Delega del lavoro: cosa delegare e cosa no?

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Potresti aver sentito parlare molto dell'importanza di delegare il lavoro. Ma se sei un nuovo leader o manager, non sarà tutto divertimento e giochi.

Come ogni cosa nella vita, la delega non è un gioco da ragazzi se non viene eseguita nel modo giusto.

È molto probabile che tu debba affrontare molti ostacoli imprevisti. E purtroppo, non c'è modo di aggirarli. Nessuna circostanza nella vita ti sarà facile solo perché sei inesperto.

Fortunatamente, puoi affrontare questi ostacoli molto facilmente se sei abbastanza intelligente da imparare.

Impara dai tuoi errori, da ciò che ti circonda e da questo post!

Oggi troverai una risposta a una delle domande più frequenti dei nuovi delegatori:

Cosa delegare e cosa no?

Che tu ci creda o no, questo è un passaggio cruciale nel processo di delega del lavoro. Quindi, leggi questo articolo per chiarire tutta la tua confusione a riguardo!

Attività che dovresti sempre delegare

Quando sei appena entrato nella delega, è abbastanza comune sentire come se stessi delegando troppo lavoro. I manager inesperti di solito si sentono come se stessero sovraccaricando i propri dipendenti, cedendo i propri compiti o chiedendo ai subordinati di fare ciò che non è il loro lavoro.

Sebbene tutte queste preoccupazioni siano valide al 100% e dovrebbero essere sempre evitate, possono impedirti di delegare il lavoro che deve essere distribuito al tuo team.

Questo vanifica lo scopo della delega anche se sei ben consapevole di come delegare i compiti in modo efficace.

Ecco alcune attività che dovresti sempre delegare. Tuttavia, ragiona con te stesso in base all'ambiente del tuo posto di lavoro per prendere la decisione finale.

1. Attività ripetitive

Ogni ufficio ha una buona parte di alcuni progetti ricorrenti e ripetitivi.

Ora, questi lavori sono gli stessi ogni volta o anche con una leggera variazione, richiedono un processo di lavoro e competenze simili. Ad esempio, auditing, budget, pianificazione di eventi, ecc.

Tali attività devono essere svolte ogni giorno, settimanalmente, ogni due settimane o mensilmente. Il problema qui è che anche se questi lavori sono rapidi e facili, un manager perde tempo a svolgerli.

Dovresti sempre delegare progetti come questi in modo da poter risparmiare molto del tuo tempo prezioso a lungo termine.

Allo stesso tempo, puoi addestrare alla perfezione i tuoi subordinati per lavori come questi. Con la pratica regolare, i tuoi subordinati possono iniziare a lavorare al livello 5 di delega, dove i dipendenti possono lavorare in modo indipendente. [1]

Il fatto che tu voglia o meno classificare i progetti annuali in questa categoria dipende dalla frequenza con cui i dipendenti della tua organizzazione vengono promossi o sostituiti. Se le stesse persone saranno in giro a svolgere il lavoro per almeno 3 o 4 anni, è meglio addestrarle per questo.

2. Lavoro che richiede tempo

Una delle caratteristiche più importanti della delega è che aiuta a risparmiare tempo. Quindi è giusto delegare il lavoro che richiederà troppo tempo.

Invece di dedicare una settimana a un progetto, dovresti dedicare alcune ore a spiegare il lavoro ai tuoi subordinati e lasciare che se ne occupino.

In questo modo, non solo cancellerai la tua pianificazione, ma completerai il lavoro più rapidamente. Poiché la delega consiste nel distribuire il lavoro tra un team, più persone possono lavorare insieme su un progetto contemporaneamente. Ciò ridurrà una parte enorme del lavoro che vi viene richiesto.

Ciò significa che se ci sono attività che richiedono tempo ma hanno una scadenza breve, devi sempre delegarle. È un metodo facile e infallibile per spuntare grandi progetti nella tua lista di cose da fare!

3. Progetti che potenziano le competenze di base

Mentre deleghi il lavoro, non dovresti dimenticare che, come leader o manager, devi anche incoraggiare le capacità dei tuoi subordinati.

Alcuni progetti sono troppo complicati per le persone che non hanno le capacità per svolgere il lavoro. Tuttavia, alcune sfide sono un modo sano per incoraggiare il tuo team ad ampliare le proprie competenze.

Se non offri opportunità, il tuo team non crescerà mai. E questo è un enorme fallimento come leader di gestione.

4. Qualunque cosa sia oltre la descrizione del tuo lavoro

Ogni persona in un'organizzazione ha una descrizione del lavoro definita. Questi sono i doveri che la persona deve adempiere.

In qualità di leader, anche tu avrai una descrizione del lavoro e non dovrai fare altro a meno che non ci sia nessun altro abbastanza esperto per farlo.

