Strumenti utili per la gestione del tempo e suggerimenti per guadagnare più tempo

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Hai mai avuto la sensazione che il tempo scada così velocemente e non puoi finire tutto in tempo? O a volte hai una lunga lista di cose da fare e non hai idea da dove cominciare?

Non sei solo.

Fortunatamente ci sono molti strumenti di gestione del tempo che possono aiutare. Inoltre, abbiamo anche preparato alcuni suggerimenti pratici per la gestione del tempo oltre ad alcuni errori comuni commessi dalle persone.

Strumenti per la gestione del tempo

Toggl: tieni traccia del tuo tempo

Dimentica la tradizionale scheda attività. Toggl è lo strumento migliore per tenere traccia del tempo speso in attività diverse. Consiste di un timer e di una dashboard che ti offre una panoramica di quanto tempo hai speso per diverse attività nell'ultima settimana.

Modalità Panda Focus: resta concentrato sui tuoi compiti

La modalità Panda Focus è un'estensione per consentirti di rimanere concentrato sulle tue attività quotidiane. Puoi semplicemente inserire le tue attività da completare il giorno e poi ogni volta che apri una nuova scheda, le vedrai immediatamente come promemoria.

Hocus Focus: nascondi automaticamente le finestre inattive

Se apri sempre molte app che spesso ti distraggono dal tuo lavoro, dovresti provare Hocus Focus. È un'utilità della barra dei menu del Mac che nasconde le finestre inattive.

Foresta: per sconfiggere la dipendenza da Internet

Forest è un'app interessante che ti aiuta a sconfiggere la dipendenza da Internet. Quando premi il pulsante per piantare un albero, non puoi passare a un'altra app a meno che non la rinunci. Ti aiuta a fare buon uso di 30 minuti per concentrarti completamente sul tuo lavoro e portarlo a termine in modo efficace.

Trello: organizza bene i tuoi compiti

Trello è un'app produttiva che consente a un team di persone di monitorare insieme la stessa attività. Puoi classificare diverse attività in base alla loro natura. Tutto è a colpo d'occhio.

TimeTree: una panoramica accurata del tuo programma

TimeTree è un'app facile da usare che ti consente di organizzare il tuo programma con i tuoi amici e familiari. Puoi condividere eventi con loro in modo da poter discutere e confermare i piani insieme. Ordinare i tuoi programmi in base agli aggiornamenti ti consente di rivedere gli aggiornamenti immediatamente.

Wunderlist: chiaro elenco di cose da fare con promemoria

Stai cercando un'app che ti consenta di creare un elenco completo di cose da fare? Wunderlist potrebbe essere la risposta. Ti consente di creare diversi elenchi di cose da fare e puoi persino aggiungere hashtag su ogni elemento degli elenchi.

Todoist: lista di cose da fare senza distrazioni

Todoist ha un design semplice e privo di distrazioni per farti rimanere concentrato e motivato. Suddividendo le attività più grandi in attività secondarie più piccole con più livelli, è possibile organizzare e rivedere le attività in un modo migliore. Puoi anche aggiungere facilmente le date di scadenza utilizzando un linguaggio normale, ad esempio "lunedì alle 14:00".

Noizio: suoni di sottofondo ambientali

Forse a volte il rumore dell'ambiente circostante è il motivo per cui trovi difficile concentrarti sul tuo lavoro. Ecco la soluzione: creare un suono di sottofondo ambientale per trovare il tuo comfort. Puoi persino mixare i suoni da solo.

I migliori trucchi per la gestione del tempo

Oltre agli strumenti, ci sono anche una serie di suggerimenti che possono renderci molto più produttivi.

Dedica i primi 90 minuti all'attività più importante

Poiché il nostro cervello è più attivo al mattino, dovremmo dedicare i primi 90 minuti della giornata al compito più importante in modo da poterlo completare in modo efficiente. Smetti di fare cose banali come scorrere l'elenco delle cose da fare o controllare le e-mail al mattino. Ti mancherà il momento d'oro di fare le cose.

Avere una scheda attività per tenere traccia di ciò che hai fatto

Una scheda attività è lo strumento più semplice e forse il migliore per avere un'immagine chiara di ciò che hai fatto in ciascuna fascia oraria.

Dividendo la tua giornata in diverse fasce orarie e inserendo ciò che hai fatto, puoi confrontare la realtà e le aspettative. Hai terminato il tuo compito come previsto? O ci hai passato troppo tempo? E perché? Potresti anche vedere quanto hai migliorato la tua efficienza giorno dopo giorno.

Crea una lista di cose da non fare

Invece di una lista di cose da fare, che la maggior parte delle persone ha, una persona produttiva di livello mondiale dovrebbe avere una lista di cose da fare.

Potresti ritrovarti a dedicare troppo tempo a cose che non contano davvero. Questa è probabilmente la chiave per gestire il tuo tempo in un modo migliore e diventare più efficiente. Smetti di scorrere i social media al lavoro e smetti di fare tutte quelle cose senza senso. Questi potrebbero essere gli elementi che scriveresti nella tua lista.

Imposta limite di tempo

Il lavoro si espande se dedichiamo più tempo a un'attività. Questo è ciò di cui parla la legge di Pakinson. In altre parole, come scrive Cyril Northcote Parkinson, [1]

Se ti dai una settimana per completare un'attività di un giorno, (psicologicamente parlando) l'attività aumenterà di complessità e diventerà più scoraggiante in modo da riempire quella settimana.

Quindi imposta il limite di tempo. Se riesci a completare un'attività entro un'ora, la prossima volta prova a finirla con 50 minuti. Assegnando meno tempo a un'attività, riuscirai gradualmente a capire il tempo effettivo necessario per portarla a termine senza perdere tempo.

Identifica le ore di punta e pianifica le attività più importanti per quelle ore

Ognuno ha schemi di lavoro diversi. L'importante è identificare le proprie ore di punta.

Il nostro cervello ha una capacità di attenzione limitata e varia da persona a persona. Quindi è importante organizzare la giornata in base ai ritmi naturali del tuo corpo. Prova a programmare la tua attività più importante per questo periodo e lavora su attività minori durante le ore non di punta. Ad esempio, fissa un appuntamento con un cliente durante le ore di punta e controlla la posta elettronica durante le ore non di punta.

E qui ci sono le cose da non fare:

Rendi il controllo della posta elettronica la prima cosa da fare al lavoro