Come eliminare riunioni infinite e rimanere produttivi

John Hall è il co-fondatore e presidente di Calendar, un'app leader per la pianificazione e la produttività che cambierà il modo in cui gestiamo e investiamo il nostro tempo. Leggi il profilo completo

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Siamo nel mezzo di un'epidemia di riunioni. I dirigenti ora trascorrono in media 23 ore alla settimana in riunioni, con il 71% che dichiara che tali riunioni sono generalmente improduttive e inefficienti. [1]

Nonostante i loro svantaggi, le riunioni rimangono parte integrante di qualsiasi ambiente di lavoro moderno. L'aumento dei silos per uffici e dei lavoratori remoti rende i check-in regolari un must assoluto per mantenere tutti sulla stessa pagina. Le riunioni non verranno interrotte a breve, quindi come possiamo lavorare per ridurre il loro tempo e gli scarichi di produttività?

Sfortunatamente, non esiste una risposta facile a questa domanda. Sebbene sia impossibile compiere un semplice passaggio per eliminare lo spreco di riunioni, puoi iniziare a considerare le riunioni non come routine, ma come investimenti. Invece di pianificare e partecipare regolarmente alle riunioni in modo sconsiderato, pensa in anticipo a come puoi ottenere il massimo ROI dal tempo che dedichi a riunioni efficaci con gli altri.

Se stai cercando di porre fine a riunioni infinite e iniziare a tenere riunioni produttive sul posto di lavoro, ecco alcuni punti da cui iniziare:

1. Ottimizza le tue riunioni in anticipo

La causa principale del sovraccarico delle riunioni non sono le abitudini radicate o le cattive politiche dell'ufficio; sono cattivi incontri. La maggior parte delle riunioni inizia senza un'agenda di cui parlare e le riunioni senza direzione non sono certo riunioni.

Una riunione che non porta a nulla è destinata a portare semplicemente a più riunioni su tutta la linea. Puoi porre fine a questo ciclo programmando riunioni preziose e produttive per il tuo team.

Inizia concentrandoti sullo scopo di una riunione. Ogni riunione che hai dovrebbe essere necessaria per il tuo successo, così come per il successo della tua azienda e dei tuoi dipendenti. Inoltre, è probabile che le riunioni che trattano troppi argomenti o aree superino il tempo pianificato e allontanino i partecipanti.

Ricorda, le riunioni produttive durano solo il tempo strettamente necessario. Per allenarti ad abbreviare le riunioni, puoi utilizzare strumenti come "riunioni veloci" se impari di più su Google Calendar. Ciò ti consente di abbreviare automaticamente le riunioni pianificate di cinque minuti in modo da avere tempo per svolgere le attività tra le riunioni.

2. Rendi democratiche le tue riunioni

Chi programma le riunioni in un ufficio? In generale, i dirigenti e l'alta dirigenza sono quelli che convocano le riunioni e stabiliscono i loro ordini del giorno. Sebbene sia importante che i responsabili comunichino le proprie direttive ad altri dipendenti, le riunioni che vengono direttamente dall'alto non saranno molto coinvolgenti per tutti gli altri.

Prova invece a pianificare alcuni incontri da zero. Decidere una direzione o un argomento generale per una riunione prima di chiedere dubbi o domande ai dipendenti contribuisce notevolmente a mantenere le persone coinvolte nelle riunioni e il coinvolgimento nella riunione è uno dei modi migliori per mantenere le riunioni brevi ma significative. Anche qualcosa di semplice come un sondaggio Google anonimo può dare ai partecipanti la libertà di far sentire la propria voce.