Delega di autorità: la guida completa per dirigenti efficaci

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Odi assolutamente fallire? Sei fortunato perché, oggi, imparerai l'arte di come affrontare il fallimento nella tua vita lavorativa. Il trucco magico si chiama delega di autorità.

Il fallimento è spesso il risultato di un carico eccessivo. Quando prendi più di quanto puoi gestire, non sei in grado di eseguire bene, anche se hai l'esperienza per farlo perfettamente. È demotivante, una perdita di tempo ed estremamente fastidioso.

Diamo uno sguardo approfondito alla delega di autorità per capire come sfruttarla al meglio.

Sommario

  1. Che cosa significa delegare l'autorità?
  2. 3 elementi dell'autorità delegante
  3. Perché è importante delegare l'autorità?
  4. 5 suggerimenti per delegare l'autorità in modo efficace
  5. Considerazioni finali
  6. Ulteriori informazioni sull'importanza della delega

Cosa significa delegare l'autorità?

La delega dell'autorità non è né magia né scienza missilistica. È esattamente ciò che significa: divisione del carico di lavoro e distribuzione della potenza.

Ora, è qui che la maggior parte dei superiori si preoccupa. Fraintendono l'idea e credono che la distribuzione gli porterà via la loro autorità.

Tuttavia, la divisione e la distribuzione dell'autorità è come dare all'intera squadra l'autonomia sul proprio lavoro, ma il loro controllo è limitato a questo.

Il superiore ha ancora la supremazia su tutti i dipendenti.

La delega dell'autorità riduce al minimo il carico di lavoro del superiore. Questo lavoro è suddiviso in attività più piccole e suddiviso in un team in modo che ogni membro lavori simultaneamente per completare il progetto in un tempo più breve.

3 elementi dell'autorità delegante

La delega di autorità ha tre elementi:

1. Assegnazione di responsabilità

Questo è il primo passaggio del processo. Una persona responsabile, come un manager o un team leader, assegna ad altri membri del team determinate attività che devono essere completate in un determinato periodo. Naturalmente, questo è possibile solo se il superiore ha più controllo e autorità nell'ambiente di lavoro rispetto ai subordinati.

2. Autorità di concessione

Il passaggio successivo consiste nel dare ai subordinati autorità e responsabilità sufficienti per completare il compito e agire in modo indipendente.

Quindi, supponiamo che tu sia un supervisore che ha assegnato una persona nel tuo team per svolgere un determinato compito. Questo incarico ti sarà inutile se il subordinato deve venire da te in ogni fase del percorso per ottenere l'autorizzazione e le firme necessarie per svolgere il lavoro assegnato.

A meno che tu non dia autorità, non stai delegando. Invece, stai solo assegnando un'attività e questo non ti porterà alcun vantaggio.

Inoltre, la concessione dell'autorizzazione mette il subordinato in carica. Questa persona è ora responsabile di fare ciò che gli è stato assegnato, come preferisce. Sta a loro decidere come affrontare gli ostacoli. Tutto ciò di cui dovresti preoccuparti come supervisore sono i risultati finali.

3. Mantenere la responsabilità

Esiste sempre il rischio che alcuni membri del team non agiscano in modo responsabile, soprattutto quando hanno ricevuto autorità sul compito assegnato. Questo è il motivo per cui devi rendere ogni dipendente o membro del team responsabile attraverso alcune regole e regolamenti.

Il superiore deve sempre avere il diritto di chiedere al responsabile il proprio compito [1]. Creare una cultura della responsabilità in un'azienda è importante e la responsabilità sale verso l'alto nella gerarchia di un ambiente di lavoro. Non offrire mai alcuna clemenza a questo riguardo se vuoi garantire risultati di qualità.

Questa fase di dare e ricevere feedback aiuta a migliorare immensamente l'etica del lavoro futuro. [2]

Perché è importante delegare l'autorità?

Molte volte, i superiori si assumono tutti i doveri perché hanno difficoltà a fidarsi che qualcun altro svolga il lavoro così come farebbero loro stessi.

Questa è una preoccupazione valida e potrebbe impedirti di ottenere il massimo dalla delega di autorità.

Ma con questo rischio arriva un lungo elenco di vantaggi. In realtà è importante delegare l'autorità per il miglioramento della tua organizzazione e del tuo team.

I superiori possono ottenere risultati migliori

Il vantaggio più importante della delega dell'autorità è che il manager divide l'autorità e ottiene il tempo per svolgere il proprio lavoro.

In qualità di supervisore, il tuo primo compito è mantenere il flusso del tuo team. Con il tuo carico di lavoro ridotto al minimo e più tempo a disposizione, puoi prestare attenzione ai dettagli minori.

Dà ai supervisori il tempo di esaminare le cose più importanti. Allo stesso tempo, hanno la possibilità di testare quali membri del team sono più efficienti. In caso di problemi, il delegante ha abbastanza spazio nel suo programma per sedersi e trovare una soluzione.

