Leader GTD: intervista esclusiva a Lifehack con David Allen e Mike Williams

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Nota del redattore: a Lifehack è stata concessa l'opportunità esclusiva di parlare sia con David Allen, fondatore della David Allen Company, sia con il nuovo CEO dell'azienda, Mike Williams. All'inizio del nuovo anno, questa è una grande opportunità per conoscere GTD dall'uomo che l'ha creato e dagli uomini che hanno intenzione di portarlo avanti da qui in avanti. Buon divertimento.

Lifehack: qui abbiamo David Allen della David Allen Company. Qual è il tuo ruolo ora, David: sei il fondatore, il capo dell'innovazione o ...?

David Allen: Sono il capo evangelista e visionario - questo è probabilmente il mio ruolo principale. Ho ancora un bel po 'di responsabilità operative, in particolare in termini di sviluppo del programma, contenuti, QA e così via in cui ho ancora le mani. Ma Mike Williams sta assumendo quasi tutto il lato operativo, strategico e di allocazione delle risorse del gioco.

LH: E a proposito, anche il nuovo CEO della David Allen Compan è qui, Mike Williams.

Mike Williams: Grazie mille. È bello essere qui. Attendo con ansia la conversazione.

LH: Prima di tutto, riceviamo questo comunicato stampa che indica che Mike Williams sarebbe diventato il CEO della David Allen Company, e non avevo mai sentito parlare di quell'uomo prima. David, cosa ti ha portato a Mike in termini di portarlo a bordo come CEO della David Allen Company e qual è stato il processo per portarlo all'ovile?

DA: Beh, questa è una lunga storia, cercherò di accorciarla e di non annoiarti fino alle lacrime con tutta la storia di questo. Ma fondamentalmente diversi anni fa io e mia moglie Kathryn abbiamo deciso che eravamo a un bivio dove abbiamo detto: "Guarda, (noi) vogliamo solo mantenere questo individuo ed essere una specie di fonte di questo ... e forse costruire una comunità , una comunità in rete o una comunità in rete, non avere un'organizzazione e provare a farla diventare più grande del mio gioco personale? " E abbiamo deciso di no. La stampa era fantastica, il mondo si stava appena svegliando, il libro (Getting Things Done) era in 30 lingue e il mondo non era proprio qui alla nostra porta.

E sai, perché mantenere questa incredibile metodologia che sembra essere trasformativa per tutti coloro che non hanno affatto un lavoro sociale, un genere o un pregiudizio professionale - ed è una cosa globale - indietro? Quindi abbiamo detto: "Facciamolo", e questo ci ha fatto iniziare il percorso per cercare di capire come rendere operativo questo, come costruire un business per distribuire essenzialmente questo modello educativo e avere un modello di business allo stesso tempo, quindi che è fattibile e può espandersi.

Ma, per farla breve, ho deciso che dovevo trovare un modo per strutturare l'organizzazione o per costruire un processo in modo che potesse essere più autogestito e coinvolgere il tipo di persone che sarebbero interessate a gestire questo e assumendo questo - perché certamente non l'avrei fatto da solo. A un certo punto ho detto, guarda chi sarebbe la persona ideale per tutto questo e avevo solo Mike in mente.

Ci eravamo conosciuti, faceva parte della mia rete ma non avevo mai avuto alcun tipo di conversazione - voglio dire, il ragazzo era un ragazzo senior di GE. Quindi non sapevo se questo ragazzo avrebbe mai voluto dirigere questa azienda. Quindi ho semplicemente alzato una bandiera e ho aspettato di vedere cosa sarebbe successo. Mike e io abbiamo pranzato lo scorso maggio a Boston e ho semplicemente lanciato l'idea: "Ehi, prenderesti mai in considerazione ..."

Ed è così che è successo.

LH: Mike, cosa ti ha spinto all'idea di diventare CEO della David Allen Company? È una prospettiva diversa in termini, ad esempio, di gestione di GE, che ovviamente richiede ancora molto tempo e gestione del progetto? Cosa ti ha portato a questo aspetto completamente nuovo della tua vita?

