Le persone che gestiscono bene il loro tempo seguono queste 3 regole

Scrittore. Narratore. Buongustaio. Leggi il profilo completo

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Sono sicuro che ti viene costantemente detto di gestire meglio il tuo tempo, perché aumenta la tua efficienza, fa risparmiare tempo e riduce lo stress. Tutti conoscono i vantaggi di una migliore gestione del tempo, ma quanti di noi potrebbero effettivamente farlo?

Alla maggior parte di noi piace procrastinare e rendersi conto che non abbiamo molto tempo a disposizione, quindi il pensiero di avere un sacco di compiti incompiuti ti stressa. Se ti ritrovi a lavorare all'ultimo minuto o a inviare il tuo compito in ritardo, la tua gestione del tempo ha bisogno di aiuto.

Prima che ti dica come puoi gestire meglio il tuo tempo, devi sapere cosa significa avere una buona gestione del tempo.

Una buona gestione del tempo non si concentra principalmente sulla quantità.

Per la maggior parte delle persone, gestire bene il proprio tempo significa fare di più in meno tempo.

Supponi di avere 20 cose da fare entro 10 ore e di completare con successo tutte le attività in tempo. Più cose puoi realizzare in un periodo di tempo limitato, migliore è la tua gestione del tempo.

Senza dubbio finisci in tempo tutto il tuo elenco di cose da fare, ma è questo il modo più efficace per gestire il tuo tempo?

È più efficace concentrarsi sulla qualità.

La gestione del tempo consiste essenzialmente nell'organizzare e pianificare quanto tempo dedicare alle attività da svolgere. Avere una migliore gestione del tempo richiede tempo e abilità. La gestione del tempo più efficace si concentra sul fare alcune cose con grande importanza, il che significa qualità rispetto alla quantità.

Concentrati sui risultati piuttosto che sulle attività. È utile tenere traccia di quanto hai fatto, ma è più importante decidere cosa dovresti perseguire e quanto valore potresti aggiungere.

Quando non ti senti stressato o oberato mentre passi da un'attività all'altra, sai di avere una migliore gestione del tempo. Ecco 3 modi per migliorare le tue capacità di gestione del tempo:

1. Dai la priorità alle tue attività in base alla loro importanza e urgenza

Prima di lavorare sulle attività nella tua lista di cose da fare, devi sapere quali sono urgenti e importanti. Questo è il principio di Eisenhower.

  • Compiti importanti ti portano a raggiungere i tuoi obiettivi personali; mentre
  • Le attività urgenti sono immediate, con conseguenze immediate, queste attività sono solitamente associate al raggiungimento dell'obiettivo di qualcun altro.

Il principio di Eisenhower suggerisce la priorità dei compiti in quattro livelli:

  1. Importante e urgente: queste attività dovrebbero essere affrontate PRIMA. Sono problemi imprevisti o quelli su cui hai aspettato fino all'ultimo minuto per lavorare. Puoi pianificare in anticipo per evitare che ciò accada, ma per sorprese non pianificate, lascia un po 'di tempo nella tua pianificazione per lasciare spazio al buffering.
  2. Importante ma non urgente: queste attività sono importanti per raggiungere i tuoi obiettivi, quindi assicurati di darti tutto il tempo per lavorare.
  3. Non importante ma urgente: questi sono gli ostacoli che ti impediscono di svolgere i tuoi compiti e di solito provengono da altri. Non preoccuparti di dire "no" o delegare i compiti a qualcun altro. Ma lascia alcuni slot aperti, nel caso le persone abbiano davvero bisogno del tuo aiuto.
  4. Non importante e non urgente: evita sempre queste attività. Sono semplicemente distrazioni.

La chiave principale per dare una migliore priorità alle tue attività è lasciare degli intervalli di tempo per assicurarti di avere abbastanza tempo se qualcosa va storto.

2. Usa la leva finanziaria in modo intelligente per ottenere di più

Esistono molti approcci a un compito e tutti sono efficaci, ma per utilizzare veramente il minimo sforzo per ottenere i massimi profitti, applica il concetto di leva finanziaria per completare il tuo compito.

Uno dei modi per ottenere il massimo da tutto è trovare schemi comuni nelle attività e impostare un flusso di lavoro in modo da poter completare senza problemi tutte le attività di cui hai bisogno senza spendere tempo ed energie inutili.

Supponi di dover scrivere 3 articoli in 10 ore. Analizzi i processi nella scrittura di un articolo, come la ricerca, la scrittura e la correzione di bozze. Quindi sviluppi un flusso di lavoro per evitare di scrivere durante la ricerca, quindi torni indietro per modificare il tuo articolo.

Un altro modo è sfruttare il tempo degli altri. Ho detto che ci sono "non importanti ma urgenti" e questi sono i compiti che puoi delegare per alleviare i tuoi fardelli.

Ecco altri suggerimenti su come sfruttare il tuo tempo.

3. Concediti sessioni a tempo e brevi pause

A volte, dedicare troppo tempo a una singola attività può effettivamente ritorcersi contro. La legge dei rendimenti decrescenti suggerisce che c'è un punto in cui il livello dei profitti potrebbe non essere proporzionale al livello di investimento.

Per migliorare la gestione del tempo, è necessario tenere presente di non investire eccessivamente il proprio tempo in determinate attività. Puoi usare la Tecnica del Pomodoro [1] per evitare di fare gli straordinari.

La Tecnica del Pomodoro è stata sviluppata negli anni '80. La parola italiana "pomodoro" significa "pomodoro". La tecnica è semplice: dividi e struttura il tuo lavoro in sessioni di 25 minuti (o pomodori), con una pausa di 5 minuti in mezzo.

Supponiamo che tu stia lavorando a una presentazione, stima di aver bisogno di circa 125 minuti per completare l'attività. Suddividi l'attività in cinque sessioni da 25 minuti con una breve pausa nel mezzo. Assicurati che le sessioni non siano in conflitto con i tuoi altri piani o impegni. Imposta un timer a 25 minuti e inizia a lavorare. Riposati dopo ogni sessione, quindi ripeti fino al termine delle sessioni. Dopodiché, fai una pausa di 20-30 minuti.

Utilizza la tecnologia per iniziare a migliorare la tua gestione del tempo.

Potrebbe essere difficile incorporare il principio di Eisenhower, il concetto di leva finanziaria e la Tecnica del Pomodoro tutto in uno per una migliore gestione del tempo. Ecco tre app di gestione del tempo per aiutarti lungo il percorso:

Il primo passo per migliorare la gestione del tempo è l'organizzazione. MLO ti offre aiuto per indirizzare ciò che desideri realizzare al fine di raggiungere i tuoi obiettivi. Genera elenchi di cose da fare per te, assegna priorità alle tue attività e traccia le tue azioni.

È sempre bene avere un foglio di registro per cronometrare te stesso. Toggl ti aiuta a gestire meglio il tuo tempo monitorando quanto tempo hai speso per ogni singola attività.

Sei mai andato da qualche altra parte mentre lavoravi a qualcosa di importante? Focus Booster utilizza la Tecnica del Pomodoro e consente di impostare sessioni a tempo per una migliore concentrazione e qualità del lavoro.