Concordare con se stessi le scadenze non funziona: ecco cosa funziona

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Un consiglio che ho sentito molte volte è quello di stabilire delle scadenze con te stesso. In altre parole, quando lavori su un'attività, concordi una scadenza che stai cercando di rispettare. Questo a sua volta dovrebbe aiutarti a completare l'attività in tempo.

Tuttavia, lascia che ti chieda questo: quante volte hai impostato questo tipo di scadenze solo per rendersi conto che non eri in grado di mantenerle? Oppure, quante volte hai posticipato o modificato quella stessa scadenza a una data successiva da quando ti sei reso conto che non puoi portare a termine il compito perché la scadenza non era realistica? Non so voi, ma mi è successo molte volte e sono giunto alla conclusione che negoziare e fissare scadenze solo con voi stessi è destinato a fallire.

Il problema è che è così facile cambiare e posticipare le scadenze piuttosto che impegnarsi al massimo per portare a termine il lavoro entro i limiti definiti. Se è così, cosa ci sta effettivamente inducendo a trascurare le scadenze che abbiamo impostato in questo modo?

Non senti la pressione

La risposta a questa domanda è semplice: tieni le scadenze per te e nessun altro le conosce.

Il problema con questo approccio è che è facile apportare modifiche al piano originale poiché sei l'unica persona a saperlo. Senza alcun feedback esterno o pressione verso te stesso, apportare questi cambiamenti è molto semplice. Sfortunatamente, questo è solo un inganno e ciò può portare a procrastinazioni inutili, che a loro volta ti rendono le cose più difficili e portare a termine un compito diventa sempre più difficile.

Questo è un peccato, dal momento che la nobile idea di una scadenza è ora capovolta: invece di fissare i limiti al tuo lavoro e portarlo a termine in modo tempestivo, l'attività continua a rimanere inutilmente sospesa nell'elenco delle attività.

Quindi pensi che gli altri ti stiano criticando?

Quando prendo in considerazione le situazioni in cui ho fissato le scadenze con me stesso (che non ero in grado di rispettare), posso pensare ad almeno tre ragioni fondamentali per farlo:

  • Non volevo sentire pressioni esterne
  • Non ero sicuro di essere in grado di completare l'attività in tempo
  • Sentivo che gli altri avrebbero potuto criticarmi se non avessi svolto il compito entro i limiti stabiliti

Innanzitutto, annunciare pubblicamente una scadenza ti rende più esposto a pressioni esterne. In altre parole, altre persone si aspettano che manterrai la promessa di fare qualcosa prima della scadenza. Se questa pressione è troppo da sopportare, cerchi di evitarla.

In secondo luogo, potresti non sentirti sicuro delle tue capacità di portare a termine un compito in un lasso di tempo. Ciò è particolarmente vero se davvero non conosci bene il compito o se non hai le competenze necessarie per eseguirlo.

In terzo luogo, nessuno vuole essere criticato o sgridato se il lavoro non viene consegnato in tempo. Tenere la scadenza per te è più facile, dal momento che sei l'unico a conoscerla.

Allunga la tua zona di comfort

Per eliminare le inefficienze delle scadenze negoziate internamente, dovresti semplicemente fare il contrario: essere aperto al riguardo e annunciare le scadenze al mondo. Solo in questo modo puoi aspettarti risultati migliori e ti fa sforzarti di consegnare le attività in tempo. Anche se questo può sembrare spaventoso per alcuni, dovresti farlo comunque. Questo è l'unico modo per superare i continui rinvii e imbrogliare con le scadenze che non rispetterai.

Prima di annunciare qualsiasi cosa al mondo, cerca di capire che hai meno tempo di quanto pensi. Quando te ne accorgi, ti aiuta a fissare scadenze più realistiche, diminuendo così i timori che hai nei confronti della definizione dei tempi pubblici. Inoltre, quando si è realistici sulle proprie capacità e si capisce di cosa si tratta veramente, è più facile fornire programmi più accurati.

Scadenze nel modo giusto

1. Analizza a fondo la tua situazione. Prima di fissare le scadenze, poniti queste domande:

  • Qual è l'effettivo tempo a mia disposizione?
  • Quanto lavoro devo davvero fare?
  • Qual è il mio set di competenze relativo all'attività e alla scadenza?

Sii molto realistico con le risposte, poiché questo getta le basi per buone e solide scadenze. Se hai dubbi sulle tue capacità, sul compito o sul tempo a disposizione, è tempo di essere più prudenti su ciò che prometti.

2. Meno è meglio. Decidi l'obiettivo che vuoi raggiungere, ma fai attenzione a non promettere troppo. Come accennato, hai meno tempo a disposizione di quanto pensi e il tempo letteralmente vola quando ti metti al lavoro.

Adottare un approccio leggermente più conservativo è meglio che cercare di promettere troppo. Fare meno lavoro in questo caso è meglio che spiegare in seguito perché non sei stato in grado di portare a termine tutto ciò che avevi promesso così coraggiosamente di fare.

3. Tieni in considerazione i fattori esterni. Comprendi che ci sono fattori che riducono la quantità di tempo che hai per l'attività e per rispettare la scadenza.

Ad esempio, se hai promesso di svolgere un compito per il tuo capo entro cinque giorni, ma sei in viaggio lunedì e hai riunioni per tutto il martedì, all'improvviso hai solo tre giorni per svolgere il compito. Prendi in considerazione queste cause esterne quando decidi la scadenza pubblica per il tuo lavoro.

4. Sii onesto con te stesso (e con gli altri). Questo punto è assolutamente cruciale.

Ad esempio, quando ero al mio lavoro quotidiano e mi è stato assegnato un compito che non ero in grado di svolgere, l'ho informato del mio capo o project manager. In questo modo, non stavo ponendo aspettative irrealistiche e tutti sapevano qual era la situazione reale.

5. Annuncia la scadenza al mondo. Una volta che hai completato tutto il lavoro in background, è il momento di annunciare pubblicamente la tua scadenza. Questo ti fa davvero provare a rispettare la scadenza e rimandarla diventa sempre più difficile.