Come essere organizzati: la guida definitiva per liberarsi (e restare) dalla confusione

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Con tutti gli input, le informazioni e il disordine che entrano nelle nostre vite oggi, il solo rimanere al corrente di tutto crea così tanto stress e frustrazione, e spesso può portare a sentimenti di impotenza e ansia. Il più delle volte, semplicemente non sai da dove cominciare quando vuoi imparare come essere organizzato.

Tuttavia, è, in effetti, qualcosa che può essere appreso.

Sviluppando alcune strategie e metodi e disponendo di un sistema in grado di gestire rapidamente tutti questi input, puoi finalmente ottenere il controllo del tuo disordine e, cosa più importante, rimanere libero dai disordine.

Ecco alcune regole che possono aiutarti nel tuo percorso verso una vita senza disordine.

1. Non utilizzare il desktop del computer per l'archiviazione

Il desktop del tuo computer non è stato progettato per archiviare i tuoi file. Il desktop dovrebbe essere pulito e privo di file. Un desktop disordinato non solo rallenta il tuo computer, ma rende anche dolorosamente lento trovare le cose.

Invece, mentre impari a essere organizzato, crea una struttura di cartelle di base all'interno della cartella dei documenti. Ora, questo deve funzionare per te, ma cerca di non complicare troppo le cose. Quello che puoi fare è pensare al tipo di file che dovrai conservare e classificarli tra quelli personali e quelli professionali. Per me, ho due cartelle di base nella cartella dei documenti, una chiamata "lavoro" e una chiamata "personale". All'interno di questi, ho sottocartelle organizzate in base ai miei diversi ruoli o categorie.

È semplice e mi consente di trovare rapidamente ciò di cui ho bisogno quando ne ho bisogno.

Ora, capisco che durante il giorno, quando svolgi il tuo lavoro, potresti aver bisogno di un rapido accesso a determinate immagini e file, e va bene tenerli temporaneamente sul desktop. Tuttavia, prendi l'abitudine di svuotare il desktop alla fine di ogni giornata come parte della routine di chiusura (ne parleremo più avanti).

2. Impara a utilizzare le funzioni di ricerca del tuo computer

Mi sorprende che poche persone sappiano come trovare documenti sul proprio computer con una semplice scorciatoia da tastiera, ma è una delle cose più facili da fare mentre impari a essere organizzato. Su un Mac, ad esempio, CMD + barra spaziatrice fa apparire la ricerca in evidenza e puoi digitare una data, un tipo di file, una parola chiave o un nome di file.

Su un computer Windows [1], apri il pulsante Start e inizia a digitare il file che stai cercando.

In entrambi i casi, non è necessario il nome esatto del file. Basta digitare poche lettere e in pochi secondi hai il file che ti serve.

Quando impari quanto sono utili le funzioni di ricerca del tuo computer, ti sentirai molto più a tuo agio a rimuovere tutti quei file sparsi sul desktop e a metterli in una cartella appropriata sul tuo computer.

3. Mantieni la tua scrivania libera dal disordine

Proprio come con il desktop del computer, anche il desktop della scrivania dovrebbe essere privo di file e ingombri. Usa i cassetti per quei documenti cartacei che abitualmente gironzolano sulla scrivania: una scrivania ingombra non incoraggia il lavoro ispirato [2].

Inoltre, dai un'occhiata al tuo spazio di lavoro e chiedi se è necessario ciò che c'è sulla tua scrivania. Spesso, abbiamo cose sulla nostra scrivania che non hanno alcun significato e non hanno alcun valore sentimentale per noi. È solo qualcosa che abbiamo sempre avuto sulla nostra scrivania. Se non ti serve o non ti ispira, rimuovilo.

E mentre parliamo della tua scrivania, questa settimana prendi la decisione di esaminare i cassetti della scrivania e ripulire tutte le vecchie penne, tazze e altri detriti accumulati nel corso degli anni. Fidati di me su questo, l'atto di pulire i tuoi cassetti e rimuovere tutto il disordine sulla tua scrivania ti darà rinnovata energia e accenderà molta creatività che è stata messa in secondo piano. Ti piacerà lavorare di nuovo alla tua scrivania.

Le foto dei tuoi cari e alcuni ricordi stimolanti vanno bene. Basta non impazzire con loro. Tienili al minimo.

4. Crea una routine di chiusura

Questo è un ottimo modo per assicurarti di mantenere i tuoi file e altre cose organizzate, quindi rendilo un'abilità essenziale da adottare quando impari a essere organizzato. Concediti dieci o venti minuti prima di terminare il tuo lavoro per pulire i tuoi desktop.

Sposta i tuoi file nella loro posizione legittima ed elimina tutto ciò che non ti serve più. Spesso accumulo molti screenshot durante il giorno e, se non li rimuovo, alla fine della giornata iniziano presto a crearsi.

Prima di spegnere il computer per la giornata, pulisco questi, elimino gli screenshot se non ne ho più bisogno e lascio libero il mio file desktop. È un modo fantastico per iniziare il giorno successivo con una scrivania pulita e un desktop del computer pulito.

