Padroneggiare l'email breve

"Mi scuso per il fatto che questa lettera è così lunga. Non ho avuto il tempo di renderlo breve "

I bravi scrittori sanno che un linguaggio snello e vivace è quasi sempre preferibile alla scrittura verbosa e sconclusionata. Non c'è praticamente nessuna scrittura al mondo così buona che non possa essere migliorata abbreviandola. Ci sono delle eccezioni, ovviamente: un contratto deve coprire tutte le potenzialità possibili, così come il testo di un trattato internazionale, ma questi documenti non sono realmente pensati per essere letti, sono pensati per essere emanati.

Quando invii un'e-mail, tuttavia, intendi decisamente che venga letta. Da una persona, anche. Con le caselle di posta di tutti piene di messaggi di benvenuto indesiderati, newsletter settimanali, avvisi di Amazon che parlano dell'ultimo prodotto che le persone che hanno acquistato qualunque cosa hanno acquistato hanno anche acquistato, aggiornamenti di stato, post di listserv e chissà cos'altro, devi affrontare un terribile molta concorrenza nella posta in arrivo del destinatario per la loro attenzione. Ottenere la lettura non è un'impresa da poco in sé e per sé; convincere il lettore a intraprendere un'azione ancora più grande.

Scrivere bene è una chiave: una buona prosa è coinvolgente e persuasiva, indipendentemente dallo scopo. E scrivere in modo conciso è una parte importante dello scrivere bene. Ma scrivere in modo conciso offre vantaggi di per sé: l'e-mail breve, in particolare l'e-mail il cui contenuto si inserisce nel riquadro di anteprima senza alcuno scorrimento, ha una probabilità molto maggiore di attirare l'attenzione del lettore rispetto a quella che inizia con tre pagine di curiosità.

Questo è ciò che Mike Davidson ha capito: se i suoi destinatari fossero stati sbattuti la metà di lui, ha pensato che avrebbero potuto usare un po 'di sollievo dalle e-mail prolisse che divagano continuamente sotto le spoglie di convenevoli. Invece, si è impegnato a scrivere e-mail di cinque frasi o meno, ogni volta. Per spiegare la sua decisione e incoraggiare gli altri a seguire l'esempio, ha creato il sito five.sentenc.es, che spiega:

Il problema

La posta elettronica impiega troppo tempo per rispondere, il che si traduce in un continuo overflow della posta in arrivo per coloro che ne ricevono molte.

La soluzione

Tratta tutte le risposte email come messaggi di testo SMS, utilizzando un determinato numero di lettere per risposta. Poiché è troppo difficile contare le lettere, contiamo invece le frasi.

five.sentenc.es è una politica personale secondo cui tutte le risposte alle email, indipendentemente dal destinatario o dall'oggetto, saranno composte da un massimo di cinque frasi. È così semplice.

Aggiungi il link alla tua firma e-mail, annulli la risposta di cinque frasi e fai sapere al destinatario che stai cercando il suo tempo. (Per i più audaci, Davidson ha impostato domini con ancora meno frasi, fino a two.sentence.es.)

Va ​​tutto bene, ovviamente, ma come puoi assicurarti di dire quello che devi dire se ti limiti a cinque frasi? (O anche se prendi l'impegno meno radicale di scrivere un'email il più breve possibile?) Non vuoi tralasciare nulla, giusto?

Sfortunatamente, la concisione non viene realmente insegnata o, ad essere onesti, valutata a sufficienza. Il grande romanzo è visto come più significativo del romanzo magro, la busta grassa più importante di quella sottile, il saggio di 10 pagine come più degno di nota rispetto al saggio di 5 pagine. Gli insegnanti in realtà incoraggiano la prolissità, dando agli studenti istruzioni per scrivere documenti lunghi "almeno" 500 parole o 6 pagine, invece di incoraggiare la lunghezza più breve possibile in cui puoi esprimere pienamente i tuoi pensieri.

Fortunatamente, il super imprenditore Guy Kawasaki ha offerto una buona guida all'email di cinque frasi (scorri verso il basso fino al punto 9). Dice,

Che UR giovane o vecchio, il punto è che la lunghezza ottimale di un messaggio di posta elettronica è di cinque frasi. Tutto quello che dovresti fare è spiegare chi sei, cosa vuoi, perché dovresti ottenerlo e quando ne hai bisogno.

(Non chiedetemi a che scopo il linguaggio IM apparentemente fuori luogo serve lì, limitiamoci a calcolare fino a 5 sequenze di tasti salvate.)

Se prendiamo a cuore il consiglio di Kawasaki, una buona bozza per un'email di cinque frasi potrebbe assomigliare a questo:

  1. Chi sei? Questo potrebbe essere ignorato se hai già una relazione con il destinatario; altrimenti, nel minor spazio possibile, spiega i fatti rilevanti su di te.
  2. Cosa vuoi? Spiega perché stai scrivendo l'email, cosa ti aspetti che il destinatario faccia al riguardo e qualsiasi informazione pertinente di cui ha bisogno per rispondere con l'azione appropriata.
  3. Perché dovresti averlo? O, più precisamente, perché dovrebbero preoccuparsi? Spiega perché la tua richiesta è importante e, se pertinente, quali sono i vantaggi per loro.
  4. Quando hai bisogno che agiscano? Le richieste aperte ottengono risposte aperte, ovvero ricevono una risposta ogni volta che il destinatario si avvicina. Sii il più specifico possibile, in modo che il destinatario a) abbia un senso di urgenza, b) pensi che la sua risposta sia importante per te ec) si senta ispirato ad agire.

Quindi, ad esempio, inviare un'email a un professore per chiedere un'estensione di un saggio (che deve essere lungo almeno 10 pagine ...) potrebbe essere simile a questo:

Sono uno studente della tua lezione di antropologia del giovedì pomeriggio e ho qualche difficoltà a trovare abbastanza riferimenti per la mia tesina. Potresti concedermi una settimana in più per completare l'incarico? Mi rendo conto che questo potrebbe influire sul mio voto, ma voglio davvero darti la carta migliore che posso, non solo 10 pagine di riempimento per compensare le informazioni mancanti. Per favore, contattami entro domani mattina così posso pianificare il mio programma di scrittura.

Oppure un'email a un collega che richiede i dati necessari per completare un rapporto potrebbe essere simile a questo:

Sto lavorando al rapporto per la nostra proposta ad Acme, Inc. e ho davvero bisogno dei dati dell'analisi di marketing che hai eseguito. Potresti portarmeli entro la fine della giornata, così posso concludere? Come sapete, questo rapporto è fondamentale se vogliamo concludere l'accordo di co-branding con Acme!