Da unglued a Engaged: 5 regole per organizzare riunioni produttive

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Non si può negare che le riunioni abbiano una storia di essere noiose, lunghe e controproducenti ... ma non devono esserlo. Con un piccolo sforzo e contributo, puoi rendere le riunioni produttive e stimolanti per tutte le persone coinvolte.

# 1 Considera le linee temporali

Quando stabilisci una riunione di routine, consulta gli altri per i loro orari di riunione preferiti e cerca di trovare una sistemazione globale. Spiega la tua motivazione quando indichi alle persone le loro preferenze; lo chiedi perché durante le riunioni vuoi che ogni dipendente sia il più attivo e collaborativo possibile.

Sia che le riunioni del mattino siano troppo presto o quelle del dopo pranzo fanno sentire i membri pigri, i dipendenti che si sentono ascoltati ricambieranno il loro apprezzamento. Esprimere opinioni fa sentire le persone più coinvolte nelle riunioni imminenti e più responsabili quando si tratta di essere un partecipante impegnato.

# 2 Brevi e vuote

Dai ai tuoi ascoltatori un motivo per preoccuparsi, dedicando del tempo a spiegare perché l'argomento trattato è abbastanza importante da richiedere un incontro. Fai fluire le idee dei membri inviando un ordine del giorno puntato il prima possibile.

Oltre a fornire una copia dell'agenda della riunione, fornire anche spazi vuoti per i dettagli che verranno definiti durante la riunione. (Ad esempio, lascia spazio per compilare scadenze confermate o team leader designati, ecc.) Mostrando uno spazio vuoto, le persone stabiliranno la connessione che dovrebbero fare di più che ascoltare.

# 3 Richiedi input

Spiegare semplicemente il tuo desiderio di comunicazione incrociata e brainstorming non funzionerà; le persone devono prima sentirsi abbastanza a proprio agio per collaborare. La loro disponibilità sarà direttamente correlata alle tue tattiche di leadership.

Se vuoi che le persone contribuiscano, dovrai promuovere un forum aperto e di supporto in cui gli unici tipi di critiche mosse sono quelle costruttive su cui le persone possono costruire.

Suddividi una sezione della riunione appositamente per i commenti in modo che gli altri sappiano che le loro voci sono incoraggiate. Pur rispettando il lasso di tempo, ricorda anche di essere paziente con il tuo approccio, offri alle persone l'opportunità di alzare una mano e avere la parola.

# 4 Scuoti le cose

Se vuoi che i membri della riunione scivolino in un posticipato, allora mantieni la formula di ogni riunione esattamente la stessa. Tuttavia, se vuoi che le tue riunioni abbiano un po 'di zip, allora devi divertirti.

Assegna alcuni partecipanti a dirigere determinati argomenti / parti delle riunioni. Apri con un breve video stimolante per generare un po 'di pensiero creativo. Contrassegna ogni riunione con un tema o programma fuori dai relatori ospiti per suscitare interessi e intuizioni. Qualunque cosa tu faccia, cambiando la normale routine manterrai i partecipanti in punta di piedi.

# 5 Follow-up e ringraziamenti

Non puoi aspettarti che tutti partecipino al loro A-game durante ogni singola riunione, potrebbe essere necessario un po 'di tempo perché si formino suggerimenti stellari. Chiedere ai membri di inviare un'e-mail di follow-up (entro la fine della giornata, alla fine della settimana) che evidenzi le nuove idee ispirate dall'incontro. Dimostra di apprezzare il loro contributo utilizzando le loro risposte come punti di partenza per il tuo prossimo incontro.

Ovviamente dovresti ringraziare tutto il tuo staff per i loro contributi al termine della riunione, ma prenditi il ​​tempo per citare particolari partecipanti per nome in riconoscimento dei loro sforzi estesi. Questo tipo di riconoscimento dà una spinta ai dipendenti attivi, accendendo il fuoco sotto tutti gli altri a portata d'orecchio.

Quali regole segui per rendere produttive le riunioni?

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Ultimo aggiornamento il 17 dicembre 2020

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Fondatore e CEO di Lifehack Leggi il profilo completo

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Ammettiamolo, per quanto positivo e ottimista sia il tuo ambiente d'ufficio, i tuoi dipendenti continueranno a soffrire di stress di tanto in tanto. Questi stress possono derivare da una miriade di fonti, tra cui: superlavoro, pressione sulle scadenze e mancanza di pause adeguate.