MW: Penso che tutto inizi nel 2004, quando sono stato esposto alla metodologia GTD. E se posso indicare un libro che ha davvero cambiato e plasmato la mia vita in meglio, è questa particolare metodologia. E la società per cui lavoravo all'epoca è cresciuta e in seguito è stata acquisita da General Electric. Quindi mi ha aiutato sia nella vita precedente, passando poi a una delle più grandi aziende del mondo, e poi assumendo nuove responsabilità all'interno di quella grande azienda.

Ma le aspirazioni rispetto alla carriera di una persona hanno molte dimensioni diverse. Lavoro nel settore della tecnologia informatica informatica sanitaria da oltre 23 anni, concentrandomi principalmente sul lato dei servizi. E in quel periodo ho lavorato nel dipartimento di sviluppo organizzativo. Ho gestito quattro diversi tipi di attività educative all'interno di GE e ho fatto parte di team di servizi che stanno davvero cercando di trasformare l'assistenza sanitaria.

Ad un certo punto nel tempo, però, il mio pensiero e ciò che mi ha insegnato GE hanno davvero iniziato a stimolare il mio spirito imprenditoriale. Prima ancora che David si avvicinasse a me, stavo realizzando la mia scena ideale immaginando e pensavo tra me e me che sarebbe stato divertente riavere una piccola azienda privata, idealmente con un centinaio di persone che stavano facendo un lavoro davvero fantastico. Sai, cose che cambiano la loro parte del mondo e si allineerebbero al mio sistema di valori.

Quindi mi limito a "fare attenzione a ciò che chiedi e a ciò che desideri perché qualcuno là fuori nell'universo potrebbe chiamare il tuo bluff". Ed è esattamente quello che è successo.

Quel giorno in cui mi sono presentato e ho pranzato con David e Kahtryn è stato ... Non so come sia la collisione di due scene ideali, ma probabilmente è la cosa più vicina che abbia mai visto. Perché qui abbiamo un'azienda privata - controlla - con meno di cento persone - controlla - fa un lavoro davvero fantastico (... un lavoro che aiuta davvero le persone perché è un grande allineamento di valore per me) - controlla - ha un ottimo prodotto e un grande marchio - dai un'occhiata. Poi mi sono anche chiesto se mi sarebbe piaciuto fare questo lavoro ogni giorno. Questo è stato un "triplo controllo" perché prima ero un tale appassionato di GTD. Immagina di svegliarti ogni giorno e giocare nello spazio! È semplicemente meraviglioso.

Quindi, l'allineamento delle opportunità e tutte le cose meravigliose che ho imparato in GE nella mia carriera potrebbero essere direttamente applicabili a questa nuova opportunità in questo nuovo gioco che voglio giocare per i prossimi 20-30 anni della mia carriera ... e divertiti molto.

LH: David, io e te abbiamo già avuto questa conversazione in cui abbiamo parlato di come gennaio - e correggimi se sbaglio - è più un momento di riflessione e pulizia della casa piuttosto che iniziare cose nuove di zecca. Qual è l'unica cosa che consiglieresti alle persone di prepararsi per forse una possibilità di allineamento come voi ragazzi avete avuto per il prossimo anno? Inizieremo con te David.

DA: Sai, sarò un disco rotto, ma se sei davvero pronto per il prossimo capitolo la prima cosa che devi fare è iniziare a prestare attenzione a ciò che ha la tua attenzione e fondamentalmente esternare tutto questo e fai un passo indietro e dai un'occhiata. Hai bisogno di una mappa, essenzialmente. Ottieni una mappa di dove sei, cosa è vero, cosa ti attira, cosa c'è e nel modo migliore possibile.

Ci sono due aspetti in questo. Uno è una sorta di riconoscimento e completamento: siediti e alla fine dell'anno (e chiedi) cosa abbiamo ottenuto? Cosa è vero? Come possiamo darci una pacca sulla spalla? Quali sono i problemi che abbiamo riscontrato? Qual è lo stato attuale della realtà lì? Quindi ci sono le realtà attuali che guardano indietro in termini di senso storico solo per concludere su questo, e per ottenere un piccolo passo fuori da noi stessi e vederlo. E poi c'è la realtà attuale, cosa ci attrae, cosa ci attrae, cosa ci spinge, cosa è vero anche adesso? Dov'è la dissonanza creativa e la realtà attuale ... essenzialmente, guarda avanti.

