Come non sentirsi sopraffatti al lavoro e prendere il controllo della giornata

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La sopraffazione è uno stato pernicioso in gran parte causato dalle sempre crescenti esigenze del nostro tempo e dalle distrazioni che esistono intorno a noi. Si insinua su di noi e può, nella sua forma estrema, farci sentire ansiosi, stressati ed esausti. Pertanto, se ti senti sopraffatto al lavoro, è tempo di fare qualcosa al riguardo.

Ecco 6 strategie che puoi seguire per ridurre la sensazione di sopraffazione, lasciandoti più calmo, sotto controllo e molto meno stressato al lavoro.

1. Scrivi tutto per scaricare la tua mente

La prima cosa che puoi fare quando il lavoro sembra opprimente è scrivere tutto ciò che hai in mente.

Spesso le persone si limitano a scrivere tutte le cose che pensano di dover fare. Questo aiuta, ma un modo più efficace per ridurre il sovraccarico è anche scrivere tutto ciò che occupa i tuoi pensieri [1].

Ad esempio, potresti aver litigato con un collega o una persona cara. Se è nella tua mente, scrivilo. Un buon modo per farlo è disegnare una linea al centro della pagina e intitolare una sezione "cose ​​da fare" e l'altra "cosa ho in mente".

L'atto di scrivere tutto questo e di toglierlo dalla testa ti aiuterà a smettere di sentirti sopraffatto al lavoro. Annotare le cose può davvero cambiare la tua vita.

2. Decidi quanto tempo ci vorrà per completare le tue cose da fare

Dopo aver svuotato la testa, esamina l'elenco e valuta quanto tempo ci vorrà per completare ciascuna cosa da fare.

Man mano che scorri l'elenco, scoprirai che alcune cose da fare richiederanno solo cinque o dieci minuti. Altri impiegheranno più tempo, spesso fino a diverse ore.

Non preoccuparti di questo in questa fase. Concentrati solo sulla stima di quanto tempo avrai bisogno per completare ogni attività al meglio delle tue capacità. Puoi imparare come creare un elenco di cose da fare più significativo qui.

3. Approfitta della legge sul Parkinson

Ecco un piccolo trucco che ho imparato molto tempo fa per aiutare quando il lavoro sembra opprimente. La legge sul Parkinson afferma che il lavoro riempirà il tempo che hai a disposizione per completarlo e noi esseri umani siamo terribili nello stimare quanto tempo ci vorrà [2]:

Questo è il motivo per cui molte persone sono sempre in ritardo. Pensano che impiegheranno solo trenta minuti per attraversare la città quando l'esperienza precedente ha insegnato loro che di solito ci vogliono quarantacinque minuti per farlo perché il traffico è spesso intenso. È più un pio desiderio che un cattivo giudizio.

Possiamo usare la legge di Parkinson a nostro vantaggio quando ci sentiamo sopraffatti al lavoro. Se hai stimato che per scrivere cinque email importanti ci vorranno novanta minuti, riduci il tempo a un'ora. Allo stesso modo, se hai stimato che ci vorranno tre ore per preparare la tua presentazione imminente, riducila a due ore.

Ridurre il tempo stimato che richiederà qualcosa ti offre due vantaggi. Il primo è che svolgi il tuo lavoro più velocemente, ovviamente. Il secondo è che ti metti un po 'di tempo sotto pressione e così facendo riduci la probabilità di essere distratto o permetterti di procrastinare.

Quando sovrastimiamo quanto tempo impiegherà qualcosa, inconsciamente il nostro cervello sa che abbiamo tempo in abbondanza, quindi ci gioca brutti scherzi e finiamo per controllare le recensioni dell'Apple Watch 4 o permettere ai membri del nostro team di interromperci con il ultimi pettegolezzi in ufficio.

Applicando un po 'di pressione sul tempo si evita che ciò accada e ci concentriamo di più e lavoriamo di più. Questo ti aiuterà quando il lavoro sembra opprimente.

4. Usa la potenza del tuo calendario

Una volta terminate le stime del tempo, apri il calendario e pianifica le cose da fare per evitare di essere sopraffatto al lavoro. Pianifica il tempo per ciascuna attività, in particolare le attività ad alta priorità, raggruppando anche attività simili. Questo ti aiuterà ad alleviare lo stress e l'ansia nella tua vita lavorativa quotidiana.

Per le email che richiedono attenzione nel tuo elenco di cose da fare, pianifica del tempo sul tuo calendario per gestire tutte le tue email contemporaneamente. Allo stesso modo, se hai un rapporto da scrivere o una presentazione da preparare, aggiungili al tuo calendario utilizzando il tempo stimato come guida per quanto tempo impiegherà ciascuno.

Vedere questi elementi sul tuo calendario allevia la tua mente perché sai di aver assegnato del tempo per completarli e non senti più di non avere tempo. Raggruppare attività simili ti mantiene più a lungo in uno stato di concentrazione ed è sorprendente quanto lavoro svolgi quando lo fai.

5. Prendere decisioni

Per quelle cose che hai annotato che sono nella tua mente ma non sono compiti, prendi una decisione su cosa farai con ciascuna di esse [3]. Queste cose sono nella tua mente perché non hai preso una decisione al riguardo.

Se hai un problema con un collega, un amico o una persona cara, dedica un po 'di tempo a pensare a quale sarebbe il modo migliore per risolvere il problema. Il più delle volte non limitarsi a parlare con la persona coinvolta chiarirà le cose e risolverà il problema.

Se si tratta di un problema più serio, decidi il modo migliore per affrontarlo. Parla con il tuo capo o un collega e chiedi consiglio.

Qualunque cosa tu faccia, non permettergli di peggiorare. Ignorare il problema non lo farà sparire e ti farà solo sentire più sopraffatto al lavoro. Devi prendere una decisione per affrontarlo e prima lo farai, prima il problema verrà risolto.

Ricordo molto tempo fa, quando avevo poco più di vent'anni ed ero impazzito con le mie carte di credito appena acquisite. Ho scoperto di non avere i soldi per pagare le bollette mensili. Mi sono preoccupato per giorni, mi sono stressato e davvero non sapevo cosa fare. Alla fine, ho parlato del problema a un buon amico.

Mi ha suggerito di chiamare la società della carta di credito per spiegare il mio problema. Il giorno dopo, ho preso il coraggio di chiamare l'azienda, ho spiegato il mio problema e la persona meravigliosa l'altra estremità ha ascoltato e poi mi ha suggerito di pagare un importo inferiore per un paio di mesi.