Quando è importante la gestione del tempo?

John Hall è il co-fondatore e presidente di Calendar, un'app leader per la pianificazione e la produttività che cambierà il modo in cui gestiamo e investiamo il nostro tempo. Leggi il profilo completo

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In ogni parte della vita, la gestione del tempo è un'abilità preziosa, ma è molto più importante in alcune situazioni rispetto ad altre.

Anche quando ti rilassi con un libro, non puoi dimenticarti completamente dell'orologio. Ad un certo punto quel pomeriggio, dovrai iniziare la cena. Se vuoi superare un certo numero di capitoli prima di allora, devi pensare alla quantità di tempo che puoi permetterti di dedicare a ciascuno di essi.

Non è la fine del mondo se lotti con la gestione del tempo durante la lettura. Tuttavia, una volta capito perché la gestione del tempo è importante, inizierai a individuare le situazioni in cui è fondamentale farlo bene.

Sommario

  1. Perché la gestione del tempo è importante?
  2. Quali sono le conseguenze di una cattiva gestione del tempo?
  3. Quando la gestione del tempo è più importante
  4. Altri suggerimenti sul tempo di elaborazione

Perché la gestione del tempo è importante?

, ma è difficile esercitarsi bene. Gli psicologi lo definiscono [1] come "la capacità di pianificare e controllare come [uno] trascorre le ore in un giorno per raggiungere efficacemente i propri obiettivi".

Le persone che gestiscono bene il proprio tempo sono pianificatori. Guardano i loro obiettivi e decidono quanto tempo dedicare a ciascuno in una determinata ora, giorno, settimana o mese.

Potrebbe sembrare facile, ma troppo spesso la vita si mette di mezzo. Un cliente chiama mentre sei nel bel mezzo di un lavoro profondo. Nel bel mezzo della tua ora di lettura, tuo figlio o tua figlia versa il cibo sul pavimento. Nonostante tu abbia riservato del tempo per qualcos'altro, ti alzi e affronti la distrazione.

Nella maggior parte dei contesti, non farà molto male prendere una deviazione dall'attività in questione. Tuttavia, se lo fai nelle circostanze sbagliate, potresti pentirtene.

Quali sono le conseguenze di una cattiva gestione del tempo?

Una cattiva gestione del tempo può tornare a morderti. Se non riesci a capire come trascorri il tuo tempo, potresti avere difficoltà con:

Ritardo

Un segno che non sei bravo nella gestione del tempo è che arrivi sempre in ritardo agli appuntamenti. Se sei in ritardo a un appuntamento, è probabile che dovrai posticipare anche quelli successivi di qualche minuto.

Essere costantemente in ritardo ha tutti i tipi di effetti collaterali. Può ostacolare la tua capacità di lavorare in una squadra, farti portare a termine il tuo lavoro e infastidire gli altri che si affidano a te.

Scarso rendimento al lavoro oa scuola

Quando non pianifichi bene il tuo tempo, i tuoi problemi di gestione del tempo potrebbero manifestarsi come scarso rendimento al lavoro oa scuola.

Se trascorri troppo tempo a scrivere l'email perfetta, potresti non avere tempo per affrontare l'analisi del budget che il tuo capo ti ha chiesto di fare. Se non riesci a staccarti dalla televisione per studiare per un test, probabilmente non andrai molto bene nell'esame stesso.

Procrastinazione

I procrastinatori, come gli studenti che non riescono a studiare da soli, sanno dove dovrebbero trascorrere il loro tempo. La radice dei loro problemi di gestione del tempo è semplicemente che non seguono i loro piani.

In un certo senso, procrastinare è peggio che non pianificare affatto il tuo tempo. I procrastinatori prendono impegni che lottano per onorare. Quando ciò accade ripetutamente, le relazioni del procrastinatore tendono a risentirne.

Se vuoi conoscere i tipi di procrastinazione e come risolverli, questo articolo può aiutarti: Tipi di procrastinazione (e come correggere la procrastinazione e iniziare a farlo)

Relazioni danneggiate

Il tuo capo potrebbe arrabbiarsi se fai fatica a consegnare i progetti in tempo, ma gli effetti di una cattiva gestione del tempo sulle tue relazioni sono più profondi di questo.

Le persone vogliono sapere che possono contare su di te per fare quello che dici di fare, quando dici che lo farai. Se non è così, i membri della famiglia potrebbero esitare a chiederti aiuto e gli amici potrebbero pensarci due volte prima di invitarti.

Quando la gestione del tempo è più importante

Potresti non affrontare queste conseguenze se gestisci male il tempo di lettura, ma lo farai se lasci che una cattiva gestione del tempo si diffonda in altre aree della tua vita. A casa e al lavoro, ci sono alcune situazioni in cui la gestione del tempo è fondamentale:

Quando gli altri contano su di te

La gestione del tempo è qualcosa che dovresti desiderare per te stesso. Gestire bene il tuo tempo può renderti più produttivo e mantenere bassi i livelli di stress. Detto questo, è particolarmente importante quando fai parte di una squadra.

