Come scrivere una lettera formale

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La maggior parte della scrittura quotidiana è casuale. Tweet, aggiornamenti di Facebook, biglietti di auguri, e-mail amichevoli: hanno la loro semplice etichetta e non passiamo molto tempo a pensarci prima di leccare quel timbro o premere invio.

A volte, però, l'occasione richiede qualcosa di più formale. Che si tratti di una lettera al tuo rappresentante politico su una questione importante, una lettera di presentazione a un potenziale capo o una lettera di proposta commerciale, queste richiedono un po 'più di attenzione se vuoi essere preso sul serio. Come avvocato, scrivo molte lettere formali ogni settimana, e farlo bene è un'arte. Ecco alcuni punti da tenere a mente quando scrivi la tua lettera formale, sia che passerà per posta o attraverso il cyberspazio.

1. Comprendi il tuo scopo.

Perché scrivi? Cosa vuoi che faccia il lettore dopo aver letto la tua lettera? Vuoi farle cambiare idea o convincerlo a intraprendere un'azione specifica? Stai cercando il perdono? Intendi lamentarti di un cattivo servizio o di un prodotto difettoso? Stai cercando di farti assumere? Che cos'è la "domanda"?

Una volta che lo sai, puoi e dovresti eliminare tutto ciò che non serve a tale scopo.

2. Identifica il tuo pubblico.

Conoscere il tuo pubblico ti aiuta a scegliere la tua lingua e ad indirizzare le tue idee in modo più preciso. Scrivo in una lettera a un altro avvocato in modo diverso rispetto a quando il destinatario è un dirigente non avvocato o anche un anziano cliente "pro bono". In una lettera all'editore, il tuo vero pubblico sono i lettori della pubblicazione: chi sono? (Tieni presente che la maggior parte dei giornali è scritta a un livello di lettura dell'ottava o della nona elementare.) Non usare gergo che il tuo lettore non capirà.

3. Sii breve.

La maggior parte di noi sopporta un flusso costante di comunicazioni scritte e abbiamo un tempo limitato da dedicare alla lettura. Hai quindi maggiori possibilità di essere letto se mantieni la tua lettera su una pagina. Una lettera di più pagine con lunghi paragrafi e frasi complesse sembra travolgente. Il lettore indaffarato sarà tentato di metterlo da parte per quando avrà più tempo - e potrebbe non riuscire mai a riprenderlo. Usa paragrafi brevi, frasi brevi, parole brevi.

4. Usa un linguaggio semplice.

È compito dello scrittore essere capito. Anche se il tuo pubblico è altamente istruito, dovresti evitare parole grosse e frasi lunghe e complesse. Le persone non sono stupide; sono occupati. Rendi il nostro lavoro più facile e siamo più propensi a dare alla tua lettera l'attenzione che merita. La scrittura formale non richiede l'uso di paroloni. Non cercare di sembrare sofisticato; cerca di essere chiaro. Utilizza "ask" invece di "request". Dì "acquista" invece di "acquista". Invece di "racchiuso qui per favore trova", dì semplicemente "ho accluso" o "Ecco. . . . "

5. Parla con il punto più importante.

Come dicono i giornalisti, non seppellire il tuo vantaggio. Trova un modo per aprire con l'idea o le informazioni su cui desideri che il tuo lettore si concentri o agisca. Il primo paragrafo potrebbe essere l'unico che legge, quindi non nascondere la "domanda" nell'ultimo paragrafo.

6. Segui le regole.

Esistono regole per la formattazione di una lettera commerciale. Li ignori a tuo rischio e pericolo.

7. Correggi. Quindi rileggi di nuovo.

Non importa quanto tu sia grammaticalmente dotato, errori e refusi possono insinuarsi. Quando pensi di aver finito di scrivere, leggi il tuo pezzo lentamente e attentamente, prestando attenzione a quegli errori di battitura. Non fidarti del controllo ortografico. Se possibile, stampa una copia cartacea della tua lettera e leggila - ad alta voce - con una penna in mano, segnando quegli errori di battitura, frasi imbarazzanti, righe confuse. Se è davvero importante, fallo leggere a qualcun altro e informati se ti sei perso qualcosa.

8. Lascia raffreddare prima di inviare.

Soprattutto se scrivi per persuadere o lamentarti, probabilmente sei motivato da sentimenti piuttosto forti. Scrivi assolutamente la tua prima bozza nel caldo incandescente della passione. Esprimi i tuoi sentimenti. Prendi tutto su carta. Ma allora . . . prima di stampare e firmare, o premere invia, allontanati per un po '. Vai a fare qualcos'altro. Lascia raffreddare quel calore di passione. Poi torna indietro e rileggi quello che hai scritto. È giusto? È intelligente? È vero? È tipo? Ti pentiresti di averlo letto in televisione, davanti al tuo capo ea tua nonna? Apporta i cambiamenti che sembrano appropriati dopo che le tue emozioni si sono calmate.