Quindi queste polarità in realtà si uniscono al fare una reale esternalizzazione della realtà attuale di ciò e tirarla fuori dalla psiche invece di cercare di gestire tutti quei fattori. Voglio dire, stiamo vivendo vite così complesse - non c'è modo al mondo di mantenere tutto ciò interiorizzato e fidarsi davvero del nostro giudizio su questo. Quindi questo fa parte della metodologia GTD e un vero pezzo fondamentale di essa. Si chiama "toglitelo dalla testa così libera il flusso" invece di essere un blocco di tronchi.

LH: Mike, cosa ne pensi?

MW: Per me si tratta di liberare spazio e liberare quello spazio per far vagare un po 'la tua mente. Perché la capacità di guardare indietro e vedere cosa hai realizzato, di riflettere su cosa c'è nel subconscio della tua mente e poi l'altra cosa sarebbe avere il coraggio di sognare davvero. È divertente, ho lavorato con molte persone e quando chiedi loro di scrivere il tuo scenario ideale è uno di quei muscoli che non sono stati allenati così tanto.

Quindi una delle aree interessanti in cui mi trovo spesso alla deriva in questo spazio naturalmente è semplicemente salire in macchina e guidare lungo l'autostrada per circa tre ore, vedere cosa ti viene in mente e prestare attenzione a cosa inizia a farsi avanti. Questo è spesso quando ho pensieri interessanti o le cose che mi stanno tirando in superficie. Ma penso che la ragione sia perché ho trovato uno spazio per avere quello spazio di pensiero. Quindi, se vuoi entrare in quella modalità di riflessione profonda, prova a trovare quello spazio in cui puoi ottenere quello spazio di pensiero profondo, avere alcuni strumenti lì in modo da poter raccogliere ciò che hai in mente proprio come si presenta e poi toglierlo dalla tua mente , parcheggialo e poi torna indietro e guardalo e vedi cosa ti sta dicendo.

LH: Oltre a questo ... David, è questo un periodo dell'anno in cui è più facile per le persone afferrare probabilmente uno dei componenti più difficili di GTD per le persone da "ottenere": The Horizons of Focus? È questo il periodo dell'anno in cui è il momento migliore - il più in grado di aggrapparsi a quelli e guardare avanti - invece di dedicare tempo e semplicemente catturare e catturare? È un buon momento per esaminarlo e chiarire veramente cosa stiamo cercando lungo la strada?

DA: Oh, certo. Sai, qualsiasi tipo di icona che puoi usare o qualsiasi tipo di cosa metaforica che possiamo usare per fare marcia indietro e dire: "Ehi, sai ... è ora di un nuovo gioco". Ecco perché in realtà viaggiare (funziona così tanto per questo).

Viaggiare è una pratica illusione che possiamo in qualche modo fingere di poter presentare una nuova persona in un modo nuovo, intendo dire a Mike, guidare: prendere un po 'di febbre da linea bianca e guidare. Vai in un posto nuovo, concediti la possibilità di uscire dal vecchio condizionamento e dallo "stesso vecchio, stesso vecchio". Quindi, ovviamente (questo periodo dell'anno è un) ottimo momento per farlo. Potresti usare le pulizie di primavera, puoi usare il solstizio d'estate, puoi usare qualsiasi cosa ... qualsiasi cosa che ti dia l'opportunità di dire "Facciamo un fischio", e fermare il gioco e fare un passo indietro.

Tutto ciò che può aiutarti a migliorare un po '- questa è solo una parte della metodologia GTD è una modalità di riflessione e revisione regolare. E ci sono molti orizzonti diversi in cui farlo, ma sai, ragazzo, scendiamo tutti sulle erbacce e avvolti attorno all'asse è stretto come niente. E dobbiamo andare a gestire le foreste invece di limitarci ad abbracciare gli alberi. Non sempre, dobbiamo essere tutti giù nelle cose operative quotidiane, ma ragazzo che può diventare davvero vecchio e stancante se non ti sollevi. Quindi, ovviamente, il nuovo anno è una grande opportunità per sapere di usarlo per quello scopo.

LH: Mike, c'è un articolo interessante di Cal Newport in cui ha parlato dell '"era della post-produttività" e ha parlato di come fossimo ossessionati dagli strumenti che devono essere utilizzati per diventare produttivi invece di essere effettivamente produttivo. Pensi che siamo a un punto in cui gli strumenti saranno ora in grado di lavorare in modo più sinergico con il grande pubblico in termini di portare a termine le cose? Tendi ad essere d'accordo con questo o pensi che sia una sana combinazione di entrambi?