Tutto sommato, porta a prestazioni più efficienti da parte del supervisore.

I subordinati imparano con il flusso

Con un certo grado di autorità nelle loro mani, i subordinati iniziano a sentirsi utili e importanti. Questa sensazione è la via più importante per il miglioramento.

Poiché i tuoi subordinati lavorano in modo indipendente, non solo migliorano le loro abilità esistenti, ma ottengono anche risultati migliori. Dal momento che hanno il controllo, sono gli unici responsabili di tutto ciò che mettono sul tavolo. Questo senso di responsabilità fornisce la spinta obbligatoria della motivazione [3].

Inoltre, con la delega di autorità, superiori e subordinati lavorano in una certa misura allo stesso livello. Ciò consente ai membri del team di imparare dai loro supervisori e allo stesso tempo perfezionare le loro conoscenze praticamente.

Porta a relazioni migliori

Se sei responsabile di un team, lavori come manager o possiedi un'organizzazione che gestisci, sai già perché le relazioni tra dipendenti e datori di lavoro sono fondamentali.

Lo stesso vale per ogni gruppo di lavoro.

Quindi, anche se sei solo un piccolo gruppo di 5 persone in un'organizzazione multinazionale, le regole sono coerenti.

Lasciando andare alcune responsabilità e dando alle persone la possibilità di crescere, diffondi vibrazioni positive sul lavoro. Funziona tutto in un ciclo in cui dai al team una certa autorità, si sentono importanti e hanno prestazioni migliori, la tua fiducia in loro si rafforza e continui a delegare autorità andando avanti.

5 suggerimenti per delegare l'autorità in modo efficace

Esiste un intero meccanismo che supporta la delega di autorità.

Se fatto bene, questo concetto presenta numerosi vantaggi. Tuttavia, la chiave è che sia fatto bene.

1. Scegli la persona migliore

Non è facile fidarsi di un'altra persona per fare qualcosa che avresti preferito fare tu stesso. Questo è il motivo per cui è fondamentale delegare un compito solo a qualcuno in cui hai piena fiducia.

Il modo più semplice per farlo è pre-valutare le capacità e le qualità di ogni membro del team. Nella tua mente, hai un'idea chiara di chi fa cosa meglio. Quindi, se c'è un individuo in particolare che eccelle in tecnologia, saprai dove andare ogni volta che c'è un lavoro correlato a quella capacità.

Una volta che sei soddisfatto di chi ha il controllo, più della metà del problema viene risolto e molto probabilmente le cose andranno bene.

2. Offri sufficiente autonomia

Un grosso errore che potresti commettere è suddividere troppo le attività.

Supponiamo che il tuo team di 10 persone debba organizzare una festa in ufficio per 100 persone. Devi gestire la posizione, le decorazioni, il cibo e i mobili.

Puoi assegnare 4 persone a ciascuno dei 4 lavori principali oppure puoi suddividere ulteriormente ogni componente in piccoli compiti.

Nel caso di quest'ultimo, le attività si sovrapporranno, le cose diventeranno confuse e nessuno dei membri del tuo team avrà il pieno controllo del compito assegnato.

Questo generalmente porta a un risultato finale estremamente non coerente.

3. Comunicazione chiara

Un aspetto importante della delega è la disponibilità di istruzioni chiare. Dai dettagli dell'attività alle scadenze, la persona che deve svolgere il lavoro dovrebbe essere chiara su ogni singolo dettaglio.

A meno che non sappiano cosa ci si aspetta da loro, non saranno mai in grado di soddisfare il delegante.

Puoi saperne di più sulla comunicazione efficace in questo articolo.

4. Evita pressioni inutili

Sì, i diamanti si formano solo dopo che il carbone è stato sottoposto a un'enorme pressione. Ma, onestamente, non è necessario implementare quella strategia nel proprio ambiente di lavoro quando si implementa la delega di autorità.

Offri tempo e flessibilità a ogni individuo per essere in grado di offrire le migliori prestazioni.

Alcune persone potrebbero lavorare meglio sotto pressione. In tal caso, lascia che sia l'individuo a prendere la decisione da solo.

5. Offri una mano

Solo perché hai affidato a qualcun altro il compito e il potere non significa che devi tirarti indietro completamente.

In effetti, dovresti provare a far parte del processo, ma solo dall'esterno di un confine definito. Questo è qualcosa che dovrai capire praticamente in base alle esigenze del tuo ambiente di lavoro. Tuttavia, alla fine ti porterà ad essere un leader più rispettato:

Il punto importante è che se qualcuno sta affrontando un problema con l'attività delegata, non rifiutarsi di aiutare. Offri prontamente consigli e supporto in modo che il tuo team possa imparare da te. Finirà per avvantaggiare la tua organizzazione.