Come non cadere in un buco di produttività

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Uffa ... quindi sono di nuovo qui, trascorrendo la domenica pomeriggio cercando di sistemare la mia produttività - quindi credo - esaminando l'ennesimo elenco di cose da fare, cercando di comprendere la più recente gestione del lavoro "magica" app e in generale mi chiedo perché non riesco a portare a termine il mio lavoro.

Ad esempio, è difficile per me immaginare che un parrucchiere vada a lavorare tutti i giorni chiedendosi come costruire la propria lista di cose da fare in modo tale da non farli arrabbiare nel momento in cui gli danno un'occhiata. O un autista di autobus che cerca di organizzare i propri percorsi attraverso un software di gestione del progetto. Sembra folle.

Allora perché la produttività sembra essere il problema solo delle persone il cui lavoro viene svolto prevalentemente su un computer ?! Voglio dire, c'è qualcosa che non va in noi? Abbiamo davvero bisogno di cinque strumenti diversi solo per gestire le nostre liste di cose da fare?

Siamo tutti in un buco di produttività di qualche tipo?

Forse lo siamo, sfortunatamente, ma lascia che ti dica esattamente cosa intendo qui.

In breve, sei in un buco di produttività se continui a dedicare sempre più tempo alla gestione della tua produttività stessa e a trascurare le cose che devono essere fatte veramente durante la giornata: il tuo vero lavoro.

Suona come te?

Non preoccuparti però. Questo è risolvibile.

Come sempre, il primo passo è capire il problema, prendersi un po 'di tempo per riflettere su se stessi e scoprire se ne soffri.

Ancora una volta, i problemi di solito iniziano quando dedichiamo troppo tempo alla gestione della nostra configurazione della produttività (vari strumenti e metodi) e per questo motivo stiamo procrastinando il lavoro effettivo che deve essere fatto.

Pertanto, il miglior punto di partenza è affrontare la tua giornata normale e prestare attenzione a come la spendi.

In generale, una sana abitudine è iniziare la giornata con una qualche forma di revisione: controlla le attività che hai svolto il giorno precedente e compila l'elenco finale delle cose che devi fare oggi. Ma questo non dovrebbe richiedere più di 10-15 minuti. Dopodiché, non dovresti più concentrare i tuoi sforzi sulla micro gestione e mettere in discussione il tuo lavoro.

Sottolineiamo quest'ultima parte. Mettere in discussione il nostro lavoro è un problema molto comune. Ecco come funziona. Inizi la giornata rivedendo il tuo piano, scegliendo i tuoi compiti e poi iniziando a lavorare. Tuttavia, dopo un'ora o due torni al piano e inizi a chiederti se determinate attività dovrebbero davvero essere nella tua lista. Quindi fai un po 'di messa a punto e torni al lavoro. Dopo un paio d'ore la storia si ripete.

Non va bene. E una tale abitudine uccide davvero la tua produttività. È molto più efficace impostare una sola volta le attività di ogni giorno e poi eseguirle per il resto della giornata, senza fare domande.

Ecco come puoi pensare a questo per renderlo più facile. Al mattino sei il CEO. Prendi le decisioni e pianifichi le cose. Tuttavia, subito dopo, si entra in una modalità lavoratore. In quella modalità, non hai potere decisionale, puoi solo gestire il lavoro che è stato pianificato al mattino.

Dai, provaci, ti prometto che funziona come un gangster.

Semplifica l'utilizzo degli strumenti di produttività

Siamo spesso tentati di lavorare costantemente per migliorare la nostra produttività introducendo sempre più strumenti o app per la produttività. Voglio dire, c'è qualcosa di nuovo che viene pubblicato letteralmente ogni settimana e si promette di essere la soluzione del proiettile magico ogni volta.

Quindi, naturalmente, iniziamo a testare lo strumento, trascorriamo una settimana a giocarci, solo per abbandonarlo la settimana successiva e iniziare a sperimentare qualcos'altro.

Anche se sto lottando con questo tanto quanto te, sto scoprendo che è molto più facile affrontare questo problema quando ricordo queste sagge parole:

"Perfetto è il nemico del bene." -Voltaire

Ecco come pensarci in relazione a ciò di cui stiamo discutendo qui. Se qualche soluzione funziona bene per te e ti rende produttivo, non fare di tutto per trovare un sostituto.

Nel mio caso, ad esempio, utilizzare fatture cartacee standard per le mie liste di cose da fare è fondamentale.

Ora, capovolgiamo questa cosa e parliamo di quando è perfettamente corretto introdurre nuove soluzioni ...

Non fare il lavoro che non devi fare

Oltre a interrogarti costantemente, andare avanti e indietro tra lavoro e pianificazione e sperimentare troppi strumenti di produttività, un altro problema molto diffuso è fare cose che semplicemente non devi fare. O perché possono essere saltati del tutto o perché qualcun altro o qualcos'altro può gestirli in modo molto più efficiente di te.

Ti fornirò un paio di esempi in un attimo, ma ciò che è importante qui non sono necessariamente gli esempi specifici, ma l'idea principale in generale: l'idea di cercare strumenti e soluzioni che possono ridurre le attività che prima richiedevano tempo richiede tempo.

Quindi il primo esempio è presentare i clienti e inviare loro proposte. Se sei un lavoratore autonomo o lavori in un dipartimento della tua azienda che coinvolge la sensibilizzazione del cliente, passerai molto tempo a gestire le cose, a leggere le e-mail, a ricontrollare se ti sei perso qualcosa e così via.

Questo non è produttivo. Quello che dovresti fare invece è concentrarti sul nucleo del compito, le cose che sono davvero importanti. Quando parliamo di presentare ai clienti, ciò che è importante è trovare il potenziale cliente giusto e offrire loro qualcosa che possa aiutarli. Gestire la presentazione in sé non è qualcosa che dovrebbe essere nel tuo piatto se vuoi essere produttivo.

Uno strumento come Bidsketch può aiutarti in questo genere di cose e gestire completamente la parte gestionale. Invierà la tua proposta, la terrà traccia e ti farà anche sapere se il cliente l'ha visualizzata. Di conseguenza, sarai in grado di concentrarti solo sul fare il nucleo del tuo lavoro.