MW: Penso che la conversazione sulla produttività appartenga probabilmente più all'area del modello di comportamento del modello di pensiero perché quando si guarda alla GTD è davvero neutrale rispetto a qualsiasi strumento particolare. E alcune delle persone più sofisticate stanno effettivamente facendo GTD su carta. Ma ciò che sta cambiando dentro di loro è il modello di pensiero che portano a tutte le cose che stanno entrando nelle loro vite. Quindi l'analogia che amo usare è che penso a GTD come a una cosa di Star Wars. È una battaglia epica tra te e le cose della tua vita - e hai tirato fuori la tua spada laser e se riesci a ritagliare la roba in piccoli pezzi, allora sei tu a possederla. Ma se lasci che le cose continuino a crescere, arriveranno e ti travolgeranno.

È quella disciplina - quel tipo di disciplina Jedi - di essere in grado di scolpire la roba, assegnarvi la vostra relazione in modo da poterla controllare contro lei che controlla voi. Questo genere di cose trascende qualsiasi strumento particolare. Quello che devi fare, però, è trovare un sistema di cui ti fidi per mettere questi piccoli pezzi in modo da poterli imbattere dove hanno senso per te e dove creano significato per te. Quindi sono quei piccoli rituali, quelle abitudini, quei comportamenti che devono cambiare. Se trovi uno strumento per allinearti a questi, fantastico, questa è una parte importante del sistema.

Quindi dovrei essere d'accordo con la premessa: trascendiamo lo strumento, passiamo agli schemi di pensiero e poi torniamo agli strumenti che forniscono la forma e il sistema che funzionano per te. E la cosa che amo di GTD è che le persone possono utilizzare strumenti completamente diversi ed essere molto, molto produttive. E non è lo strumento, ma è più un processo di pensiero.

LH: Hai sollevato un punto interessante e voglio portarlo a David. Pensi che le persone stiano tornando sempre più alla carta a causa dell'assalto di informazioni che ci arriva? Pensi che la carta stia "tornando alla ribalta"?

DA: In realtà, si sta facendo avanti. È un uso diverso di esso. Ognuna di queste cose può intralciarti e ognuna di queste cose può funzionare. Per quanto riguarda Mike, anche se siamo stati introdotti all'intelligenza emotiva e penso che dobbiamo comprenderne il valore, dobbiamo passare all'intelligenza mentale. Le persone stanno ancora usando la loro psiche per catturare tutti i tipi di cose ed evitare decisioni e sta diventando questa enorme marmellata di tronchi, questa enorme stitichezza sulla psiche e che assolutamente non può sopportare con il mondo in cui ci troviamo.

Quello che dobbiamo fare è essere in grado di esternare quella cattura in modo che non vada a finire nella psiche e quindi anche prendere decisioni su quelle cose che abbiamo permesso di raggiungere i nostri dieci acri che abbiamo catturato. L'intero processo di acquisizione e quindi di prendere decisioni è davvero fondamentale per farlo uscire dalla psiche - tornando al punto di Mike - in modo che libera l'intelligenza intuitiva per poterlo usare per quello che deve essere, al contrario di quello che è veramente log jam in termini di flusso creativo. Quindi il punto in cui stiamo arrivando è capire la necessità del flusso creativo, la necessità di essere in grado di gestire tutte queste cose con segnaposto appropriati. Quindi, comprendendo come gestire la carta e Evernote o Outlook o qualsiasi altra cosa, tutti questi strumenti sono diventati dei segnaposto potenzialmente molto preziosi per questo.

Ma ancora una volta, è tornato al processo di pensiero che una volta che lo fai, tutte queste cose funzionano. Penso anche che ci sia un motivo per cui inizi a vedere la carta come un modo per riflettere un contesto e relazioni tra le cose più ampi di quanto non lo sia sul computer. È ancora difficile sfogliare le pagine sul computer e vederle in faccia come fanno su un'agenda cartacea. Ci arriveremo - e sta andando in quella direzione - ma penso che sia il progresso nella comprensione di un nuovo modo di utilizzare questi strumenti e del perché questi strumenti sono così preziosi.