5. Incorporare un gestore di elenchi di cose da fare nella tua vita

Scrivere le cose da fare e gli impegni sui post-it incoraggia solo la confusione. Certo, potrebbe sembrare un'ottima idea attaccarli al tuo computer in modo da non dimenticare le cose, ma col tempo diventi insensibile a loro. Diventano solo una parte della tua scrivania e tu li ignori.

Rimuovili. Prendi i tuoi compiti e impegni e inseriscili in un gestore di elenchi di cose da fare. Sia che utilizzi Windows o Mac, entrambi sono dotati di gestori di elenchi di cose da fare. Fatene buon uso.

Non è necessario creare una struttura elaborata di elenchi di cose da fare. Tutto ciò di cui hai bisogno è una casella di posta per l'inserimento rapido e la possibilità di datare le attività per quando devono essere eseguite.

Uso una struttura semplice nel mio gestore della lista delle cose da fare. Uso un sistema che chiamo Time Sector System [3] dove creo sei cartelle:

  • Posta in arrivo
  • Questa settimana
  • La prossima settimana
  • Questo mese
  • Mese prossimo
  • A lungo termine / in attesa

Quindi, qualunque cosa raccolga, l'unica decisione che devo prendere è: quando ho intenzione di svolgere il compito? Posso quindi rilasciare l'attività nella relativa cartella.

Una delle principali cause di disordine sulle scrivanie (e nelle borse) sono tutti quei pezzettini di carta che usi per annotare informazioni critiche e numeri di telefono o indirizzi email. Quando si accumulano, è facile perderli e perdi molto tempo a cercarli.

Usa i tuoi dispositivi digitali per questi. Puoi scattare una foto di una nota scritta. Puoi aggiungere rapidamente un numero di telefono o un indirizzo e-mail al gestore della tua lista di cose da fare (o all'app per le note) e, se hai configurato la sincronizzazione tra i tuoi dispositivi, avrai accesso alle informazioni su tutti i tuoi dispositivi. Inoltre, sarà disponibile per la ricerca.

6. Imposta un orario settimanale per ripulire i tuoi dispositivi

Questa è un'area che può insinuarsi rapidamente, quindi dedica del tempo a sviluppare questa abitudine mentre impari a essere organizzato. Fare foto e video sui nostri telefoni è troppo facile di questi tempi. Scattiamo una foto e la lasciamo nel nostro album fotografico.

Nel corso del tempo, nei nostri album fotografici elettronici ci ritroviamo con migliaia di foto che non vale la pena conservare. Trascorro una decina di minuti nel fine settimana (di solito la domenica sera) cancellando tutte le immagini che non voglio più conservare. Mantiene basse le mie esigenze di archiviazione digitale, il che consente di risparmiare denaro e significa che tutte le foto nel mio album fotografico sono foto che voglio conservare.

Faccio lo stesso con la mia cartella dei download. Spesso scarichiamo un PDF con l'intenzione di leggerlo in un secondo momento, e poi ce ne dimentichiamo completamente. Col passare del tempo, ci ritroviamo con centinaia di PDF e altri documenti a cui non siamo più interessati o di cui non abbiamo più bisogno. Eliminali o archiviali. Basta non lasciarli nella cartella dei download.

Se vuoi rimanere libero da disordine, questa abitudine ti ricompenserà. Fare questo settimanalmente significa che trascorrerai circa trenta minuti ogni settimana a pulire e archiviare. Non farlo significa che finirai per dover passare un giorno o due a occuparti di tutto, il che ti farà sentire come se avessi sprecato quei giorni.

7. Effettua una pulizia annuale

Uno dei miei rituali annuali è ripulire tutte le mie cartelle e note. Mi prendo un giorno libero dal lavoro e passo la giornata a controllare tutto sul mio computer ed eliminare tutto ciò che non ha più valore.

Scelgo le vacanze invernali per questo. Non solo è la fine dell'anno, ma molte aziende sono in vacanza e le cose sono generalmente più tranquille.

Eseguo tutto il mio lavoro e le cartelle personali e ripulisco tutto ciò che non mi serve più. Archivia anche molti file su un disco rigido esterno, nel caso in cui siano necessari in seguito.

È anche un buon momento per svuotare anche le cartelle della posta. Le e-mail possono diventare un pozzo senza fondo di e-mail di cui non hai più bisogno. Passa ed elimina quelli. Ti sentirai molto meglio quando lo farai.

Con l'email, puoi anche dichiararti in bancarotta e cancellare tutto nella tua casella di posta (o se non ti senti a tuo agio nel farlo, dichiara un fallimento "soft" e sposti tutte le tue email in una cartella chiamata "Vecchia Posta in arrivo ").

Fare questo potrebbe sembrare un passo radicale, ma è incredibile quanto diventi più chiaro. Puoi vedere a cosa ti sei aggrappato, cosa potresti esserti perso e ti ritrovi con molto più spazio pronto per l'anno a venire.