Ad esempio, il tuo team di vendita potrebbe essere vicino alla fine del trimestre e si impegna a fornire i migliori risultati possibili. Sebbene questo sia un obiettivo degno, i membri del team corrono il rischio di spingersi troppo oltre e di lasciarsi privi di energia e pieni di tensione.

È in momenti come questi che tutti i tuoi dipendenti possono essere influenzati negativamente.

Non è una novità che lo stress possa ridurre la produttività o addirittura la qualità del lavoro

Uno dei sintomi dello stress è che può portare a una minore produttività. Ciò significa che se molti (o tutti) i tuoi dipendenti iniziano a mostrare segni di stress, puoi essere certo che la produttività complessiva della tua azienda ne risentirà.

Se ti rendi conto che i tuoi dipendenti soffrono di stress, allora è il momento di intraprendere un'azione per ridurre o eliminare questo peso. Un ottimo modo per farlo è presentare ai tuoi dipendenti i benefici positivi della meditazione. La ricerca mostra che le persone che meditano regolarmente potrebbero sperimentare i seguenti benefici:

  • Una maggiore capacità di concentrazione.
  • Un miglioramento della memoria.
  • Meno fatica.
  • Un aumento della percezione.
  • Una riduzione dello stress. [1]

Queste sono solo una piccola selezione dei vantaggi che la meditazione può offrire, ed è perfettamente logico che la meditazione sia un ottimo strumento per migliorare le prestazioni dei dipendenti. (E a sua volta, un aumento delle prestazioni complessive della tua azienda.)

Immagina per un momento che i tuoi dipendenti si prendano una pausa giornaliera di 5-10 minuti dal loro lavoro per praticare la meditazione. Non solo loro e la tua azienda vedrebbero un aumento della produttività, ma i tuoi dipendenti migliorerebbero anche la loro autodisciplina. Inoltre troverebbero più facile mantenere una mentalità positiva. [2]

Che cos'è esattamente l'app "Stop, Breathe & Think"?

Si spera di averti dato ragioni sufficienti per accendere il tuo interesse nel rendere la meditazione regolare parte del tuo ambiente d'ufficio. Ora potresti pensare: "Qual è il prossimo? Come posso presentare la meditazione ai miei dipendenti? "

Bene, qui a Lifehack, ci siamo imbattuti in una fantastica app chiamata Stop, Breathe & Think. Riteniamo che l'app sia il modo ideale per avviare sessioni di meditazione regolari in un ambiente d'ufficio.

Sebbene l'app sia disponibile come download per Android o iOS, questi sono principalmente per utenti personali. Quando si tratta di meditazione in ufficio, Stop, Breathe & Think è disponibile come pratico plug-in Slack.

Una volta attivato sul tuo account Slack, Stop, Breathe & Think consentirà a individui o gruppi di programmare attività di consapevolezza. Queste attività includono:

  • Brevi pause per facilitare il recupero della mente e del corpo.
  • Esercizi di respirazione per condizionare pensieri, emozioni e reazioni.
  • Meditazioni personalizzate per contribuire a portare pace e armonia generali.

In che modo l'app aiuterà i tuoi dipendenti a diventare più produttivi

Con l'enorme peso della ricerca che mostra i benefici della meditazione, il plug-in Slack è il modo perfetto per aiutare i tuoi dipendenti a iniziare con questa abitudine positiva.

Diamo ora un'occhiata ad alcune delle fantastiche funzioni offerte dall'app.

Gli utenti dell'app possono apprendere le basi della meditazione e provarne diversi tipi.

Scegliendo come si sentono in quel momento, l'app guida gli utenti alla meditazione più adatta.

Le meditazioni sono programmate in modo che gli utenti possano rilassarsi completamente, sapendo che l'app li avviserà una volta terminato il tempo di meditazione programmato.

L'app consente inoltre agli utenti di vedere come è andato il loro stato emotivo nel corso di una settimana, mese o più.

Passaggi illustrati divertenti e facili da seguire incoraggiano gli utenti a completare meditazioni regolari.

Un ambiente di ufficio sano può portare a prestazioni aziendali sane

Lo stress quotidiano del lavoro può spesso portare a un accumulo di ansia e tensione nei dipendenti. Questo può quindi avere un effetto a catena sul rendimento della tua azienda.

Fortunatamente, il contrario: un ambiente di lavoro sano e ottimista può aumentare lo slancio e la produttività dei dipendenti. E questo naturalmente porta a un miglioramento delle prestazioni complessive per la tua azienda.