Idealmente, tutto ciò che non fa parte della descrizione del tuo lavoro dovrebbe essere delegato. Questo non viene fatto con intenzioni egoistiche. Invece, è importante farlo, altrimenti non avrai abbastanza tempo per svolgere le attività che in realtà fanno parte del tuo lavoro.

Le cose che non rientrano nella descrizione del tuo lavoro sono generalmente attività che possono essere svolte facilmente dal tuo team. Anche se incontrano difficoltà, dovresti solo offrire aiuto e assistenza invece di accettare l'intero lavoro.

5. Attività interessanti

Mantenere i dipendenti interessati a ciò che fanno è un lavoro difficile che un manager deve svolgere.

Per mantenere alti i livelli di motivazione, dovresti delegare un lavoro più divertente. Le cose che i tuoi dipendenti apprezzeranno fare, lasciale fare.

Quindi, ad esempio, se hai notato che al tuo team piacciono le attività all'aperto, assegna loro i lavori che richiedono di essere svolti all'esterno del tuo ufficio. Altri compiti interessanti includono la ricerca sul campo, la pianificazione di eventi, ecc.

6. Lavori in cui i tuoi subordinati sono più abili

Solo perché stai guidando un gruppo di persone non significa che tu abbia tutte le competenze che loro non hanno.

Potrebbe esserci qualcosa in cui i tuoi subordinati sono molto più bravi. Ad esempio, potresti non essere molto orientato alla tecnologia, ma qualcuno nel tuo team potrebbe esserlo.

Quindi, i lavori che richiedono competenze in cui qualcuno del tuo team è più bravo dovrebbero sempre essere delegati. Non prenderla sul personale o renderla una questione di ego.

Attività che non dovresti mai delegare

In genere, una volta che un manager si sente a proprio agio nel delegare il lavoro, tutte le preoccupazioni che c'erano in precedenza svaniscono.

Anche se questa è una buona cosa, alcuni leader potrebbero iniziare a ignorare completamente questi problemi.

Possono delegare eccessivamente e assegnare compiti che non sono nella descrizione del lavoro dei subordinati. A volte, i manager delegano ogni singolo compito e sono lasciati indietro con così tanto tempo libero. [2]

Per evitare che ciò accada, non dovresti mai delegare le attività con la seguente natura. Tuttavia, la decisione finale dipende dalla natura del compito esatto e dal luogo di lavoro.

1. Lavoro che richiede molto tempo per essere spiegato

Immagina di passare 3 ore a spiegare qualcosa che avresti potuto fare tu stesso in 30 minuti.

Questo sconfigge l'intera essenza della delega, non è vero?

Quindi, se qualcosa necessita di una spiegazione approfondita e ha un lungo manuale di istruzioni anche se l'attività in sé non è così elaborata, la soluzione migliore è evitare di delegarla. Allo stesso modo, se pensi di poter svolgere un lavoro più velocemente da solo, fallo.

2. Lavori riservati

Certe questioni non possono essere affidate ai dipendenti.

I lavori ad alta priorità e riservati non dovrebbero mai essere delegati. Queste attività sono molto importanti, quindi la tua esperienza dovrebbe tornare utile. Inoltre, l'assegnazione di tali lavori al team può portare a una violazione della privacy e ad altri problemi simili.

Anche le attività decisionali come le valutazioni, l'assunzione di dipendenti e altre cose simili rientrano nella stessa categoria.

3. Gestione delle crisi

Ogni organizzazione deve pianificare lo scenario peggiore. Tali decisioni sono di grande importanza. Non puoi rischiare di lasciare che la tua squadra, che generalmente è meno esperta di te, faccia queste scelte.

Dovresti pianificare e sviluppare tu stesso il futuro della tua organizzazione. I subordinati non sono nella posizione di svolgere questi lavori a causa della mancanza della loro visibilità e del loro livello di responsabilità.

4. Attività noiose

Come accennato in precedenza, devi mantenere i dipendenti interessati e altamente motivati.

Le attività noiose possono demotivare i dipendenti. Tolgono l'entusiasmo che alla fine riduce la qualità dell'output prodotto.

Tieni per te compiti noiosi. Questo è un sacrificio che dovrai fare per mantenere alto il morale della tua squadra.

5. Lavoro molto specifico

Questo è applicabile solo a un lavoro che è già suddiviso in una piccola attività. C'è poco o nessun spazio per la creatività e le istruzioni sono molto dettagliate ed esatte.

Ora, le aspettative sono di produrre un output che sia esattamente ciò che viene richiesto. Poiché tali attività sono troppo specifiche, solo una persona dovrebbe svolgerle.

Se un progetto come questo viene delegato, c'è un'alta probabilità di leggere variazioni nei risultati causati dai singoli subordinati. Pertanto, l'opzione migliore è che svolgi attività come queste da solo.

La linea di fondo