Diventa produttivo! 15 idee che funzionano davvero!

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Posso svelarti un piccolo segreto?

Lavorare in modo intelligente non significa fare di più in meno tempo. Si tratta di fare meno in più tempo.

Lascia che ti spieghi: essere veramente produttivo - forse "efficace" è una parola migliore - non significa correre senza pensare attraverso la tua lista di cose da fare. Si tratta prima di essere prudenti con la selezione delle attività e poi di svolgere le attività che fanno la differenza più grande.

La cosa più importante

Se c'è una cosa che vorrei che tu portassi via da questo post, allora è questa: usa la matrice Eisenhower per identificare quali attività sono importanti e quali sono urgenti e poi agisci su di esse in questo ordine:

  • Quadrante 1 - Attività urgenti e importanti: sono fondamentali per la tua giornata e devono essere gestite immediatamente. Pensa a dover affrontare un attacco di cuore o un bambino in ospedale.
  • Quadrante 2 - Attività non urgenti e importanti - Vuoi trascorrere la maggior parte del tuo tempo in questo quadrante. Pensa all'esercizio fisico regolare oa una buona genitorialità. Se ti alleni regolarmente, hai meno probabilità di avere un attacco di cuore.
  • Quadrante 3 - Compiti urgenti ma non importanti - Sfortunatamente perdiamo molto tempo in questo quadrante. Pensa alle email "urgenti" o rispondi costantemente ai messaggi SMS. Sembrano urgenti, ma sono solo interruzioni e compromettono la tua giornata.
  • Quadrante 4 - Non urgente e non importante - Questi sono tempi di inattività e attività ricreative. Devi decomprimere, ma prova a programmarli verso la fine della giornata.

Dopo aver deciso quali attività rientrano in quale quadrante, puoi utilizzare uno dei trucchi per la produttività riportati di seguito per elaborare l'elenco delle attività da svolgere.

1. La tecnica del Pomodoro.

Essenzialmente questo significa suddividere le tue attività in incrementi di 25 minuti e attaccare il tuo lavoro con un'intensa concentrazione per quelle fasce di tempo. Dopo ogni fetta di 25 minuti fai una pausa di 3-5 minuti. E ogni quattro pomodori fai una pausa di 15-3 minuti. Questo è tutto. L'idea qui è che pause frequenti possono migliorare l'agilità mentale.

2. L'approccio Getting Things Done (GTD).

Questo approccio classifica le attività in due modi. Per progetti (che conosciamo tutti) e per contesti che è un insieme di condizioni necessarie per eseguire le attività. Immagina questo: devi fissare un appuntamento per vedere il medico, chiamare l'idraulico per aggiustare il bagno e richiamare il tuo commercialista. Questi compiti probabilmente rientrerebbero rispettivamente nei progetti di salute, manutenzione domestica e finanziamento. Ma verrebbero tutti eseguiti da un unico contesto: il tuo telefono. Uno dei vantaggi del metodo GTD è che ti consente di raggruppare le attività in base al contesto e di portare avanti diversi progetti utilizzando la "maniglia del contesto".

3. Elabora la tua email in batch.

L'email è una di quelle attività del quadrante 4 che può davvero compromettere la tua giornata. Non controllare la tua posta troppo spesso. Questa è una ricetta per il disastro quando si tratta di produttività. Addestra i tuoi stakeholder ad aspettarsi risposte da te alle 10, 12 e 15 (utilizzando un messaggio fuori sede e / o un messaggio nella tua firma e-mail) e poi rispetta questi orari. Rimarrai stupito di quante attività "urgenti" "si risolvano da sole"!

4. Prenota il tuo lavoro creativo per la mattina.

Se la tua giornata prevede un lavoro che è creativo o richiede un pensiero critico, programmalo per le mattine. Per la maggior parte delle persone le mattine sono il loro "momento migliore". Questo è quando è probabile che tu ottenga le migliori scoperte e il massimo rendimento nelle attività creative. Salva le attività di amministrazione per più tardi nel corso della giornata.

5. Pianifica la tua giornata la sera prima di usare il time boxing.

Pianificare le tue attività la sera prima ti dà la distanza emotiva dal travolgimento che inevitabilmente si insinua nella tua giornata di lavoro impegnativa. Pianifica le tue attività sul calendario utilizzando il time boxing e rispetta il piano. Fare eccezioni solo per le emergenze!

6. Impara l'arte di dire "no".

Sai cosa rende Apple così di successo? Sanno come dire "no". Dicono di no a centinaia di possibili funzionalità di progettazione che potrebbero inserire nei loro dispositivi e distillarle fino all'essenziale. Sono maestri dell'eliminazione. Il risultato finale? Semplicità nella forma e nella funzionalità. Questo è l'approccio che devi adottare per la tua lista di cose da fare. Distilla fino all'essenziale e poi vai in città prima con quei compiti.