Quindi, e solo allora, premi invio.

Cosa mi sono perso? Qual è la tua sfida di comunicazione più difficile? Le tue domande e suggerimenti sono invitati.

(Credito fotografico: firma tramite Shutterstock)

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Ultimo aggiornamento il 18 dicembre 2020

In che modo viaggiare può migliorare drasticamente le tue capacità interpersonali

Vagabondo itinerante, scrittore e appassionato di cibo vegetale. Leggi il profilo completo

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Intrinsecamente, il viaggiatore esperto funge anche da farfalla sociale. Possono avviare una conversazione per capriccio e in qualche modo riescono a trovare un terreno comune con persone di ogni estrazione sociale.

Viaggiare da solo può aprirci e arricchire incredibilmente gli occhi, ma ci fornirà anche le abilità necessarie per avere successo. La comunicazione e le abilità interpersonali sono attributi che possono essere appresi e affinati. Queste abilità sono applicabili nella vita di tutti i giorni e possono essere tradotte in ambienti professionali.

Siamo intrinsecamente chiusi

Per la mia prima esperienza di viaggio solitario, ero appena arrivato a San Francisco per uno stage. Si è verificato un problema con il nostro treno e abbiamo dovuto passare a un nuovo treno al binario successivo. Un signore che aveva tenuto una conversazione educata ha deciso che ora la sua missione era aiutarmi a spostare le mie cose sul treno successivo.

Nonostante le buone intenzioni, ero sgomento. Non ero abituato alla gentilezza degli estranei, infatti pensavo che stesse cercando di derubarmi o peggio. La gentilezza è in qualche modo regionale. E crescendo nella zona di Tristate, ero stato condizionato ad essere estremamente scettico. L'interazione con estranei sembrava incredibilmente tabù.

È vergognoso ammetterlo, ma le abilità sociali sono cadute nel dimenticatoio. Ci siamo dimenticati di come parlarci. L'idea di avviare una conversazione con uno sconosciuto è al limite terrificante. Ma ancora più terrificante, la mancanza di una comunicazione efficace porterà alla fine a una vita solitaria.

Mantenere viva la passione

Una volta un uomo molto saggio disse che prima di impegnarsi completamente con qualcuno, portalo in viaggio. Quest'uomo saggio è Bill Murray e dice la verità. Viaggiare può essere un periodo molto vulnerabile per molte volte, spesso può tirare fuori il peggio dalle persone.

Ma se sei in grado di superare gli inevitabili ostacoli che sorgeranno durante il tuo viaggio, è stato dimostrato che viaggiare rafforza le relazioni. [1] Offre a te stesso e al tuo partner l'opportunità di condividere un obiettivo comune.

Il semplice fatto di trovarsi in un ambiente diverso [2], libero da tutti gli obblighi quotidiani che tendono a intralciarti, aiuterà a riaccendere il romanticismo e l'intimità. Darà a entrambi la possibilità di rivisitare alcune questioni che normalmente darebbero inizio a una discussione, in un ambiente romantico e sicuro.

Le coppie che viaggiano regolarmente insieme hanno riferito di avere una comunicazione più efficace tra loro rispetto a quelle che non lo fanno. [3]

Non vedrai mai il mondo allo stesso modo

La più grande epifania che si possa vivere mentre si immergono nello stile di vita dei viaggi è la consapevolezza che non tutti pensano come te. Non tutti vivono nello stesso modo in cui lo fai tu. Culture diverse ospitano filosofie e priorità diverse.

Respira, rilassati e divertiti

Crescendo in un luogo in cui i risultati sono attesi istantaneamente, non mi piaceva l'idea di aspettare. Voglio dire, qual è il problema? Ho effettuato l'ordine e lo voglio ora. Chiaramente l'impazienza era spalmata su tutto il viso. Il server che ha preso il mio ordine mi ha chiesto in modo così innocente: "Perché sembri arrabbiato? Hai qualche momento in più per goderti la vita prima di ricevere il cibo. " Aveva così ragione. Perché mi stavo arrabbiando? Non avevo nessun posto dove essere. Così ho seguito il suo consiglio. Inspirai profondamente, assorbendo tutta la bellezza che mi circondava.