Una guida rapida all'email: non essere "quel ragazzo"

Art Carden è assistente professore di economia e commercio al Rhodes College di Memphis, nel Tennessee. Leggi il profilo completo

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Se stai leggendo questo articolo, è probabile che tu sia un lavoratore della conoscenza il cui tempo è molto prezioso e che richiede grandi blocchi di tempo ininterrotto per fare qualunque cosa per cui sei pagato. Non stai sfruttando i widget. Invece, stai cercando di scoprire la storia e il significato sociale dei widget in contesti culturali, o stai cercando di progettare una nuova macchina rivoluzionaria per produrre widget, o stai cercando modi per migliorare la catena di fornitura dei widget, o tu stai lavorando per un nuovo widget di beta-testing per start-up 2.0. Il tuo tempo è prezioso e le interruzioni possono essere estremamente costose. Non sorprende che l'email sia probabilmente la tua perdita di tempo quotidiana numero 1. Questo articolo avrà un approccio leggermente diverso. Invece di offrire suggerimenti su come gestire la posta in arrivo, ho intenzione di offrire alcuni suggerimenti per non essere "Quel ragazzo" che spreca costantemente il tempo di tutti gli altri con la posta elettronica.

L'email ha cambiato il modo in cui le persone comunicano. Ha reso molto, molto più facile inviare e ricevere informazioni importanti. Ha anche reso molto, molto più facile inviare e ricevere sciocchezze che fanno perdere tempo. La crudele ironia è che, poiché le informazioni importanti richiedono una riflessione molto più attenta, la percentuale di comunicazione sul posto di lavoro costituita da sciocchezze che fanno perdere tempo è probabilmente aumentata. La quantità di attenta riflessione richiesta per informazioni importanti e sciocchezze che fanno perdere tempo potrebbe rimanere invariata, ma poiché il costo di trasmissione è ora essenzialmente zero, il costo relativo delle sciocchezze che fanno perdere tempo è diminuito. Pertanto, le sciocchezze che fanno perdere tempo consumano una quota maggiore della comunicazione sul posto di lavoro (anzi, totale). Quindi ecco alcuni modi in cui puoi essere un agente del cambiamento.

Non inoltrare il messaggio.

Qualcuno ti ha appena inviato un'e-mail in cui suggerisce che Bill Gates sta andando in giro con le luci spente in modo da rintracciare le persone che gli lampeggiano, stordirle con "campioni di profumo", derubarle e donare il ricavato a un ente di beneficenza che aiuterà a trovare un'adolescente scomparsa da Filadelfia in modo che possa testimoniare davanti al Congresso per vedere che "In God We Trust" rimane sulla valuta statunitense perché in caso contrario, "Touched By an Angel" sarà bandito per sempre TV? Un paio di cose sono vere su questa email:

  1. Probabilmente è una bugia e questo può essere facilmente verificato su www.snopes.com.
  2. Anche se non lo è, probabilmente è al di fuori della capacità di chiunque a cui stai inviando l'inoltro di fare qualcosa. La rilevanza e l'importanza di un'e-mail è una funzione crescente del grado in cui contiene informazioni utilizzabili. È possibile che un giorno io possa svegliarmi in una vasca da bagno piena di ghiaccio con entrambi i reni rimossi se non prendo alcune misure precauzionali. Ciò è estremamente improbabile e il potenziale mittente di posta elettronica non deve confondere ciò che è possibile con ciò che è probabile. Solo perché potrebbe succedere qualcosa non significa che accadrà.

Non inviare richieste di massa alle liste di distribuzione in modo indiscriminato.

Sul serio. No. Gli elenchi di distribuzione interni sono stati creati per aiutare le persone a comunicare informazioni mission-critical a tutti gli utenti nell'elenco. Hai un amico che sta cercando un appartamento? Hai bisogno di trovare una casa per un gatto randagio? Usa Craigslist, non la lista di distribuzione [email protected] Questi messaggi trasmettono informazioni che alcune persone trovano utili ma che molte altre persone no.

Togliti dalle spalle l'email Monkey.

Questo è un consiglio standard per le persone che desiderano controllare il proprio flusso di informazioni. È anche un ottimo consiglio per le persone che vogliono controllare anche il loro output di informazioni. In particolare, è un ottimo modo per aumentare il rapporto segnale / rumore dell'output di informazioni. Rimanere costantemente coinvolti con la posta elettronica aumenta il numero di opportunità che hai per produrre comunicazioni confuse e rumorose, mentre essere giudiziosi sulla tua posta elettronica è un buon modo per impedire a te stesso di abusare della preziosa energia mentale di un amico o collega. La popolare metafora della "scimmia di posta elettronica" è appropriata per un altro motivo. Le scimmie sono famose per il lancio di materia fecale. La cortesia comune richiede di non lanciare una versione digitale della stessa cosa.

Anche stabilire le aspettative è importante. Mi sono imbattuto in un paio di snafus perché le persone si aspettano che io sia sempre connesso. È vero che questo ha creato qualche problema, ma è valsa la pena comunicare alle persone che non sono sempre e ovunque disponibile. Inoltre, per il potenziale emailer che perde tempo, è importante ricordare che quando sprechi il tempo di qualcun altro, lo inviti a sprecare il tuo. Se ricevi molte email stupide, ciò potrebbe essere in parte dovuto al fatto che le persone sanno che possono contattarti in qualsiasi momento e ottenere una risposta immediata.

Chiedi se la tua email è importante.

Stai chiedendo a qualcuno informazioni che potrebbero essere consultate facilmente? Anche se non lo è, sei sicuro che quello che chiedi sia il miglior uso del tempo del destinatario? Se stai chiedendo a un subordinato di preparare un brief su come si è comportato l'industria dei calzini l'anno scorso, sei chiaro in ciò che chiedi? Credono che il loro tempo non venga sprecato? Se la risposta a una di queste domande è "no", rileggi e ripensa all'email che stai per inviare.

Costruisci buone abitudini email iniziando in piccolo.

Produciamo tutti una grande quantità di "Comunicazione malata". È un sottoprodotto dell'era digitale. Quando hai qualche minuto libero, cerca nella cartella "Posta inviata" il numero di e-mail che hai inviato ieri. Almeno uno di questi probabilmente non era necessario, quindi probabilmente puoi salvare la tua azienda e te stesso tempo ed energia cercando di ridurre quel numero di uno. Durante la tua revisione settimanale (stai facendo una revisione settimanale, vero?), Prova a calcolare il numero di email che invii in un giorno medio e prova a ridurre quella media. La prossima settimana, prova a ridurre quella media di uno. Immagino che la maggior parte delle persone possa ridurre la propria uscita di posta elettronica del dieci percento circa e mantenere o addirittura aumentare la propria produttività, a parità di condizioni.