Supponi di essere un rappresentante dello sviluppo delle vendite. Il tuo compito è promuovere le vendite attraverso la pipeline di vendita, consentendo ai venditori senior del tuo team di concentrarsi sulla conclusione delle trattative.

Se dedichi troppo tempo a determinati lead, potresti avere un tasso di chiusura elevato ma un volume basso. Se presti poca attenzione a molti lead, il tuo volume potrebbe aumentare, ma i lead che trasmetti probabilmente non si chiuderanno. Una buona gestione del tempo significa dedicare la giusta quantità di tempo a ciascun lead nella tua lista.

Anche quando non sei al lavoro, devi comunque lavorare in team. Se stai preparando un pasto con la tua famiglia, potresti buttare via l'intero orario se le verdure che hai accettato di tagliare non sono pronte per essere cucinate insieme all'arrosto.

Alla fine, presentarsi per gli altri crea connessioni personali.

Quando la tua pianificazione è piena

Il motivo per cui la gestione del tempo è importante durante i crunch è ovvio: quando sei impegnato, farai fatica a portare a termine tutto se non gestisci il tuo tempo in modo efficace.

Le persone che gestiscono bene il loro tempo sanno esattamente quanto possono fare in un dato periodo di tempo. Usano sia la struttura che la tecnica per realizzare il più possibile.

Strutturalmente parlando, fanno cose come prenotare appuntamenti uno dopo l'altro. Si ritagliano del tempo nel loro calendario per un lavoro profondo. Se si verifica un'interruzione, la ignorano o spiegano gentilmente quando saranno in grado di affrontarla.

Quali tecniche di gestione del tempo puoi utilizzare per sfruttare al massimo il tuo tempo? Consigliamo la Tecnica del Pomodoro. Prende il nome dal timer utilizzato dall'inventore del sistema, i pomodorini sono cicli di riposo e lavoro. Un pomodoro potrebbe consistere in uno sprint di 30 minuti seguito da un riposo di 10 minuti, ripetuto finché la persona non è pronta per un riposo più lungo.

Anche altre tecniche, come il blocco del tempo [2], sono efficaci. Il blocco del tempo implica la segmentazione della propria pianificazione in blocchi di 15 minuti e l'assegnazione di qualcosa di specifico a ciascuno di essi. Ogni minuto della giornata viene preso in considerazione, quindi non c'è dubbio su quale attività dovrebbe lavorare il blocco del tempo.

Quando impari qualcosa di nuovo

Imparare cose nuove richiede tempo, quindi richiede una gestione del tempo. Se vuoi padroneggiare una lingua straniera, ad esempio, avrai bisogno di un piano a lungo termine. Gli esperti di apprendimento delle lingue suggeriscono che ci vogliono fino a 44 settimane [3] di pratica solo per raggiungere una competenza intermedia.

Poche, se non nessuna, abilità preziose possono essere apprese in un giorno. Svilupparli significa dedicare una piccola quantità di tempo ogni giorno alla pratica, rendendosi conto che il frutto del tuo lavoro non sarà maturo per mesi nel futuro.

La soluzione è impostare i traguardi. Potresti pensare, ad esempio, di sapere come coniugare i verbi al presente dopo la prima settimana. Ma potrebbe non essere fino alla quarta settimana in cui impari le coniugazioni past-perfect.

Per rimanere in pista, concediti piccoli premi. Se stai imparando lo spagnolo, potresti andare in un ristorante messicano una volta che hai imparato le parole comuni associate a cucinare e mangiare. Una volta che hai imparato il passato, il presente e il futuro, potresti premiarti con un viaggio in Spagna.

Quando sei stressato

Lo stress ha un modo per far sembrare i problemi più grandi di quanto non siano in realtà. Se sei stressato per un'attività, prendi sul serio la gestione del tempo. Il modo migliore per calmarti è mettere insieme un piano.

Di 'che sei preoccupato per il successo della prima conversazione con un nuovo cliente. Sai che la preparazione è essenziale per un'esperienza positiva del cliente.

Cosa significa in termini di gestione del tempo? Vai avanti e blocca il tempo per cercare l'account. Pianifica una riunione per parlare con il venditore dell'account. Concediti una mezz'ora o più per delineare una strategia.

Lo psicologo del lavoro Cary Cooper suggerisce [4] lo stress spesso deriva da situazioni che non puoi controllare. Prima di arrivare a quel punto, sii proattivo. Pensa a come la gestione del tempo può aiutarti a evitare un risultato negativo e modifica il tuo programma per aiutarti ad arrivarci.

Quando le possibilità di fallimento sono alte

Se ti sei mai trovato in una situazione in cui rischi di fallire, potresti aver sentito la massima: "Fai del tuo meglio e dimentica il resto".

Fare del tuo meglio è davvero un eufemismo per una gestione efficace del tempo. Se crei un piano d'azione e ti attieni saldamente, puoi dimenticare il resto. Succede un fallimento e alcune cose sono semplicemente fuori dal tuo controllo.