7. Usa un timer (mi piace la vitamina R per il Mac).

Ecco un altro segreto molto potente. Cronometra te stesso mentre lavori. Stabilisci anche delle linee temporali aggressive. Penso che ti ci vorrà un'ora per scrivere quell'articolo. Prova a farlo in 45 minuti. Scoprirai che, se non altro, renderà più nitida la tua attenzione.

8. Consuma contenuti audio mentre corri o ti alleni.

Usa gli audiolibri quando possibile. Dai un'occhiata all'offerta di matchmaker di Amazon che ti consente di passare dalla lettura dell'ebook e all'ascolto della versione dell'audiolibro mantenendo intatti i tuoi segnalibri. È un prodotto fantastico e spesso offre audiolibri gratuiti da abbinare al tuo ebook esistente a prezzi a partire da $ 1,99.

9. Sviluppa ritmi di concentrazione e riposo.

In linea con la tecnica del Pomodoro, assicurati di trovare un ritmo di concentrazione e riposo. Tendo a mantenere le sessioni di lavoro più lunghe e le sessioni di riposo più brevi verso l'inizio della giornata. Con il passare della giornata tendo ad abbreviare le sessioni di lavoro ea fare pause più lunghe. Trova il ritmo giusto per te e poi fallo.

10. Esegui un controllo della produttività su te stesso.

Dopo aver sperimentato Excel, note scritte a mano e poche altre metodologie, ho scoperto che il modo migliore per tenere traccia del tuo tempo è installare rescuetime.com sul tuo computer. Tiene traccia automaticamente delle tue attività mentre sei online. E se decidi di passare alla versione professionale (attualmente circa $ 10 al mese) puoi persino monitorare le tue attività offline.

Devi solo monitorare le tue attività per un mese per eseguire un controllo della produttività su te stesso. È sufficiente per capire come trascorri il tuo tempo e confrontarlo con il modo in cui pensi di spendere il tuo tempo.

Fidati di me, rimarrai sorpreso.

11. Non fare più cose contemporaneamente, attività unificata.

Sfatiamo uno dei più grandi miti prevalenti sulla produttività. Il multitasking non funziona. Diversi studi hanno dimostrato il mito del multitasking.

Il multitasking provoca più distrazioni, offusca la concentrazione e aumenta i livelli di stress. I suoi costi superano di gran lunga i suoi benefici.

12. Usa le tue mattine come trampolino di lancio per il successo.

Conosci il segreto dei migliori risultati? Usano le loro mattine per fare un salto nella loro giornata. Quando hanno raggiunto il pomeriggio, hanno completato le loro attività più importanti. Possono anche fare un allenamento, leggere o ascoltare materiale stimolante (spesso durante l'allenamento) prima di iniziare la giornata. Ciò aumenta i loro livelli di energia e li prepara al successo.

Le prime ore della giornata danno il tono. Cosa fai per metterti in moto quando ti svegli?

13. Identifica il tuo momento migliore ed elimina le distrazioni durante quelle ore.

Diventa molto chiaro tutte le volte in cui sei più produttivo. La maggior parte delle persone fa il suo passo verso le 10:00. Quando è il tuo momento migliore?

Inoltre, elimina le distrazioni per sfruttare appieno le tue ore di punta. Ad esempio, se scopri che il tuo momento migliore è alle 10:00, assicurati di non cambiare la tua email ed evita le riunioni in quell'ora.

Blocca quel tempo nel tuo calendario e usalo per concentrarti sul laser.

14. Sviluppa rituali che associ a prestazioni elevate.

Hai visto Rafael Nadal organizzare ossessivamente le sue bottiglie di bevande tra i set a Wimbledon? Questo è un esempio di un rituale ad alte prestazioni.

I rituali sono fantastici perché non richiedono molte riflessioni e ti introducono automaticamente nella progettazione per un lavoro ad alte prestazioni. Trovo che questo sia uno dei modi migliori per ottenere il "flusso".

15. Smetti di procrastinare di continuo una volta per tutte!

Uno dei maggiori svantaggi per la tua produttività è la procrastinazione. La procrastinazione influisce sulla produttività in due modi. In primo luogo, perdi tempo quando procrastini. In secondo luogo, e soprattutto, ritardare le attività spesso ha un costo. Ad esempio, se non ti alleni regolarmente, è più probabile che tu finisca con una malattia cardiaca o un ictus. Oppure, se lasci che le attività importanti si accumulino, passerai molto più tempo a spegnere gli incendi che non avresti mai avuto se avessi completato le attività in anticipo.

Vuoi superare la procrastinazione? Usa questo approccio di consapevolezza per diventare consapevole dei tuoi schemi di procrastinazione in modo da poterli superare.

Ciò che si ottiene è più importante di quanto si ottiene

Alla fine della giornata non si tratta di quante attività svolgi, ma di quante mosse strategicamente importanti hai fatto nella tua giornata. Si tratta di identificare gli elementi più importanti nella tua lista di cose da fare e quindi applicare questi strumenti per farli prima. Applicare ciecamente strumenti di produttività eccellenti alla tua lista di cose da fare è come usare uno strumento smussato per tagliare l'acciaio. Stai sprecando il tuo tempo.