Questo è il motivo per cui GTD ha colpito così tanto la comunità tecnologica; era perché all'improvviso c'era un modo che era un mezzo non tecnologico che in realtà metteva il turbo alle fantastiche attrezzature di tutti e dava loro un modo per utilizzare effettivamente ciò che stavano già utilizzando e che gli piaceva davvero. Ma ora ha dato loro un modo per usarlo in modo tale da decollare come un matto. Quindi questo è vero sia con la carta che con le cose ad alta tecnologia.

LH: Mike, cosa ne pensi del termine "lifehack", "lifehacker" e tutte le cose di "lifehackery"? Pensi che stiamo confondendo il buon senso con i lifehack? O pensi che sia più un'anomalia quando ciò accade?

MW: Adoro il termine lifehack perché ciò che esprime per me è lo spirito di sperimentazione nel perseguimento di ciò che funziona per me nella mia vita, ciò che è vero. E adoro l'idea di uscire, mettere le cose in gioco, sperimentare, testare la tua ipotesi e vedere se risuona con te. Quindi la vita ti fa strada nella vita ... penso che si chiami vita. Penso che sia assolutamente essenziale. Lo trasforma in un gioco molto interessante e creativo quando fai qualcosa del genere.

LH: David, che mi dici di te stesso?

DA: Sono totalmente d'accordo. Penso che tu sappia che tutta la vita è un trucco. Come mi sono svegliato - sono nato - chiedendomi: "Quanto posso farlo più facilmente?" Tutto quello che hanno fatto è stato solo mettere un nome di quello che ho sempre fatto, per quanto posso ricordare.

Le persone hanno sempre detto che (io sono) sempre stato organizzato; è una specie di malinteso che GTD abbia a che fare con l'organizzazione. Ma ho sempre (cercato di capire) quanto più facile posso arrivare da qui a lì. Penso sempre in questo modo. Qualcuno ci ha appena messo un nome.

LH: Condividerò qual è la mia voce nella lista dei desideri per il 2012. La mia voce nella lista dei desideri per il 2012 è un ritorno di The GTD Summit. Mike, che mi dici di te stesso?

MW: Ragazzi, questa è una grande domanda. Quindi sai che il mio desiderio nel 2012 per GTD è l'espansione della comunità. Il Summit GTD ne farebbe parte, raggiungendo la nostra presenza online tramite GTD Connect e anche nel 2012 ci espanderemo a livello internazionale. Quindi tutte queste cose combinate equivalgono a vite influenzate e vite toccate dalla nostra metodologia, e sai che portiamo la premessa che quando qualcuno si impegna con noi in questa metodologia, la sua vita sarà cambiata in modo positivo. E se cambiamo la vita di qualcuno in modo positivo, allora è un posto molto potente in cui giocare.

Sarebbe una delle principali intenzioni che sto portando avanti. Inoltre, la mia famiglia attualmente vive a Burlington, nel Vermont, e ci trasferiremo a Ojai, in California. Quindi fare una transizione di successo per la mia famiglia è qualcosa che sicuramente attira la mia attenzione per il 2012.

LH: David, che mi dici di te stesso?

DA: Sai semplicemente abbassare la barriera all'ingresso di GTD a livello globale, per convincere le persone ad essere attratte da esso, per scoprire cos'è e per permetterci di essere in grado di costruire un percorso elegante e un riconoscimento di questo come una cosa per tutta la vita e per tutta la vita con cui giocare e con cui giocare. Ora la vedo molto come un'arte marziale. Quarantacinque anni fa pochissime persone sanno nemmeno cosa fossero. E si sono diffusi in tutto il mondo e non l'hanno semplificato troppo. Era una cosa ancora molto sofisticata, molto potente da fare, eppure ci sono voluti viralmente in tutto il mondo. E vedo che GTD è la stessa cosa.

Questo è quello che mi piacerebbe vedere. Trovare ottimi modi per coinvolgere molte più persone e poi costruire l'autostrada per far sì che le persone rimangano a bordo. Continua a prenderlo e ad essere di supporto, a svilupparlo ea sostenerci a vicenda come comunità globale.

LH: David e Mike, vorrei ringraziarvi entrambi per aver dedicato del tempo a parlare con me per Stepcase Lifehack.

