Pensa di meno e ottieni di più utilizzando il modello "Getting Things Done"

Chief of Product Management presso Lifehack Leggi il profilo completo

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Cercare di essere produttivo mentre ti preoccupi di altre cose che richiedono la tua attenzione può essere stressante. Anche se non puoi essere in due posti contemporaneamente e stai facendo il meglio che puoi, la paura di non fare tutto può comunque essere opprimente.

Ogni volta che la tua attenzione si sposta dal tuo compito attuale a uno che senti la pressione di completare, ti interrompi. Le interruzioni costano ai lavoratori 3-5 ore di produttività ogni giorno. [1]

Perdi il contatto con l'attività corrente preoccupandoti di ciò che devi completare in seguito

Immagina di essere nel bel mezzo di un compito e di pensare a te stesso: "Devo completare quel progetto questo pomeriggio". In quel momento, hai perso il contatto con il presente e ora la tua attenzione è concentrata su quella cosa che devi fare in seguito.

Temendo il fallimento e volendo soddisfare tutte le aspettative, questo pomeriggio ripercorri tutto ciò che devi fare per portare a termine il progetto. Ad un certo punto, ti ricordi che devi finire il compito davanti a te, ma ormai hai perso il conto di quello che stavi facendo in primo luogo. Devi rimettere a fuoco te stesso, il che è estremamente dispendioso in termini di tempo e stancante.

Se ti preoccupi sempre delle cose che non stai facendo e delle cose che dovresti fare più tardi nel corso della giornata, la tua produttività può essere un pedaggio. Finché il tuo cervello insegue tutte le attività della tua lista di cose da fare come se fossero tutte ugualmente importanti, non sarai mai in grado di concentrarti su ciò che hai di fronte.

Cercare di tenere tutto nella tua testa in una volta richiede l'energia mentale di cui hai bisogno per fare del tuo meglio.

Hai bisogno di un approccio pratico per gestire la tua giornata

Nel 2001, David Allen ha scritto Getting Things Done, un framework di produttività che aiuta le persone a concentrarsi sul proprio lavoro. Se aderisci a Getting Things Done, passerai meno tempo a pensare a ciò che devi fare e sarai in grado di chiarire e organizzare i tuoi compiti.

Se tutto sembra importante nella tua mente, allora niente ottiene l'attenzione che merita. Il metodo di Allen ti aiuta a stabilire le priorità e a trovare l'equilibrio nella tua giornata lavorativa in modo da poter prestare la dovuta attenzione agli impegni attuali e futuri.

Questo metodo funziona perché richiede di mettere da parte tutto ciò che non deve essere affrontato immediatamente. Puoi mettere fuori dalla tua testa tutto ciò che non è necessario fare ora invece di interromperti con elementi che non hanno priorità alta.

In che modo il sistema ti rende più facile mantenere la concentrazione

Fare le cose non ti dice cosa dovresti pensare sia importante. Invece, ti insegna come identificare le cose più importanti nella tua lista di cose da fare, e poi organizzarle e dare loro la priorità.

Cattura tutto

Se ti ripeti costantemente: "Ho bisogno di ricordarmi di fare x", potresti non avere un buon sistema per catturare le cose che devono essere fatte. Quando disponi di un buon sistema di acquisizione, ti sentirai meno stressato perché non avrai piccoli compiti in lizza per la tua attenzione.

Allen afferma che l'acquisizione implica il capire se un elemento è utilizzabile o meno. In caso contrario, potrebbe non valere la pena pensarci affatto, o potrebbe essere qualcosa da delegare o salvare per riferimento futuro. Se puoi svolgere l'attività, puoi completarla immediatamente, delegarla a qualcun altro o rimandarla per un altro momento.

Suddividi il tuo progetto in elementi utilizzabili

Quando i tuoi obiettivi sono troppo ampi, possono farti sentire sopraffatto. Suddividere le cose in elementi utilizzabili e definire come apparirà l'azione ti dà un senso di controllo e ti offre una visione chiara del risultato.

Allen consiglia che se un'attività può essere svolta in due minuti o meno, fallo subito in modo da non intasare il tuo spazio mentale. Se il compito richiederà più tempo, pensa se sei il più qualificato per svolgere il lavoro. In caso contrario, puoi delegare questo lavoro e rimuoverlo dalla tua scrivania. Per i lavori che dovresti svolgere da solo, dovrai definire quando puoi completare il lavoro.

Organizza e dai la priorità al tuo lavoro

Dopo aver determinato quali progetti richiedono la tua attenzione, puoi dare loro la priorità in modo che abbiano un posto designato sul tuo calendario. Allen classifica gli elementi su cui è possibile eseguire azioni come quelli sensibili alla data o all'ora e quelli che devono essere completati il ​​prima possibile.

Assegnando la priorità e stabilendo un programma per il completamento di queste attività, saprai sempre dove spendere le tue energie.

Imposta date di scadenza concrete

Le scadenze sono grandi motivatori. Se il tuo progetto non ne ha uno, assegna scadenze di riferimento e una data di scadenza finale. Scrivili sul tuo calendario in modo che ti venga ricordato a intervalli regolari le cose che devi fare, ma non devi richiamare queste attività da solo nel mezzo di quello su cui stai lavorando.

4 vantaggi dell'adozione del metodo Getting Things Done

1. Perché nessuno può MAI multi-task. Concentrarti esclusivamente su una singola attività ti rende più efficiente e contribuisci con il massimo valore

Concentrandoti solo sull'attività da svolgere, puoi essere più produttivo. La ricerca ha dimostrato che gli esseri umani non sono buoni multi-taskers. [2] Passare da un'attività all'altra ti lascia aperto a commettere errori. Impegnandoti a fare una cosa alla volta, completi l'attività otto volte più velocemente rispetto a quando provi a fare due cose contemporaneamente.

2. Diventerai la persona più promettente MAI perché d'ora in poi non perderai nessuna scadenza

Quando definisci gli elementi di azione e pianifichi quando li farai, non devi sprecare energie nel panico per sapere se finirai o meno il tuo lavoro. Se hai impostato promemoria e passaggi più piccoli utilizzabili, il progetto dovrebbe essere realizzato in tempo con il minimo sforzo.