Produttività resa semplice: selezionare cosa fare dopo con GTD

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Nell'episodio precedente della serie Produttività resa semplice (utilizzo di GTD per migliorare la produttività) stavamo parlando di dove iniziare con GTD: l'esercizio di discarica del cervello. Oggi è il momento di prendere il tuo enorme elenco di cose e creare un piano attuabile che semplifichi la selezione delle azioni successive.

Se non utilizzi alcuna metodologia nel tuo lavoro, selezionare la tua attività successiva può essere difficile. Ci sono così tante cose da fare, eppure così poco tempo. Puoi provare a svolgere prima i compiti più importanti, ma come decidi cosa è veramente importante e cosa solo sembra essere? Inoltre, qualcosa è davvero importante o semplicemente urgente?

Risolvere sfide come questa è dove GTD brilla davvero. Puoi utilizzare la metodologia per prendere la tua lista di discarica del cervello e dividerla in sezioni utilizzabili, nel modo meno confuso possibile.

Suddivisione della lista in progetti

Il tuo elenco di discariche cerebrali non è qualcosa con cui puoi lavorare in modo efficace. Se vuoi essere produttivo, hai bisogno di qualcosa di più piccolo e più maneggevole.

Il primo passo verso la creazione di una cosa del genere è trasformare il tuo elenco di attività in un elenco di progetti. Ora come si fa?

Prendi la tua lista e raccogli tutte le attività simili. Con simile, intendo le attività che riguardano essenzialmente la stessa area.

Diciamo solo che sei un designer freelance e un blogger, solo ad esempio. Nel tuo elenco principale potrebbero esserci attività come: migliorare il menu per il client X, progettare pulsanti personalizzati per il client X, eseguire alcuni ritocchi finali sul sito Y del cliente, scrivere un nuovo post per il mio blog, aggiornare WordPress.

Puoi svolgere tali attività e dividerle in gruppi di: attività X client, attività Y client, attività del mio blog: questi sono i tuoi progetti.

Sto utilizzando un esempio specifico perché è il modo più semplice per spiegare la maggior parte delle cose, ma il concetto può essere facilmente applicato a qualsiasi altra area e diverso tipo di attività. La regola principale per riconoscere un progetto è trovare almeno due attività strettamente correlate tra loro.

Questo è il primo approccio: prendere i compiti e riunirli in progetti. C'è anche il secondo approccio: scegliere attività complesse e creare progetti attorno ad esse. Per complesso, intendo tutto ciò che richiede l'esecuzione di più di un'azione per completarli.

Ecco un altro esempio. È probabile che nel tuo elenco compaia qualcosa come "far riparare l'auto". Sembra un'attività singola, ma non lo è. Per ottenere questo risultato, devi occuparti di una serie di attività. In questo caso: scegli un meccanico, chiamalo e fissa un appuntamento, porta la tua auto dal meccanico, ritira l'auto. Alla fine, un compito apparentemente semplice di riparare l'auto si è trasformato in un progetto. E va bene.

Alla fine, ciò che vuoi ottenere è un numero di progetti, in cui ogni progetto consiste di almeno due attività. Da qui puoi procedere al passaggio successivo.

Elenco attività successive

Qui è dove trascorri la maggior parte del tuo tempo quando lavori con GTD.

Per ora, hai il tuo elenco di progetti, ma non sai ancora cosa farne. Inizia selezionando UNA sola attività da ogni progetto, quindi inserendola in un elenco separato.

Questa attività dovrebbe essere la prossima cosa ragionevole che puoi fare per avviare un determinato progetto. Ogni progetto ha un compito del genere, quindi selezionarlo non dovrebbe essere un problema.

Per il nostro esempio di riparazione di automobili, il prossimo compito sarebbe scegliere un meccanico.

Tuttavia, non provare a selezionarne più di uno. So che per alcuni progetti potrebbe sembrare che sia necessario svolgere più attività contemporaneamente, ma non è vero. Anche quando hai due attività che pensi di dover svolgere contemporaneamente, inizierai comunque con una e poi farai l'altra. Non è possibile eseguire un'attività con la mano sinistra e l'altra con la mano destra. Attenersi a un'unica attività successiva per ogni progetto.

L'elenco che stai creando in questo momento (uno contenente solo una singola attività per ogni progetto) è chiamato elenco delle attività successive. Il nome lo spiega abbastanza bene. È l'elenco che contiene tutte le attività di cui devi occuparti in seguito; niente di più.

Selezione delle cose da fare dall'elenco delle attività successive

L'elenco stesso è ancora un insieme di molte attività diverse, quindi devi trovare un modo per decidere quale dovresti effettivamente fare per prima.

Ci sono quattro fattori principali che possono aiutarti a decidere cosa fare quando guardi il tuo prossimo elenco di attività.

1. Il tuo contesto.

Sembra strano, ma ciò che in realtà significa è l'ambiente in cui ti trovi attualmente. Alcuni possibili contesti potrebbero essere: in ufficio, a casa, al telefono, in un centro commerciale e così via.

È ovvio che alcune attività possono essere svolte solo quando ti trovi nel contesto giusto. Se hai un lavoro in ufficio, non puoi svolgere attività lavorative se non sei in ufficio, quindi non ingombrare nemmeno la tua mente con loro quando sei a casa.

Questo principio di contesto è abbastanza ovvio, ma è comunque bene tenerlo presente per essere in grado di liberarci di un pensiero improduttivo che a volte ci coglie di sorpresa.

2. Tempo disponibile.

Attività diverse richiedono quantità di tempo diverse. Se hai solo 30 minuti da risparmiare, non ha senso iniziare a lavorare sulla nuova strategia di marketing per la tua azienda ...

Quando selezioni un'attività, cerca sempre di prevedere quanto tempo può richiedere e confrontalo con il tempo effettivamente disponibile.

3. Energia disponibile.

Forse semplicemente non hai voglia di fare un lavoro creativo ... Forse un semplice lavoro fisico sarebbe più appropriato in questo momento ... come lavare la macchina o qualcosa del genere.

Va ​​bene, non devi essere al 100% della tua forza mentale 24 ore su 24. A volte è bene utilizzare quegli altri momenti per fare altro lavoro.