Cos'è la regola 80 20 (e come usarla per aumentare la produttività)

Dedicato ad aiutare le persone a raggiungere il loro massimo potenziale attraverso una migliore gestione del tempo e produttività. Leggi il profilo completo

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La regola 80 20 o principio di Pareto, dal nome dell'economista italiano del diciannovesimo secolo Vilfredo Pareto, che scoprì che circa l'80% della terra italiana nel 1896 era di proprietà del 20% della popolazione, è diventata un assioma comune negli affari e la vita.

Il principio è stato evidenziato nel 1992 da un rapporto del Programma di sviluppo delle Nazioni Unite che mostrava che circa l'80% della ricchezza mondiale era nelle mani del 20% della popolazione. [1] Le aziende hanno riferito che l'80% delle loro vendite proviene dal 20% dei loro clienti e, Microsoft ha scoperto che se risolvono il 20% superiore, la maggior parte dei bug segnalati elimina l'80% dei problemi nel loro software.

Sembra che il principio di Pareto sia tutto intorno a noi.

Quando si tratta della nostra produttività, il principio può essere applicato in quanto l'80% dei nostri risultati proviene dal 20% dei nostri sforzi. Il trucco sta nello scoprire cos'è quel 20% in modo da poter applicare il nostro massimo impegno a quel 20% ed eliminare la maggior parte dell'80% che non produce i risultati desiderati.

Allora come lo facciamo?

Sii assolutamente chiaro su ciò che vuoi ottenere

Il modo più semplice ed efficace per farlo è essere assolutamente chiari su ciò che stai cercando di ottenere.

Qual è il risultato che desideri ottenere? La maggior parte delle persone non ha chiarezza su ciò che vuole ottenere, quindi viene risucchiata a lavorare su cose che non forniranno un grande contributo all'obiettivo generale.

Ad esempio, se hai un progetto per cambiare casa, passare una quantità eccessiva di tempo a discutere del colore che vuoi avere alle pareti, di quali mobili vorresti e quali piante avrai in giardino non ti commuoverà molto lontano verso il trasloco.

Invece, decidere quante stanze e in quale posizione vorresti che fosse la casa ti darebbe dati molto più importanti su cui poter andare da un agente immobiliare. Troverai la casa giusta molto più rapidamente che discutendo di colori, mobili e oggetti nel tuo giardino.

Prima di iniziare qualsiasi progetto, fai un elenco di tutte le attività coinvolte per portare a termine il progetto e poi contrassegna o evidenzia le attività che ti daranno il maggior contributo al completamento del progetto. Quelle attività saranno il 20% delle attività che ti porteranno all'80% del percorso verso il completamento del progetto. Concentrati su quelli.

Quali sono i tuoi maggiori e minori?

Jim Rohn ha coniato questa domanda e significa essenzialmente che ci sono parti del lavoro che svolgi ogni giorno che hanno un contributo diretto all'obiettivo generale che stai cercando di raggiungere. [2] Altre parti del tuo lavoro non contribuiscono direttamente a tale obiettivo, ma potrebbero essere descritte come compiti di pulizia. Il trucco sta nel sapere cosa sono.

Brian Tracy ne parla spesso con il processo di vendita. [3] Il momento più importante è quando sei di fronte al cliente a parlare con lui. Poco tempo è viaggiare dal cliente o essere in riunione con il tuo responsabile delle vendite in ufficio. Ovviamente, viaggiare per vedere il tuo cliente o incontrare il tuo responsabile delle vendite è importante, ma non contribuiscono direttamente alla tua performance di vendita, quindi sarebbe classificato come tempo minore.

Quando lavoravo alle vendite molti anni fa, ho imparato che, sebbene tu possa essere popolare tra il tuo team di amministrazione delle vendite, se scrivi meticolosamente i tuoi rapporti sulle vendite ogni giorno, così facendo non migliora le prestazioni di vendita. Ho notato che i migliori venditori nella nostra azienda erano quelli che avevano una pessima reputazione amministrativa e non erano le persone più popolari in ufficio. Il fatto è che erano i migliori venditori perché capivano che essere di fronte al cliente portava a vendite più elevate che alla fine portavano a salari più alti.

Dai un'occhiata al tuo calendario della scorsa settimana e identifica quali attività hai svolto che hanno avuto il maggiore impatto positivo sui tuoi obiettivi. Quindi, pianifica di fare di più di quelle la prossima settimana in modo da lavorare sul 20% delle attività che sai richiederà per raggiungere l'80% dei risultati che desideri.

Smetti di pensare, inizia a fare

Mi imbatto in questo con molti dei miei clienti quando li istruisco nello sviluppo delle loro attività. Troppo tempo è dedicato alla pianificazione e al pensiero.

Ora, la pianificazione e lo sviluppo di idee hanno il loro posto quando crei la tua attività, ma c'è una linea. Se dedichi l'80% del tuo tempo a pensare e pianificare, la tua attività non verrà avviata.

Fai un semplice esempio. Quando ho aperto il mio canale YouTube poco più di tre anni fa, ho trascorso una settimana a pianificare il tipo di video che avrei prodotto e poi ho iniziato a registrare. Il mio primo video è stato terribile, ma il processo di pubblicazione dei video settimana dopo settimana mi ha portato ad apprendere metodi migliori per produrre video che hanno alimentato la crescita del mio canale.

Vedo troppe persone che pianificano e pensano a ciò che vogliono fare e non producono il contenuto. Se trascorri l'80% del tuo tempo a produrre contenuti e il 20% del tuo tempo a pianificare i tuoi contenuti, indipendentemente dal mezzo per cui stai producendo, vedrai risultati positivi. Se giri questo rapporto, non vedrai molto in termini di risultati.

Fermati un attimo adesso e chiediti:

"Cosa potrei fare oggi per ottenere l'80% dei risultati che più desidero?"

Usa il tuo calendario per rivedere come hai trascorso il tuo tempo

Il tuo calendario è il tuo strumento di analisi più potente quando si tratta di vedere come trascorri il tuo tempo ogni settimana. Se vedi che trascorri molto del tuo tempo quotidiano in riunioni e hai a che fare con i problemi dei colleghi, scoprirai di non essere concentrato sul 20% in cui si trovano i risultati reali.

Se ti sei preso il tempo per scrivere le attività che ti danno l'80% dei risultati, rivedi il tuo calendario alla fine della settimana per vedere dove stai trascorrendo il tuo tempo, sarai in grado di apportare modifiche; quindi sei più concentrato sulle attività che ti danno i maggiori risultati positivi. Trova ogni giorno del tempo per svolgere queste attività.