Come liberarsi dall'essere il ragazzo di riferimento in ufficio

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Stai fissando lo schermo del tuo computer e sei stressato. È passato un altro giorno e non hai davvero fatto progressi con i tuoi incarichi di lavoro: invece, l'intera giornata è passata aiutando i tuoi colleghi. Sei conosciuto come il ragazzo di riferimento nel tuo ufficio quando si tratta di tutto ciò che riguarda l'IT e, sebbene ami aiutare le persone con i loro problemi con il computer, questa attività sta iniziando a bruciarti.

C'è anche un prezzo da pagare quando si tratta del tuo ruolo non ufficiale: aiuti gli altri a scapito delle scadenze mancanti nei tuoi compiti e progetti. Per questo motivo, i tuoi capi e project manager hanno già iniziato a chiederti perché non sei in grado di tenere il passo con le tempistiche concordate.

La situazione diventa insopportabile: vuoi aiutare i tuoi colleghi, ma allo stesso tempo vorresti occuparti anche del tuo lavoro. Sfortunatamente, hai esaurito le idee su come risolvere la situazione.

Porte aperte, tutto l'anno

Quando guardi più da vicino la tua situazione, è molto facile capire perché ti senti stressato e esaurito: sei una brava persona e vuoi aiutare gli altri, e probabilmente ti senti bene con te stesso quando hai risolto i problemi per altre persone in modo che possano continuare il loro lavoro. Le persone probabilmente si rendono conto che possono ottenere risposte più rapidamente da te che seguendo percorsi ufficiali, chiamando ad esempio l'ufficio di supporto IT della tua azienda. Questo è probabilmente un altro motivo per cui vengono da te.

Infine, la tua politica della porta aperta e la tua riluttanza a dire "no" è come un invito aperto agli altri: sei gentile con loro, fai quello che ti chiedono e sei sempre disponibile.

Ti interessa cosa pensano gli altri di te?

Molto probabilmente c'è un conflitto nel profondo di te, poiché una parte di te vuole cambiare la situazione, ma ancora una volta, hai paura di farlo. Potresti avere paura di quello che gli altri penserebbero di te se dici "no" alle loro richieste: vuoi compiacere gli altri, non farli stare male, rendendo difficile dire loro "no".

In definitiva, questa gentilezza ti sta causando più danni che benefici poiché finisci per avere difficoltà a svolgere il tuo lavoro in tempo.

Hai bisogno di una politica

Per rendere le cose più facili e per risolvere la situazione, è necessario impostare una politica che definisca come queste attività non ufficiali verranno gestite nel modo giusto: questa politica determinerà la tua accessibilità generale, come comunicherai con gli altri e come gli altri comunicheranno con te, nonché i percorsi ufficiali quando si tratta di problemi IT.

Per rendere la politica più potente, devi definirla con il tuo superiore e deve essere comunicata chiaramente ai tuoi colleghi: solo così le cose andranno meglio e sarai finalmente in grado di concentrarti sul tuo compiti.

Sii un ragazzo di riferimento, ma solo quando vuoi esserlo

Per implementare questa norma, valuta la possibilità di eseguire le seguenti operazioni:

1. Parla con il tuo capo. Tutto inizia con un incontro con il tuo capo.

Fagli sapere che sei oberato di lavoro perché sei il ragazzo di riferimento in ufficio e, di conseguenza, non puoi più gestire il tuo carico di lavoro. Prendi la decisione di elaborare una politica speciale al riguardo, che viene comunicata ai tuoi colleghi tramite e-mail o un altro mezzo determinato dal tuo capo.

Questa politica stabilisce le regole su come si dovrebbe essere contattati in merito a tali attività non ufficiali.

2. Definisci il modo giusto di comunicare. Implementa questa parte del piano in due modi: elettronicamente e fisicamente.

La parte elettronica riguarda il modo in cui altre persone ti contattano via e-mail e tramite messaggistica istantanea e quando ci si aspetta che tu risponda a loro. Dovrebbe anche definire come comunicherai con altre persone al telefono. L'aspetto fisico definisce come comunicherai con le persone che si avvicinano direttamente al tuo spazio di lavoro in ufficio.

In entrambi i casi, puoi chiarire che sei disponibile solo in determinate ore del giorno per questioni non ufficiali, ma per il resto del tempo ti concentri sui tuoi compiti di lavoro. Assicurati di chiarire che qualsiasi domanda non correlata ai tuoi incarichi di lavoro viene gestita con priorità inferiore, poiché sei impegnato con i tuoi progetti.

3. Isolati fisicamente. Se continui a essere distratto dagli altri, è tempo di intraprendere un'azione più drastica e trasferirti fisicamente in un'altra parte dell'ufficio. Ad esempio, se il tuo ufficio ha delle stanze libere, potresti iniziare a lavorare in una di esse e tenere la porta chiusa. Se non funziona, potresti prendere un accordo in cui lavori da casa: questo riduce al minimo il contatto fisico con te.

Se hai parlato con il tuo capo del tuo carico di lavoro attuale (come nel passaggio 1), dovrebbero esserci meno distrazioni rispetto a prima e dovresti essere in grado di lavorare con una concentrazione molto migliore.

4. Chiedi alle persone di seguire i processi ufficiali. Puoi chiedere alle persone di seguire i protocolli ufficiali quando si tratta di determinati tipi di problemi. Ad esempio, se i problemi sono specificamente correlati a problemi IT, chiedi loro di contattare il personale di supporto IT ufficiale per risolvere tali questioni.

Puoi anche chiedere al tuo capo di ricordare anche ai tuoi colleghi questo protocollo: che il modo giusto per ottenere aiuto è usare i canali ufficiali, anche se ci vuole più tempo per risolvere il problema.

Infine, se i tuoi colleghi sono più disposti a venire da te che usare i canali ufficiali, questo dovrebbe suonare un campanello d'allarme per il tuo capo. Forse le politiche aziendali non sono così efficaci come potrebbero essere e dovrebbero essere modificate il prima possibile.

5. Cambia ruoli. Infine, chiediti se ti trovi nella posizione giusta all'interno dell'azienda: dovresti invece lavorare per il reparto IT? Se stai già andando bene con le persone e conosci un argomento specifico, prenderesti in considerazione il passaggio a un altro ruolo?