Questo non significa che svolgi solo quei compiti. Se hai tempo ed energia alla fine della giornata, puoi sempre fare di più.
  • Raggruppa attività simili in modo che tu possa concentrarti sul tipo di lavoro che stai svolgendo allo stesso tempo. Questo aiuta a evitare i rischi del multi-tasking.
  • Scrivi i tuoi compiti in modo che siano significativi e motivanti. Vuoi guardare la tua lista ed essere motivato a rimanere bloccato e fare il lavoro.
  • Non perdere mai una revisione settimanale completa. Questo è il collante che tiene tutto insieme e pertinente.