DA: Il nostro piacere.

MW: Sì, grazie mille e grazie anche a tutti a Lifehack. Fai un ottimo lavoro.

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Ultimo aggiornamento il 18 novembre 2020

15 suggerimenti per riavviare l'abitudine all'esercizio (e come mantenerla)

Scott è ossessionato dallo sviluppo personale. Negli ultimi dieci anni ha sperimentato per scoprire come imparare e pensare meglio. Leggi il profilo completo

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Va ​​bene, puoi finalmente ammetterlo. Sono passati due mesi da quando hai visto l'interno della palestra. L'ammalarsi, la crisi familiare, gli straordinari al lavoro e le carte scolastiche che dovevano finire, ti tenevano a fare esercizio. Ora, la domanda è: come si ricomincia? Una volta che hai l'abitudine di fare esercizio, diventa automatico. Vai in palestra, non c'è forza coinvolta. Ma dopo un mese, due mesi o forse un anno di ferie, può essere difficile ricominciare. Ecco alcuni suggerimenti per risalire su quel tapis roulant dopo essere caduto.

  1. Non rompere l'abitudine: il modo più semplice per far andare avanti le cose è semplicemente non fermarsi. Evitare lunghe pause nell'esercizio o ricostruire l'abitudine richiederà un certo sforzo. Questo potrebbe essere un consiglio un po 'troppo tardi per alcune persone. Ma se hai l'abitudine di fare esercizio, non abbandonarla al primo segno di guai.
  2. Ricompensa in arrivo - Woody Allen una volta ha detto che "Metà della vita si manifesta". Direi che il 90% di prendere un'abitudine è solo fare lo sforzo per arrivarci. Puoi preoccuparti del tuo peso, della quantità di giri che corri o di quanto puoi eseguire la distensione su panca in seguito.
  3. Impegnarsi per trenta giorni: impegnarsi a partecipare ogni giorno (anche solo per 20 minuti) per un mese. Questo rafforzerà l'abitudine all'esercizio. Prendendo un impegno, durante le prime settimane prima di decidere se andarci, allevi anche la pressione.
  4. Rendilo divertente - Se non ti diverti in palestra, sarà difficile mantenerla un'abitudine. Ci sono migliaia di modi in cui puoi muovere il tuo corpo e fare esercizio, quindi non arrenderti se hai deciso che sollevare pesi o fare crunch non fa per te. Molti grandi centri fitness offriranno una gamma di programmi che possono soddisfare i tuoi gusti.
  5. Programma durante le ore tranquille: non mettere il tempo di esercizio in un luogo in cui potrebbe essere facilmente messo da parte da qualcosa di più importante. Subito dopo il lavoro o la prima cosa al mattino sono spesso buoni posti dove metterlo. Gli allenamenti all'ora di pranzo potrebbero essere troppo facili da saltare se le richieste di lavoro iniziano a salire.
  6. Trova un amico: chiama un amico per unirti a te. Avere un aspetto sociale nell'esercizio può aumentare il tuo impegno per l'abitudine all'esercizio.
  7. X Il tuo calendario: una persona che conosco ha l'abitudine di disegnare una "X" rossa in qualsiasi giorno del calendario in cui va in palestra. Il vantaggio di questo è che mostra rapidamente quanto tempo è passato dall'ultima volta che sei andato in palestra. Mantenere una quantità costante di X sul tuo calendario è un modo semplice per motivarti.
  8. Divertimento prima dello sforzo - Dopo aver terminato qualsiasi allenamento, chiediti quali parti ti sono piaciute e quali no. Di norma, gli aspetti piacevoli del tuo allenamento saranno completati e il resto sarà evitato. Concentrandoti su come rendere gli allenamenti più piacevoli, puoi assicurarti di voler continuare ad andare in palestra.
  9. Crea un rituale: la tua routine di allenamento dovrebbe diventare così radicata da diventare un rituale. Ciò significa che l'ora del giorno, il luogo o il segnale ti avvia automaticamente verso l'afferrare la borsa e uscire. Se i tuoi tempi di allenamento sono completamente casuali, sarà più difficile beneficiare dello slancio di un rituale.
  10. Sollievo dallo stress: cosa fai quando sei stressato? È probabile che non funzioni. Ma l'esercizio fisico può essere un ottimo modo per rilassarsi