Come fermare il multitasking e diventare molto più produttivo

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Oggi ci si aspetta che lavoreremo in ambienti altamente dirompenti. Ci sediamo alle nostre scrivanie, accendiamo il nostro computer e subito veniamo colpiti da centinaia di email tutte in lizza per la nostra attenzione.

I nostri telefoni emettono segnali acustici e ping con nuovi avvisi di messaggi, Mi piace e commenti e i nostri colleghi si lamentano dell'ultima iniziativa aziendale progettata per farci lavorare di più e trascorrere meno tempo a casa.

Tutte queste distrazioni si traducono in un multitasking in cui la nostra attenzione passa da una crisi all'altra.

Il multitasking è un problema. Ma come fermare il multitasking?

Sommario

  1. Quanto è grave il multitasking?
  2. Modi per interrompere il multitasking e aumentare la produttività
  3. La linea di fondo

Quanto è grave il multitasking?

Diluisce la tua concentrazione e attenzione, quindi anche le attività più semplici diventano molto più difficili e richiedono più tempo per essere completate.

Gli studi hanno dimostrato che mentre pensi di essere multitasking, in realtà stai cambiando compito, il che significa che la tua attenzione sta passando da due o più parti di lavoro e questo esaurisce le risorse energetiche che hai per svolgere il tuo lavoro.

Questo è il motivo per cui, anche se hai fatto poca o nessuna attività fisica, arrivi a casa alla fine della giornata sentendoti esausto e non dell'umore giusto per fare nulla.

Sappiamo che non è un buon modo per portare a termine un lavoro di qualità, ma le richieste di attenzione persistono e, piuttosto che ridursi, è probabile che aumentino con il passare degli anni.

Allora cosa fare al riguardo?

Modi per interrompere il multitasking e aumentare la produttività

Ecco alcune strategie su come interrompere il multitasking in modo da poter ottenere una migliore qualità e più lavoro svolto nel tempo che hai ogni giorno lavorativo:

1. Riposati a sufficienza

Quando sei stanco, il tuo cervello ha meno forza per resistere anche al più piccolo cercatore di attenzione. Questo è il motivo per cui quando ti accorgi che la tua mente vaga, è un segno che il tuo cervello è stanco ed è ora di fare una pausa.

Questo non significa solo fare delle pause durante la giornata, ma anche assicurarsi di dormire a sufficienza ogni giorno.

Quando sei ben riposato e fai brevi pause regolari durante il giorno, il tuo cervello è completamente rifornito e pronto a concentrarsi sul lavoro che è importante.

2. Organizza la tua giornata

Quando non hai un piano per la giornata, il giorno creerà un piano per te. Quando permetti alle influenze esterne di prendere il controllo della tua giornata, è molto difficile non essere trascinato in tutte le direzioni.

Quando hai un piano per la giornata, quando arrivi al lavoro il tuo cervello sa esattamente cosa vuoi ottenere e inconsciamente si sarà preparato per un periodo prolungato di lavoro concentrato.

La tua resistenza alle distrazioni e ad altri lavori sarà elevata e ti concentrerai molto meglio sul lavoro che deve essere svolto.

3. Rimuovi tutto dalla scrivania e dallo schermo tranne il lavoro che stai facendo

L'ho imparato molto tempo fa. Nel mio lavoro precedente, ho lavorato in uno studio legale e avevo i fascicoli di cui occuparmi. Se avessi più di un fascicolo sulla mia scrivania contemporaneamente, vedrei i miei occhi vagare sugli altri fascicoli sulla mia scrivania quando ho qualcosa di difficile da fare.

Stavo cercando qualcosa di più semplice. Ciò significava che spesso stavo lavorando su tre o quattro casi contemporaneamente e questo portava sempre a errori e a un completamento più lento.

Ora, quando lavoro a qualcosa, sono in modalità a schermo intero dove tutto quello che posso vedere è il lavoro su cui sto lavorando in questo momento.

4. Quando sei alla scrivania, lavora

Siamo creature abitudinarie. Se facciamo acquisti online e leggiamo notizie alla nostra scrivania, oltre al nostro lavoro, avremo sempre la tentazione di fare cose che non dovremmo fare in quel momento.

Fai acquisti online da un altro posto, da casa o dal telefono quando fai una pausa, e lavora solo quando sei alla scrivania. Questo condiziona il tuo cervello a concentrarsi sul tuo lavoro e non su altre distrazioni.

5. Impara a dire di no

Ogni volta che senti la frase "impara a dire di no", non significa essere scortese con tutti. Ciò che significa è ritardare dicendo di sì.

La maggior parte dei problemi si verifica quando diciamo "sì" immediatamente. Dobbiamo quindi spendere una quantità eccessiva di energie pensando a come liberarci dall'impegno che abbiamo preso.

Dicendo "fammi pensare" o "posso dirtelo più tardi" ti dà il tempo di valutare l'offerta e ti permette di tornare a quello che stavi facendo più rapidamente.

6. Disattiva le notifiche sul tuo computer

Per la maggior parte di noi, usiamo ancora i computer per svolgere il nostro lavoro. Quando hai attivato i popup di avviso e-mail e altre notifiche, ti distrarranno indipendentemente da quanto ti senti forte.

Disattivalo e pianifica la revisione delle e-mail per i momenti che intercorrono tra il lavoro e la concentrazione. In questo modo avrai molto tempo indietro perché sarai in grado di rimanere concentrato sul lavoro che hai di fronte.

7. Trova un posto tranquillo dove svolgere il tuo lavoro più importante

La maggior parte dei luoghi di lavoro dispone di sale riunioni vuote. Se hai un lavoro importante da svolgere, chiedi se puoi utilizzare una di quelle stanze e svolgere il tuo lavoro lì.

Puoi chiudere la porta, indossare le cuffie e concentrarti solo su ciò che è importante. Questo è un ottimo modo per rimuovere tutte le altre attività non importanti che richiedono la tua attenzione e concentrarti solo su un pezzo di lavoro.

La linea di fondo

Concentrarsi su un pezzo di lavoro alla volta può essere difficile, ma ne vale la pena per i vantaggi derivanti dalla quantità di lavoro svolto. Farai meno errori, farai di più e ti sentirai molto meno stanco alla fine della giornata.

Fai un elenco delle quattro o cinque cose che vuoi completare il giorno successivo prima di finire il tuo lavoro per la giornata e quando inizi la giornata, inizia in cima all'elenco con il primo elemento.