Come riesco a portare a termine le cose solo con la metà del tempo che serve agli altri

Vikas è il co-fondatore di Infobrandz, un'agenzia di progettazione di infografiche che offre soluzioni di contenuti visivi creativi ad aziende di medie e grandi dimensioni. Leggi il profilo completo

  • Condividi
  • Blocca
  • Tweet
  • Condividi
  • Email

Professionisti e imprenditori oggi conducono una vita estremamente impegnata. Nonostante l'abbondanza di gadget, strumenti e altre tecnologie che possono migliorare la produttività, le persone oggi lavorano più ore [1] che mai, con conseguente stress eccessivo e prestazioni ridotte nel tempo.

Che tu stia lavorando per un cliente o portando avanti i tuoi progetti, devi essere più intelligente nel modo in cui gestisci le attività per prosperare in questo mondo competitivo. Per questo, è necessario adottare strategie che possano aiutarti a rimanere produttivo [2] ed essere efficiente con le risorse disponibili. Soprattutto, ricorda sempre che la tua mente è la tua arma migliore, quindi tienila raccolta, concentrata e organizzata.

Che cos'è l'analisi del percorso critico e come può mantenerti acuto e concentrato

In poche parole, Critical Path Analysis (CPA) è una tecnica che può aiutarti a garantire il completamento tempestivo di compiti importanti. In questo processo, un grande obiettivo viene suddiviso in una serie di obiettivi più piccoli. Successivamente, è necessario determinare il tempo necessario per portare a termine ciascuna attività e la relazione tra di esse.

Nel metodo molto più semplice di utilizzare un diagramma di rete, hai bisogno in particolare della prima ora di inizio, dell'ultima ora di fine e della sequenza appropriata in cui devono essere eseguite le attività.

Raccogliendo queste informazioni, il CPA ti consente di calcolare la quantità massima di tempo necessaria per completare l'intero progetto. Questo, insieme a tutte le attività richieste per raggiungere l'obiettivo generale, costituisce quello che è noto come il percorso critico. Nel caso in cui sia disponibile un piano più breve, ti consentirà anche di identificare le attività che possono essere ritardate o "rallentate" pur rimanendo nei tempi previsti.

Come trarre vantaggio dall'utilizzo del CPA per affrontare le complesse attività quotidiane

I project manager utilizzano sempre il CPA durante la gestione e il monitoraggio di attività complesse, ma può anche essere applicato da chiunque in quasi tutti i campi. Tutto quello che devi fare è capire il suo modello, sapere come funziona e imparare come mappare il tuo diagramma CPA. In tal modo, puoi usufruire dei seguenti vantaggi:

• In qualità di product manager o leader, l'utilizzo del CPA ti consente di rimanere concentrato nel corso di un progetto. Ti aiuta a essere consapevole di ciò che tutti devono fare per rimanere sulla strada giusta.

• Con il giusto approccio, il CPA è uno strumento efficace per la gestione dei rischi e dei costi [3].

• La tempistica determinata tramite CPA può essere la base del futuro processo decisionale.

• Il CPA ti aiuta a individuare le opportunità per rendere le attività più brevi pur ottenendo gli stessi risultati finali. È possibile apportare modifiche aumentando il budget, costruendo un team più grande o implementando l'automazione [4] e altre strategie per risparmiare tempo.

• Identificazione del lavoro che può essere svolto contemporaneamente per eliminare i ritardi nel percorso critico.

• Un diagramma CPA completamente tracciato ti offrirà una visione completa a volo d'uccello di un progetto sofisticato.

Anche se il CPA è uno strumento potente, dovresti esserne consapevole

Sebbene il CPA possa essere estremamente vantaggioso per qualsiasi attività, non è privo di alcuni difetti:

• Tracciare progetti senza dati sufficienti ti costringerà a dipendere da supposizioni.

• I progetti su larga scala richiedono di esaminare molte dipendenze, percorsi e attività, rendendo il CPA un processo che richiede tempo.

• Anche con CPA, devi essere flessibile e sviluppare piani di emergenza.

Istruzioni dettagliate per applicare l'analisi del percorso critico

Di seguito sono riportati i passaggi importanti per sfruttare il CPA nel tuo prossimo grande progetto:

1. Enumerazione delle attività critiche

Prima di tutto, devi identificare tutte le cose che devi fare per raggiungere il tuo obiettivo. Ad esempio, se prevedi di avviare un nuovo negozio online, di seguito sono riportati alcuni degli obiettivi che potresti dover raggiungere:

A. Scegli e cerca una nicchia - 1 giorno

B. Fai una ricerca per parole chiave - 2 giorni

C. Condurre sondaggi per la ricerca del prodotto - 10 giorni

D. Condurre una ricerca sui prodotti online - 3 giorni

E. Crea il sito (installa WordPress, configura la sicurezza web, ecc.) - 4 giorni

F. Crea contenuto - 10 giorni

G. Sviluppa e ottimizza le pagine dei prodotti - 20 giorni

2. Determinazione delle dipendenze

Successivamente, è necessario mappare la sequenza di tutte le attività determinandone le dipendenze. Inizia con le attività che devono essere svolte prima di tutte le altre attività che portano al traguardo.

Ad esempio, devi prima fare A (scegliere una nicchia) prima di fare B, C o D. Devi anche fare E (creare il sito) prima di iniziare le attività F e G. Per ora, enumera le dipendenze richieste per ciascuna attività poiché sono necessarie per il passaggio successivo.

3. Creazione di un diagramma CPA

Le convenzioni nella creazione di un diagramma CPA richiedono tre componenti: un nodo, attività e durate.

Un nodo è solitamente rappresentato da un cerchio. Include la prima ora di inizio (EST), l'ultima ora di fine (LFT) e un numero di attività:

In una rete CPA, le attività sono indicate da frecce che collegano i nodi per determinare la dipendenza. Tieni presente che le frecce, non i nodi, rappresentano le attività che hai identificato in precedenza. Non confondere il numero dell'attività con il compito specifico.

Ecco un'illustrazione per aiutarti a capire questo:

Osservando l'esempio sopra, l'attività A (scegliere una nicchia) si trova tra i nodi 1 e 2, mentre l'attività B si trova tra i nodi 2 e 3. Per dare un senso alla sequenza, indicare la descrizione dell'attività sotto il freccia.

Infine, la durata può essere inclusa sul lato opposto della descrizione dell'attività. Le posizioni della descrizione e della durata possono essere scambiate liberamente.

4. Calcolo dell'EST

Per determinare l'EST, devi prima disporre le attività dall'inizio alla fine: